Organiser un atelier de yoga, étape par étape
Un atelier de yoga se prépare d’abord autour du rythme de la séance, puis de l’accueil et des repas. Réservez le lieu et confirmez le professeur avant d’ouvrir les inscriptions, afin de connaître la capacité réelle et le programme. Prévoyez ensuite le matériel, les besoins alimentaires et les informations de transport. Les oublis les plus fréquents concernent l’installation de la salle, les tapis en nombre suffisant et le temps nécessaire pour accueillir les participants sans retarder la pratique.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Confirmer le professeur de yoga
- 3
Établir le programme
- 4
Créer le formulaire d’inscription
- 5
Envoyer les invitations
- 6
Traiter les inscriptions
- 7
Confirmer la participation
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Envoyer les informations de transport
- 10
Commander le catering
- 11
Réserver du matériel de yoga supplémentaire
- 12
Effectuer une visite du site
2 personnes
- 13
Établir le plan de salle
- 14
Tester la musique et la technique
- 15
Vérifier la liste des courses
- 16
Faire les courses
2 personnes
- 17
Imprimer la liste des participants
- 18
Préparer les badges nominatifs
- 19
Imprimer les consignes de yoga
- 20
Refroidir les aliments et les boissons
2 personnes
Événement
- 21
Ouvrir la salle
2 personnes
- 22
Nettoyer la salle
2 personnes
- 23
Préparer le matériel de yoga
3 personnes
- 24
Installer les tables et les chaises
2 personnes
- 25
Aménager le comptoir d’accueil
- 26
Préparer le thé et l’eau
2 personnes
- 27
Accueillir les participants
2 personnes
- 28
Enregistrer la présence
- 29
Présenter le programme
- 30
Encadrer la première séance de yoga
- 31
Servir les boissons de pause
2 personnes
- 32
Réapprovisionner les boissons
- 33
Animer la deuxième séance de yoga
- 34
Installer le buffet du dîner
3 personnes
- 35
Servir le buffet du dîner
3 personnes
- 36
Réapprovisionner les boissons
- 37
Guider la méditation de clôture
- 38
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
- 39
Ranger le buffet et la vaisselle
3 personnes
- 40
Rassembler le matériel de yoga
3 personnes
- 41
Faire la vaisselle
2 personnes
- 42
Rassembler les déchets
2 personnes
- 43
Nettoyer la salle
3 personnes
- 44
Remettre le mobilier en place
2 personnes
- 45
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 46
Envoyer un message de remerciement
- 47
Gérer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Matériel de sport
- Tapis de yogaqté 30
- Blocs de yogaqté 30
- Sangles de yogaqté 30
- Coussins de méditationqté 30
- Bolsters de yogaqté 15
- Couvertures de yogaqté 30
Mobilier
- Chaisesqté 30
- Tablesqté 6
- Porte-manteauxqté 2
- Poubellesqté 4
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 35
- Petits bolsqté 35
- Verresqté 40
- Tasses à caféqté 35
- Couvertsqté 35
- Carafes d’eauqté 6
Cuisine
- Bouilloiresqté 2
- Machines à café
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Saladiers de serviceqté 8
- Cuillères de serviceqté 8
Équipement
- Enceinte Bluetooth
- Microphone
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
Décoration
- Panneau d’accueil
- Panneaux de directionqté 4
- Chemins de tableqté 6
- Bougies LEDqté 20
Éclairage
- Lampes d'ambianceqté 6
Nettoyage
- Serpillièreqté 2
- Seauqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Chiffons microfibresqté 10
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par fixer la durée et le programme avec le professeur : prévoyez notamment le temps d’accueil, les pauses, la pratique et la méditation. Communiquez ce déroulé avant l’inscription.
- Lors de la visite du lieu, vérifiez l’espace disponible pour chaque tapis, les prises électriques et l’accès aux sanitaires. Faites cette visite au moins 2 semaines avant l’atelier pour corriger le plan de salle à temps.
- Comptez un tapis par participant, puis ajoutez quelques blocs, sangles, couvertures et bolsters de réserve. Vérifiez le matériel au plus tard 3 jours avant, car les besoins supplémentaires sont difficiles à régler le jour même.
- Fermez les inscriptions avec une date limite claire, puis confirmez la participation et les besoins alimentaires. Envoyez les indications de transport au moins 5 jours avant, avec l’heure d’ouverture de la salle.
- Préparez l’accueil avant l’arrivée du groupe : liste imprimée, badges, panneau d’entrée et signalétique. Ouvrez la salle 60 à 90 minutes avant le début pour installer les tapis, tester la musique et refroidir les boissons.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un atelier de yoga ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer le professeur, ouvrir les inscriptions, commander le catering et réserver le matériel manquant.
- Combien de tapis faut-il prévoir pour un atelier de yoga ?
- Prévoyez un tapis par participant inscrit, plus 2 à 3 tapis de secours. Ajoutez du matériel supplémentaire après la visite du lieu, lorsque vous connaissez la disposition exacte de la salle.
- Quand envoyer les invitations pour un atelier de yoga ?
- Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’atelier et fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, les besoins alimentaires et la quantité de repas.
- À quelle heure faut-il ouvrir la salle avant un atelier de yoga ?
- Ouvrez la salle 60 à 90 minutes avant le début. Ce temps sert à installer les tables et les chaises, préparer le comptoir d’accueil, disposer le matériel et tester l’enceinte ou le microphone.
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