Winterkamp organiseren: checklist en planning

Een winterkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen tenten en warme kleding. Je regelt vooraf het terrein, toestemmingen, routes, maaltijden en materiaal, en controleert alles opnieuw vlak voor vertrek. Vooral gasflessen, verlichting, noodcontacten en dieetopties worden snel te laat geregeld. Gebruik deze checklist als vaste volgorde: eerst reserveren en inventariseren, daarna voorbereiden, opbouwen en tenslotte deelnemers veilig ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Kampterrein reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
Noodcontacten controleren
Programma en routes uitwerken
2 personen
Weersverwachting controleren
Vuurvergunning controleren
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Gasflessen en kooktoestellen testen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Groenten en brood voorbereiden
3 personen
Maaltijden en dieetopties labelen
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Activiteitenmateriaal klaarzetten
2 personen
Materiaal inladen
4 personen
Terrein en route vooraf controleren
2 personen
Tafels en zitplaatsen opstellen
4 personen
Tenten en windschermen opbouwen
5 personen
Kook- en uitgiftepunt inrichten
3 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Vuurplaats veilig inrichten
3 personen
Warme dranken voorbereiden
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen en registreren
3 personen
Programma en veiligheidsregels uitleggen
3 personen
Warme drank en koek serveren
3 personen
Winterspellen begeleiden
5 personen
Wandelgroep begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Maaltijd opwarmen
4 personen
Maaltijd en dieetopties serveren
5 personen
Servies en tafels tussendoor opruimen
3 personen
Kampvuur aanmaken
2 personen
Kampvuurprogramma begeleiden
4 personen
Avondsnack serveren
2 personen
Vuur volledig doven
2 personen
Deelnemers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

Tenten en materialen afbreken
5 personen
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
Servies en kookmateriaal afwassen
4 personen
Terrein schoon en leeg opleveren
4 personen
Materiaal laten drogen en opbergen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 5
Klapstoelenaantal 35
Zitbankenaantal 4
Partytentenaantal 2
Windschermenaantal 6

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40

Keuken

Grote kookpannenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 4
Serveertangenaantal 4
Blikopenersaantal 2

Apparatuur

Buiten kooktoestellenaantal 3
Gasflessenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Warmwaterketelsaantal 2

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8
Hoofdlampenaantal 35
Reservebatterijenaantal 40

Veiligheid

Brandblussersaantal 2
EHBO-koffersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 8

Sportmateriaal

Kompasaantal 10
Speltouwenaantal 6
Markeerkegelsaantal 20
Ballenaantal 4

Kampmateriaal

Grondzeilenaantal 6
Pionierpalenaantal 12
Scheerlijnenaantal 12
Haringenaantal 40
Brandhoutaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Bezemsaantal 2
Handvegersaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de laatste terrein- en routecontrole uiterlijk één dag vooraf. Controleer dan ook wind, begaanbaarheid, verlichting en de plek van tenten, windschermen en vuurplaats.
Test gasflessen, buitenkooktoestellen, warmwaterketels en thermoskannen vóór het inladen. Neem reservebatterijen mee voor LED-lantaarns en hoofdlampen; koude omstandigheden verkorten de gebruiksduur.
Maak per maaltijd aparte labels voor dieetopties en zet de benodigde hoeveelheden uiterlijk de dag ervoor klaar. Bewaar warme dranken in thermoskannen, zodat niet iedereen tegelijk bij het kookpunt hoeft te wachten.
Druk de deelnemerslijst af en controleer noodcontacten, toestemmingsformulieren en dieetwensen voordat het materiaal vertrekt. Houd bij registratie één actuele lijst bij, ook als iemand onderweg afzegt.
Richt de vuurplaats pas in nadat de locatie en vergunning zijn gecontroleerd. Zet brandblussers en EHBO-koffers direct zichtbaar klaar en laat deelnemers alleen via gemarkeerde routes naar activiteiten en kookpunt gaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een winterkamp organiseren?: Reserveer het kampterrein en verstuur uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verzamel toestemmingsformulieren, noodcontacten en dieetwensen uiterlijk 1 week voor vertrek.
Wat moet ik de dag voor een winterkamp controleren?: Controleer de weersverwachting, route, materiaalvoorraad, gasflessen en kooktoestellen 24 uur vooraf. Print ook de deelnemerslijst en controleer of alle maaltijden en dieetopties gelabeld zijn.
Hoeveel verlichting heb ik nodig voor een winterkamp?: Plan minimaal één LED-lantaarn per tent of werkzone en één hoofdlamp per begeleider. Leg reservebatterijen klaar voordat je vertrekt, omdat het in de winter vroeg donker wordt.
Wanneer bouw ik tenten en windschermen op?: Bouw tenten en windschermen op vóór deelnemers arriveren, bij voorkeur 1 tot 2 uur voor de start. Richt daarna het kook- en uitgiftepunt, de verlichting en de veilige vuurplaats in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.