Zo organiseer je een yogaworkshop zonder last-minute gedoe

Begin met de locatie en de yogadocent: samen bepalen die hoeveel deelnemers passen, welke materialen nodig zijn en hoe lang het programma duurt. Leg daarna het programma, aanmeldformulier en de communicatie vast. Verzamel dieetwensen en vervoersinformatie meteen bij de inschrijving, zodat catering en deelnemersinformatie op tijd geregeld zijn. Plan uiterlijk een week vooraf een locatiebezoek en test muziek en techniek. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, een lege zaal en materialen die per deelnemer klaarliggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Yogadocent vastleggen
3
Programma samenstellen
4
Aanmeldformulier maken
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Deelname bevestigen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vervoersinformatie versturen
10
Catering bestellen
11
Extra yogamateriaal reserveren
12
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
13
Indeling van de zaal maken
14
Muziek en techniek testen
15
Boodschappenlijst controleren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Deelnemerslijst afdrukken
18
Naamkaartjes voorbereiden
19
Yoga-instructies afdrukken
20
Voedsel en dranken koelen
2 personen

Event

21
Zaal openen
2 personen
22
Zaal schoonmaken
2 personen
23
Yogamaterialen klaarleggen
3 personen
24
Tafels en stoelen opstellen
2 personen
25
Ontvangstbalie inrichten
26
Thee en water klaarzetten
2 personen
27
Deelnemers ontvangen
2 personen
28
Aanwezigheid registreren
29
Programma toelichten
30
Eerste yogasessie begeleiden
31
Pauzedranken serveren
2 personen
32
Dranken bijvullen
33
Tweede yogasessie begeleiden
34
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
35
Dinerbuffet serveren
3 personen
36
Dranken bijvullen
37
Afsluitende meditatie begeleiden
38
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Buffet en servies opruimen
3 personen
40
Yogamateriaal verzamelen
3 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Afval verzamelen
2 personen
43
Zaal schoonmaken
3 personen
44
Meubilair terugzetten
2 personen
45
Geleende materialen retourneren
2 personen
46
Bedankbericht versturen
47
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Yogamattenaantal 30
Yogablokkenaantal 30
Yogariemenaantal 30
Meditatiekussensaantal 30
Yogabolstersaantal 15
Yogadekensaantal 30

Meubilair

Stoelenaantal 30
Tafelsaantal 6
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 35
Kommetjesaantal 35
Glazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 35
Besteksetsaantal 35
Waterkannenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaten
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerkommenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Welkomstbord
Richtingbordenaantal 4
Tafellopersaantal 6
LED-kaarsenaantal 20

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Schoonmaak

Dweilaantal 2
Emmeraantal 2
Handveger en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en leg de yogadocent eerst vast. Controleer tijdens een locatiebezoek of er genoeg ruimte is voor alle matten, een ontvangstbalie, tafels en stoelen, en of verlengsnoeren en stekkerdozen nodig zijn.
Stel het programma samen voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld begin- en eindtijd, pauzemoment, kledingadvies, vervoersinformatie en of deelnemers zelf een mat meenemen; zo voorkom je onduidelijkheid en last-minute vragen.
Laat aanmeldingen niet alleen een naam en e-mailadres bevatten. Vraag ook naar dieetwensen en bevestig deelname binnen 2 werkdagen, zodat je catering, naamkaartjes en de deelnemerslijst tijdig kunt afronden.
Tel yogamatten, yogablokken, yogariemen, meditatiekussens, bolsters en dekens per deelnemer. Reserveer extra materiaal voor enkele deelnemers en controleer minstens 3 dagen vooraf of alles daadwerkelijk beschikbaar is.
Open de zaal minimaal 60 minuten voor aanvang. Leg de yogamaterialen klaar, test bluetoothspeaker en microfoon, koel eten en drinken en richt de ontvangst in met deelnemerslijst, naamkaartjes, welkomstbord en richtingborden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een yogaworkshop organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met de locatie en yogadocent. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de workshop en sluit de deelnemerslijst 7 tot 10 dagen vooraf, zodat catering en materiaal definitief kunnen worden geregeld.
Hoeveel yogamatten heb ik nodig voor een yogaworkshop?: Voorzie 1 yogamat per deelnemer en tel 2 tot 3 extra matten voor beschadiging, vergeten materiaal of een onverwachte deelnemer. Stem het definitieve aantal uiterlijk 3 dagen vooraf af op de bevestigde deelnemerslijst.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een yogaworkshop?: Vraag dieetwensen direct op het aanmeldformulier uit. Stuur de definitieve lijst uiterlijk 5 dagen voor de workshop naar de cateraar en controleer bij ontvangst of de aangepaste opties herkenbaar apart staan.
Hoe vroeg moet je de zaal openen voor een yogaworkshop?: Open de zaal minimaal 60 minuten voor aanvang. Reserveer daarnaast 15 minuten na afloop voor opruimen en schoonmaken, zodat deelnemers rustig kunnen vertrekken en de locatie op tijd wordt opgeleverd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.