Segelregatta organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Segelregatta braucht deutlich mehr Vorbereitung als die Meldung von Booten und ein Startsignal. Du musst Hafen, Genehmigungen, Fahrwasser, Strecke und Sicherheitsabläufe frühzeitig festlegen. Parallel koordinierst du Crews, Jury, Streckenposten, Ersthelfer und die Ausgabe der Wettkampfunterlagen. Diese Checkliste führt dich von der Terminplanung bis zum Briefing und hilft dir, kritische Punkte wie Ersatzboot, Funkgeräte und Wetterbeobachtung nicht erst am Regattatag zu klären.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Wettkampftermin festlegen
2 Personen
Jachthafen reservieren
Wettkampfgenehmigung beantragen
Fahrwasser anmelden
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
Parcours entwerfen
2 Personen
Start- und Endzeiten festlegen
2 Personen
Teilnehmerliste öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Besatzungen bestätigen
2 Personen
Startnummern zuweisen
Teilnehmerinformationen versenden
Wettervorhersage prüfen
Hafenmeister informieren
Startschiff reservieren
Ersatzboot organisieren
Jurymitglieder auswählen
2 Personen
Streckenposten einteilen
2 Personen
Ersthelfer-Besetzung festlegen
Freiwilligen-Briefing planen
Wettkampfformulare drucken
Teilnehmerausweise erstellen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Startboot prüfen
2 Personen
Ersatzboot prüfen
2 Personen
Funkgeräte aufladen
Bojen und Anker bereitlegen
3 Personen
Wettervorhersage endgültig prüfen
Wettkampfleitung einweisen
4 Personen
Sicherheitscrew briefen
4 Personen
Hafenroute freimachen
3 Personen
Bojen ausfahren
4 Personen
Startschiff positionieren
3 Personen
Streckenposten positionieren
4 Personen
Anmeldetisch aufbauen
2 Personen
Cateringpunkt aufbauen
3 Personen
Publikumsbereich absperren
3 Personen
Banner und Fahnen aufhängen
2 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
3 Personen
Anmeldungen prüfen
2 Personen
Startnummern ausgeben
2 Personen
Sicherheitsausrüstung prüfen
3 Personen
Wettkampf-Briefing geben
2 Personen
Boote zum Start begleiten
4 Personen
Startprozedur durchführen
4 Personen
Spielverlauf dokumentieren
3 Personen
Bahnmarkierungen überwachen
4 Personen
Sicherheitsboot patrouillieren
3 Personen
Teilnehmer informieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks und Brötchen servieren
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Finishes erfassen
3 Personen
Boote zum Steg lotsen
3 Personen
Ergebnis berechnen
2 Personen
Preisverleihung moderieren
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Bojen und Anker bergen
4 Personen
Startschiff zurückbringen
3 Personen
Ersatzboot zurückbringen
2 Personen
Spielmaterial zusammenstellen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Cateringstand abbauen
3 Personen
Flaggen und Banner entfernen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Havenplein reinigen
4 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Funkgeräte aufladen
Material inventarisieren
2 Personen
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
Ergebnis an die Teilnehmenden senden
Spielbericht veröffentlichen
Fotos mit Teilnehmenden teilen
Restbestand verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 60
PartyzelteAnz. 3
BarhockerAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 8

Sportmaterial

SegelbooteAnz. 12
SchwimmwestenAnz. 50
WettkampfschwimmbojenAnz. 6
BojenankerAnz. 6
AnkerleinenAnz. 6
Startflagge
SignalflaggenAnz. 8
Startlinie
Ziellinie
WindmesserAnz. 2
FerngläserAnz. 4
Wasserdichte TaschenAnz. 8
Wasserdichte KleidungAnz. 8

Ausstattung

Sicherheitsboot
Ersatzboot
UKW-FunkgeräteAnz. 6
Megafon
FunkgeräteAnz. 6
LaptopsAnz. 2
Drucker
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 6
LichterkettenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 100
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 80
SchälchenAnz. 40
MesserAnz. 80
GabelnAnz. 80
LöffelAnz. 60

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
ZangenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 2

Dekoration

Spiel旗genAnz. 12
StartnummerntafelnAnz. 12
BannerAnz. 6
KegelAnz. 20
AbsperrbandAnz. 4
TischdeckenAnz. 8
PokalpreiseAnz. 3
MedaillenbänderAnz. 12

Reinigung

MüllsäckeAnz. 40
HandseifeAnz. 4
DesinfektionsmittelAnz. 3
SchwämmeAnz. 8
SpülbürstenAnz. 4
SpülmittelAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
KüchenpapierAnz. 8
ToilettenpapierAnz. 24
HandtücherAnz. 12
BesenAnz. 2
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere den Yachthafen und das Startschiff, sobald der Wettkampftermin feststeht. Prüfe dabei auch, wo Teilnehmerregistrierung, Briefing, Tische und Zelte untergebracht werden können.
Beantrage die Wettkampfgenehmigung und melde das Fahrwasser frühzeitig an. Plane dafür mehrere Wochen Vorlauf ein, weil fehlende Freigaben den gesamten Starttermin gefährden können.
Lege Strecke, Start- und Endzeiten sowie das Wettkampfreglement vor dem Öffnen der Anmeldung fest. So erhalten alle Crews dieselben Informationen und du musst Startnummern und Besatzungen später nicht neu sortieren.
Plane für jede Sicherheitsaufgabe eine konkrete Person und eine Reserve ein. Sicherheitsboot, Ersatzboot, UKW-Funkgeräte, Schwimmwesten und ein Ersthelfer-Team müssen vor dem Briefing geprüft und erreichbar sein.
Kontrolliere am Regattatag nicht nur die Wettervorhersage, sondern auch Windmesser, Bojenanker, Ankerleinen, Start- und Ziellinie. Drucke Wettkampfformulare am Vortag und bewahre sie mit Ersatzmaterial in wasserdichten Taschen auf.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Segelregatta organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Wettkampftermin. Hafenreservierung, Genehmigung, Fahrwasseranmeldung und die Einteilung der Sicherheitsbesatzung sollten spätestens 6 Wochen vorher angestoßen sein.
Was muss vor der Anmeldung der Teilnehmer feststehen?: Lege Termin, Hafen, Strecke, Start- und Endzeiten sowie das Wettkampfreglement vorher fest. Öffne das Anmeldeformular idealerweise 4 bis 6 Wochen vor der Regatta, damit du Besatzungen, Ernährungswünsche und Startnummern rechtzeitig bearbeiten kannst.
Wie viele Sicherheitsboote braucht eine Segelregatta?: Plane mindestens ein Sicherheitsboot für die Strecke und ein Ersatzboot für Ausfall oder zusätzliche Hilfe ein. Beide Boote sollten vor dem Start einsatzbereit sein und mit Funkgerät, Schwimmwesten und eingeteilter Besatzung geprüft werden.
Wann sollte das Regatta-Briefing stattfinden?: Führe das Freiwilligen-Briefing spätestens am Vortag oder mindestens 2 Stunden vor dem ersten Start durch. Besprich dabei Strecke, Signale, Funkkanäle, Zuständigkeiten und das Vorgehen bei Wetteränderungen.

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