Zo organiseer je een winterkamp zonder koude verrassingen

Begin een winterkamp niet met tenten opzetten, maar met capaciteit, route en reserveringen. Leg eerst vast hoeveel deelnemers meegaan, waar ze slapen en welke activiteiten passen bij het weer en de beschikbare tijd. Verzamel dieetwensen en contactgegevens voordat je eten en vervoer regelt. Plan daarna de opbouw in een vaste volgorde: terrein controleren, slaapplaatsen en keuken inrichten, verlichting testen en pas dan deelnemers ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Contactgegevens controleren
5
Deelnemersindeling maken
2 personen
6
Programma en route delen
7
Kampeerlocatie reserveren
8
Activiteiten reserveren
9
Vervoer en parkeerplaatsen regelen
10
Weersverwachting controleren
11
Deelnemers informeren over kleding
12
Boodschappen doen
3 personen
13
Voorraad en dieetwensen controleren
2 personen
14
Eten portioneren en labelen
3 personen
15
Materialen verzamelen
3 personen
16
Lampen en batterijen testen
2 personen
17
Voertuigen inladen
4 personen
18
Locatie en terrein controleren
2 personen
19
Tenten opzetten
6 personen
20
Slaapplaatsen inrichten
4 personen
21
Keuken en eetruimte opbouwen
4 personen
22
Verlichting ophangen
3 personen
23
Inchecktafel klaarzetten
2 personen
24
Veiligheidsinstructies klaarleggen

Event

25
Deelnemers ontvangen
3 personen
26
Bagage naar slaapplaatsen brengen
4 personen
27
Kampregels en programma uitleggen
2 personen
28
Warme drank serveren
3 personen
29
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
30
Avondmaaltijd serveren
4 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Avondspel begeleiden
3 personen
33
Kampvuur begeleiden
2 personen
34
Avondsnacks uitdelen
2 personen
35
Nachtcontrole uitvoeren
2 personen
36
Ontbijt voorbereiden
4 personen
37
Ontbijt serveren
4 personen
38
Dagprogramma begeleiden
5 personen
39
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
40
Warme lunch bereiden
4 personen
41
Avondprogramma begeleiden
4 personen
42
Dranken en snacks bijvullen
2 personen
43
Ontbijt en vertrek voorbereiden
4 personen
44
Deelnemers uitchecken
3 personen

Nazorg

45
Tenten en slaapplaatsen afbreken
6 personen
46
Keuken en eetruimte afbreken
4 personen
47
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
48
Terrein schoonmaken
4 personen
49
Materialen inventariseren
2 personen
50
Voertuigen uitladen
4 personen
51
Servies en kookgerei afwassen
3 personen
52
Materialen schoon en droog opbergen
3 personen
53
Geleende materialen retourneren
2 personen
54
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 36
Inchecktafel
Opbergrekkenaantal 3

Kamperen

Wintertentenaantal 8
Slaapmattenaantal 32
Slaapzakkenaantal 32
Fleecedekensaantal 32
Kussensaantal 32
Grondzeilenaantal 8
Haringenaantal 80
Malletsaantal 8

Apparatuur

Gasbrandersaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlenghaspelsaantal 4
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 4
Hoofdlampenaantal 12
Zaklampenaantal 6

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 36
Herbruikbare bordenaantal 36
Herbruikbaar bestekaantal 36

Keuken

Kookpannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en opscheplepelsaantal 8
Keukenmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Afwasteiltjesaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 8

Activiteiten

Zaklamp-speurtochtsetsaantal 4
Spelkaartenaantal 6
Touwenaantal 6
Ballenset
Muziekbox-accessoires

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de kampeerlocatie en activiteiten zodra het aantal deelnemers redelijk vaststaat. Controleer uiterlijk één week vooraf of de reserveringen, parkeerplaatsen en routegegevens nog kloppen.
Maak de deelnemersindeling op basis van slaapplaatsen en vervoer, niet pas bij aankomst. Deel programma, route, kledingadvies en vertrektijd minimaal 5 dagen vooraf met iedereen.
Plan voor de eerste avond eten dat snel uit te delen is. Portioneren en labelen vóór vertrek voorkomt zoeken naar dieetgeschikt eten wanneer deelnemers in de kou aankomen.
Test lampen, lichtsnoeren, hoofdlampen, batterijen en powerbanks vóór het inladen. Neem verlichting mee voor zowel de route naar de tenten als de inchecktafel, keuken en eetruimte.
Richt de locatie in vóór de ontvangst: eerst terrein en tentplaatsen controleren, daarna grondzeilen, wintertenten en slaapmatten leggen, en vervolgens keuken, tafels en verlichting opbouwen. Houd fleecedekens en extra slaapmateriaal direct bereikbaar voor koude nachten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een winterkamp organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, activiteiten en deelnemers. Stuur kleding- en route-informatie uiterlijk 5 dagen voor vertrek en controleer het weer 48 uur vooraf.
Hoeveel slaapplaatsen moet je regelen voor een winterkamp?: Regel voor iedere deelnemer één slaapplaats met een slaapmat en slaapzak, plus minimaal 10% extra dekens of slaapmateriaal. Houd ook ruimte vrij voor de begeleiders en voor deelnemers die door kou anders willen liggen.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig tijdens een winterkamp?: Reken per deelnemer op drie hoofdmaaltijden en extra warme dranken tussen activiteiten door. Plan voor het eerste uur na aankomst minstens twee warme drankmomenten en houd dieetporties apart gelabeld.
Wanneer controleer je de weersverwachting voor een winterkamp?: Controleer de verwachting 7 dagen vooraf voor de grote planning, opnieuw 48 uur vooraf voor kleding, vervoer en activiteiten, en nogmaals op de ochtend van vertrek. Pas route of programma aan als kou, wind of neerslag de veiligheid beïnvloedt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.