Winterzwemwedstrijd organiseren: checklist en planning

Een winterzwemwedstrijd vraagt om meer voorbereiding dan alleen een zwemroute en starttijd. Je regelt vooraf de locatie, meldingen, veiligheidsbezetting en deelnemersinformatie, en controleert vlak voor de wedstrijd opnieuw het weer en materiaal. Op de dag zelf moeten omkleedruimte, start- en finishzone, afzettingen en reddingsmiddelen klaarstaan voordat de eerste zwemmer arriveert. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in logische stappen af te werken en niets voor het laatste moment te bewaren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie reserveren
Vergunningen en meldingen regelen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Zwemroute vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Wedstrijdmateriaal controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Startnummers voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Prijzen en certificaten klaarleggen
Locatie inspecteren
3 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Omkleedruimte inrichten
3 personen
Start- en finishzone markeren
3 personen
Zwemroute afzetten
4 personen
Veiligheidsmiddelen plaatsen
3 personen
Verlichting testen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Warme dranken voorbereiden
3 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Wedstrijdstart begeleiden
5 personen
Zwemmers en route bewaken
6 personen
Tijden registreren
3 personen
Finishers opvangen
4 personen
Warme dekens uitdelen
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Publiek begeleiden
2 personen
Afval en glas opruimen
2 personen

Nazorg

Wedstrijdmateriaal afbreken
4 personen
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen tellen en inpakken
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 6
Wasmandenaantal 8

Sportmateriaal

Wedstrijdboeienaantal 12
Afzetlintaantal 6
Startnummersaantal 70
Badmutsenaantal 70
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 8
Meetlintenaantal 2
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 30
Thermometersaantal 3
Reddingsboeienaantal 6
Reddingslijnenaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Isolatiedekensaantal 80
Thermodekensaantal 70

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 80
Besteksetsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Serveerbladenaantal 6
Soeppannenaantal 3

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslingersaantal 6

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 12
Pijlbordenaantal 8
Prijscertificatenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 6
Vloertrekkersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de zwemroute en veiligheidszones uiterlijk twee weken vooraf vast. Noteer per deel van de route welke vrijwilliger toezicht houdt en waar reddingsboeien, reddingslijnen en EHBO-koffers liggen.
Stuur deelnemersinformatie minimaal 7 dagen vooraf. Vermeld de starttijd, route, watertemperatuur, verplichte badmuts, kledingadvies en het tijdstip waarop deelnemers zich moeten melden.
Plan de laatste weers- en watercontrole 24 uur vooraf en nogmaals op de wedstrijddag. Bij lage temperaturen moeten thermodekens, isolatiedekens en een verwarmde omkleedplek direct beschikbaar zijn.
Maak de startnummers, deelnemerslijst, klemborden, pennen en stopwatches de avond ervoor klaar. Leg per vrijwilliger een complete set klaar, zodat registratie en tijdwaarneming niet bij één tafel blijven hangen.
Reserveer voor de opbouw minimaal 2 uur vóór de start. Zet eerst tenten, tafels, omkleedruimte en verlichting neer; markeer daarna de start- en finishzone en plaats pas als laatste de afzettingen en wedstrijdboeien.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een winterzwemwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, vergunningen of meldingen en het veiligheidsplan. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de wedstrijd, zodat je deelnemers en vrijwilligers tijdig kunt indelen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een winterzwemwedstrijd?: Reken minimaal op 1 coördinator, 2 mensen voor registratie en tijdwaarneming, en 1 toezichthouder per duidelijk afgebakend deel van de zwemroute. Voeg bij grotere groepen extra toezicht toe; niemand moet tegelijk zwemmen en toezicht houden.
Wanneer controleer ik de watertemperatuur en weersverwachting?: Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en opnieuw 2 tot 3 uur voor de start. Meet de watertemperatuur op de wedstrijddag en leg de waarde samen met eventuele veiligheidsbesluiten vast.
Wat moet er klaarstaan bij een winterzwemwedstrijd?: Zorg vóór de start voor wedstrijdboeien, afzetlint, startnummers, badmutsen, stopwatches, fluitjes, reddingsboeien, reddingslijnen en EHBO-koffers. Leg ook thermodekens en isolatiedekens klaar en test de verlichting voordat deelnemers aankomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.