Zo organiseer je een zangworkshop

Een zangworkshop vraagt vooral om een goede volgorde: leg eerst de locatie en muziekbegeleider vast, bepaal daarna het programma en verwerk de aanmeldingen. Regel liedteksten, muziekbestanden en techniek ruim vóór de workshop, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft op te bouwen. Denk ook aan halve cirkels met stoelen, een duidelijke aanmeldtafel en voldoende koffie, thee, water en hapjes. Met dit plan houd je overzicht van de eerste reservering tot de ontvangst van de deelnemers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Muziekbegeleider vastleggen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst bijwerken
7
Programma afdrukken
8
Liedteksten selecteren
2 personen
9
Liedteksten afdrukken
10
Naamkaartjes maken
11
Muziekbestanden verzamelen
12
Techniek testen
2 personen
13
Boodschappenlijst controleren
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
16
Hapjes voorbereiden
2 personen
17
Aanmeldtafel klaarzetten
18
Ruimte ventileren
19
Tafels opstellen
2 personen
20
Stoelen in halve cirkel zetten
2 personen
21
Muziekapparatuur opstellen
2 personen
22
Liedteksten klaarleggen
2 personen
23
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
24
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

25
Deelnemers ontvangen
2 personen
26
Aanwezigheid registreren
27
Workshop openen
28
Stem warming-up begeleiden
29
Zangtechniek oefenen
30
Koffiepauze serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
32
Groepszang begeleiden
33
Stemgroepen oefenen
2 personen
34
Avondmaaltijd serveren
3 personen
35
Servies verzamelen
2 personen
36
Repertoire repeteren
37
Pauzedranken klaarzetten
38
Afsluitend optreden begeleiden
2 personen
39
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Apparatuur uitschakelen
2 personen
41
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Ruimte schoonmaken
2 personen
45
Afval verzamelen
2 personen
46
Geleende spullen retourneren
47
Liedmateriaal archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 28
Tafelsaantal 6
Kapstok

Servies

Koffiekopjesaantal 30
Glazenaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerbladenaantal 4
Soeplepelsaantal 3

Apparatuur

Keyboard
Draagbare speaker
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Muziekstandaard
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Reservebatterijenaantal 8

Materialen

Flip-overbord
Flip-overstiften
Balpennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 30
Naamkaartjesaantal 30
Kleefbandaantal 2
Liedmappenaantal 30

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Bloemstukkenaantal 3

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2

Schoonmaak

Afwasborstelsaantal 2
Schoonmaaksponsjesaantal 6
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en leg de muziekbegeleider eerst vast. Controleer direct of er ruimte is voor een halve cirkel, een aanmeldtafel en muziekapparatuur.
Verwerk aanmeldingen in één deelnemerslijst en verzamel dieetwensen uiterlijk een week vooraf. Maak naamkaartjes op basis van de definitieve lijst, zodat je niemand bij binnenkomst hoeft over te slaan.
Test muziekbestanden, keyboard, speaker en draadloze microfoons minstens 2 dagen tevoren op de locatie. Neem reservebatterijen, verlengkabels en stekkerdozen mee; die ontbreken vaak pas bij het opbouwen.
Druk programma en liedteksten enkele dagen vooraf af en leg ze per deelnemer klaar in liedmappen. Houd een paar extra exemplaren en balpennen achter de hand voor last-minute aanmeldingen.
Begin op de dag zelf minstens 90 minuten eerder met opbouwen. Ventileer de ruimte, zet stoelen in een halve cirkel, koel dranken en zet koffie, thee en hapjes pas klaar nadat de techniek is getest.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zangworkshop organiseren?: Leg de locatie en muziekbegeleider bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de deelnemerslijst ongeveer 7 dagen voor de workshop, zodat je catering en materialen kunt afstemmen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een zangworkshop op te bouwen?: Plan minimaal 90 minuten opbouwtijd. Reken daarvan ongeveer 30 minuten voor stoelen en tafels, 30 minuten voor muziek en microfoons en 30 minuten voor ontvangsttafel, liedteksten, koffie, thee en hapjes.
Wanneer test je de techniek voor een zangworkshop?: Test de techniek uiterlijk 2 dagen vooraf met dezelfde muziekbestanden en apparatuur die je op de workshop gebruikt. Doe op de dag zelf nog een korte controle van microfoons, speaker, kabels en stroomaansluitingen.
Hoeveel liedteksten moet ik afdrukken voor een zangworkshop?: Druk voor iedere aangemelde deelnemer één complete set af en maak minstens 5 extra sets. Zo kun je een late deelnemer ontvangen of een zoekgeraakte liedmap vervangen zonder te kopiëren tijdens de workshop.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.