Zo organiseer je een winterrommelmarkt

Begin met de locatie, datum en verkoopvoorwaarden voordat je deelnemers uitnodigt. Leg daarna vast hoeveel verkooptafels beschikbaar zijn en hoe je aanmeldingen verwerkt. In de laatste week draait alles om indeling, prijskaartjes, contant geld en warme drank. Op de dag zelf controleer je eerst de vloer en looproute, daarna richt je de kassa en koffiehoek in. Zo voorkom je dat deelnemers wachten, bezoekers verdwalen of je wisselgeld tekortkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en tijden bevestigen
3
Verkoopvoorwaarden opstellen
2 personen
4
Deelnemersformulier maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Flyers verspreiden
3 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Verkooptafels toewijzen
2 personen
9
Deelnemers bevestigen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Plattegrond maken
2 personen
12
Route naar locatie controleren
13
Marktkramerslijst afdrukken
14
Bewegwijzering afdrukken
15
Contant geld bestellen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Voorraad herbruikbaar materiaal controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Contant geld ophalen
2 personen
20
Voorraad sorteren
2 personen
21
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
22
Prijsstickers sorteren
2 personen
23
Kassa voorbereiden
2 personen
24
Locatie openen
2 personen
25
Vloer en looproute controleren
2 personen
26
Tafels opstellen
4 personen
27
Kledingrekken plaatsen
2 personen
28
Stoelen plaatsen
2 personen
29
Verlichting aansluiten
2 personen
30
Stroomkabels veilig afplakken
2 personen
31
Versiering ophangen
3 personen
32
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
33
Kraamnummers ophangen
2 personen
34
Inschrijftafel inrichten
2 personen
35
Kassa inrichten
2 personen
36
Koffiepunt inrichten
3 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Soep opwarmen
2 personen

Event

39
Marktkramers ontvangen
3 personen
40
Kramen controleren
3 personen
41
Laatste prijskaarten uitdelen
2 personen
42
Bezoekersingang bemannen
2 personen
43
Bezoekers welkom heten
2 personen
44
Inschrijvingen afronden
45
Koffie en thee serveren
3 personen
46
Soep en brood serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Toiletten controleren
2 personen
50
Kassa beheren
2 personen
51
Wisselgeld aanvullen
2 personen
52
Looproutes vrijhouden
2 personen
53
Gevonden voorwerpen registreren
54
Marktkramers informeren over sluiting
2 personen
55
Verkoop stoppen
2 personen
56
Kassa afsluiten
2 personen
57
Marktkramers uitchecken
3 personen

Nazorg

58
Tafels en rekken afbouwen
4 personen
59
Versiering verwijderen
3 personen
60
Servies verzamelen
2 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Locatie schoonmaken
4 personen
63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
64
Kabels oprollen
2 personen
65
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
66
Sleutels inleveren
67
Servies afwassen
3 personen
68
Materialen drogen en opbergen
2 personen
69
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
70
Geleende materialen retourneren
2 personen
71
Contant geld afstorten
2 personen
72
Verkoopopbrengst registreren
73
Gevonden voorwerpen afhandelen
74
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 24
Stoelenaantal 30
Kledingrekkenaantal 8
Kleedkamerschermenaantal 2
Kledinghangersaantal 120
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Soepketelsaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Rekenmachinesaantal 3
Portofoonsaantal 4
Handmicrofoon

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 100
Soepkommenaantal 80
Soepkommenaantal 80
Lepelsaantal 100
Tangenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 5
Soepsoeplepelsaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Voorraadbakkenaantal 8

Decoratie

Kraamnummerbordenaantal 24
Prijskaartjesaantal 500
Decoratieve slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 24
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 4
Menubordenaantal 3

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledtafellampenaantal 6
Noodlampenaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffer
Brandblusseraantal 2
Antislipmattenaantal 6
Kabelgotenaantal 12

Kassa

Kassakistaantal 2
Geldtelbakkenaantal 2
Betaalstickersaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de verkoopvoorwaarden mee met het deelnemersformulier en sluit de inschrijving enkele dagen voor de markt. Dan heb je tijd om deelnemers te bevestigen en tafels toe te wijzen.
Maak de plattegrond pas nadat je alle aanmeldingen hebt verwerkt. Nummer de tafels zichtbaar en druk de marktkramerslijst en bewegwijzering vooraf af.
Plan voor kleding en textiel extra ruimte met kledingrekken, kledinghangers en kleedkamerschermen. Zet deze niet in de hoofdlooproute, zodat bezoekers met tassen elkaar niet blokkeren.
Regel contant geld vóór de marktdag en bereid de kassa voor met een rekenmachine en voldoende wisselgeld. Houd de opbrengst en eventuele betalingen gescheiden van het wisselgeld.
Zet koffie, thee en soep pas klaar nadat de stroompunten zijn gecontroleerd. Gebruik verlengkabels en stekkerdozen veilig, plaats warme apparatuur buiten de looproute en controleer de vloer bij opening nogmaals.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een winterrommelmarkt organiseren?: Reserveer de locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen en flyers uiterlijk 4 weken voor de markt, zodat je nog tijd hebt om aanmeldingen te verwerken en tafels toe te wijzen.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een winterrommelmarkt?: Begin met het aantal bevestigde deelnemers en reserveer per deelnemer de toegewezen verkooptafel uit je plan. Houd daarnaast ruimte vrij voor looproutes, koffie en thee, kledingrekken en eventuele wachtrijen; maak de definitieve plattegrond in de laatste week.
Wanneer moet ik prijskaartjes en bewegwijzering maken?: Sorteer de prijskaartjes en druk de bewegwijzering uiterlijk 1 tot 2 dagen vooraf af. Controleer op de ochtend zelf of kraamnummerborden, pijlen en de route vanaf de ingang nog duidelijk zichtbaar zijn.
Hoeveel koffie en thee heb ik nodig op een winterrommelmarkt?: Bereken voor een eerste inschatting 2 consumpties per bezoeker en houd voor vrijwilligers en deelnemers ongeveer 1 extra consumptie per persoon aan. Vul thermoskannen in kleine rondes bij, zodat koffie en thee niet uren blijven staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.