Zo organiseer je een scoutingkamp zonder last-minute gedoe

Een scoutingkamp organiseren begint niet met het programma, maar met een vastgestelde datum, locatie en deelnemerslijst. Daarna regel je ouderinformatie, toestemmingsformulieren, medische gegevens, vervoer en een programma dat past bij de groep. Plan maaltijden en kampeermateriaal per dag en per tent, zodat je op locatie niet hoeft te zoeken. De meeste problemen ontstaan doordat dieetwensen, noodcontacten, vergunningen of ontbrekende slaapspullen pas in de laatste week boven water komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Kamplocatie reserveren
2
Kamdatum vastleggen
2 personen
3
Deelnemerslijst aanmaken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Ouderinformatie versturen
2 personen
7
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Medische gegevens controleren
2 personen
10
Noodcontacten bundelen
11
Vervoer naar kamp regelen
2 personen
12
Programma uitwerken
3 personen
13
Spelmaterialen selecteren
2 personen
14
Kampregels opstellen
2 personen
15
Maaltijden plannen
2 personen
16
Boodschappenlijst maken
2 personen
17
Vuurvergunning controleren
18
Weersvoorspelling controleren
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Materialen verzamelen
3 personen
21
Eten per maaltijd sorteren
3 personen
22
Koelboxen vullen
2 personen
23
Deelnemerslijst afdrukken
24
EHBO-set controleren
25
Auto's en bagage indelen
2 personen
26
Vertrekverzameling klaarzetten
2 personen

Event

27
Aanwezigheid registreren
2 personen
28
Bagage inladen
4 personen
29
Deelnemers naar kamp vervoeren
4 personen
30
Kampterrein inspecteren
2 personen
31
Kampregels toelichten
2 personen
32
Tenten uitladen
4 personen
33
Tenten opbouwen
8 personen
34
Slaapplaatsen inrichten
6 personen
35
Keukenplek inrichten
3 personen
36
Eetplek opbouwen
4 personen
37
Welkomstdrankjes schenken
2 personen
38
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
39
Avondmaaltijd serveren
3 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Kampvuur voorbereiden
3 personen
42
Avondspel begeleiden
4 personen
43
Kampvuur begeleiden
3 personen
44
Avondsnacks uitdelen
2 personen
45
Keuken afwassen
3 personen
46
Avondterrein controleren
2 personen
47
Ontbijt bereiden
4 personen
48
Ontbijt serveren
3 personen
49
Koffie en thee bijvullen
2 personen
50
Ontbijtservies afwassen
3 personen
51
Ochtendappel houden
3 personen
52
Dagspel klaarzetten
4 personen
53
Dagspel begeleiden
5 personen
54
Lunch voorbereiden
4 personen
55
Lunch serveren
3 personen
56
Lunchafwas doen
3 personen
57
Vrijetijdsmateriaal klaarzetten
2 personen
58
Vrije activiteiten begeleiden
4 personen
59
Middagdrank uitdelen
2 personen
60
Avondmaaltijd voorbereiden
4 personen
61
Tafels dekken
3 personen
62
Avondmaaltijd serveren
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Nachtspel uitleggen
3 personen
65
Nachtspel begeleiden
5 personen
66
Warme drank serveren
2 personen
67
Nachtterrein controleren
2 personen
68
Ontbijt bereiden
4 personen
69
Ontbijt serveren
3 personen
70
Ontbijtservies afwassen
3 personen
71
Tenten leegmaken
6 personen
72
Bagage verzamelen
4 personen
73
Tenten afbreken
8 personen
74
Kampterrein opruimen
8 personen
75
Afval naar verzamelpunt brengen
3 personen
76
Lunchpakketten uitdelen
2 personen
77
Bagage inladen
4 personen
78
Terreincontrole uitvoeren
2 personen
79
Deelnemers naar huis vervoeren
4 personen

Nazorg

80
Materialen uitladen
4 personen
81
Tenten laten drogen
3 personen
82
Kampmateriaal schoonmaken
4 personen
83
Keukenmateriaal reinigen
3 personen
84
Tenten opbergen
4 personen
85
Spelmateriaal sorteren
2 personen
86
Afval wegbrengen
2 personen
87
Geleende spullen retourneren
2 personen
88
Restanten controleren
2 personen
89
Gevonden spullen terugbrengen
2 personen
90
Ouders informeren over afloop

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Kamptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 12
Picknickbankenaantal 4
Tafelkledenaantal 4

Kamperen

Tenten voor 4 personenaantal 7
Leidingtent
Slaapmattenaantal 28
Slaapzakkenaantal 28
Kussensaantal 28
Grondzeilenaantal 8
Haringenaantal 70
Scheerlijnenaantal 20
Tentharinghamersaantal 4
Opbergkrattenaantal 12

Keuken

Gasbrandersaantal 3
Gasflessenaantal 3
Kookpannenaantal 4
Koekenpannenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Maatbekersaantal 2
Vergietenaantal 2
Keukentangenaantal 3
Jerrycansaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 32
Herbruikbare kommenaantal 32
Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Thermoskannenaantal 4
Afwasteilenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 3
Oplaadbare lampenaantal 8

Verlichting

Zaklampenaantal 12
Hoofdlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 3

Sportmateriaal

Touwenaantal 8
Pionnenaantal 24
Voetballenaantal 3
Frisbeesaantal 4
Blinddoekenaantal 12
Waterballonnenaantal 200
Kompassetsaantal 8
Reflectiebandjesaantal 30

Kampmateriaal

Zakmessetsaantal 6
Bijlenaantal 2
Handzagenaantal 2
Werkhandschoenenaantal 8
Tarpzeilenaantal 4
Paracordrollenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Fluitjesaantal 6
Nooddekensaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 4

Documentatie

Programma-overzichtenaantal 10
Waterdichte schrijfmappenaantal 4
Markeerstiftenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum en kamplocatie eerst vast en werk daarna met één deelnemerslijst. Stuur ouderinformatie vroeg genoeg om toestemmingsformulieren, dieetwensen, medische gegevens en noodcontacten uiterlijk één week voor vertrek compleet te hebben.
Maak het programma naast een slechtweerplan. Controleer de weersvoorspelling opnieuw 48 uur voor vertrek en pas spelmaterialen, kledingadvies en de indeling van de leiding daarop aan.
Plan maaltijden per eetmoment en sorteer boodschappen en materiaal per maaltijd. Vul koelboxen pas na de laatste boodschappenronde en controleer vooraf of gasbranders, gasflessen, pannen en jerrycans compleet zijn.
Maak per tent een pakindeling met vier slaapplaatsen als je tenten voor 4 personen gebruikt. Controleer per deelnemer slaapzak, slaapmat en kussen; juist die persoonlijke slaapspullen worden vaak vergeten.
Regel vervoer en bagage niet op de vertrekdag zelf. Deel auto's en bagage uiterlijk de avond ervoor in, druk de deelnemerslijst af en leg de EHBO-set, noodcontacten en kampregels op één vaste plek bij de leiding.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een scoutingkamp organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken van tevoren met de kamdatum en locatie. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, formulieren, boodschappen, materiaalcontrole en de definitieve vervoersindeling.
Wanneer moet ik toestemmingsformulieren en medische gegevens verzamelen?: Vraag ze direct mee met de uitnodiging en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor vertrek. Controleer daarna of elk kind een noodcontact, dieetwens en relevante medische informatie heeft.
Hoeveel tenten heb je nodig voor een scoutingkamp?: Tel het aantal deelnemers en deel dat door 4 bij tenten voor 4 personen, waarbij je naar boven afrondt. Plan daarnaast een aparte leidingtent en houd rekening met ruimte voor bagage en een eventuele reserveplek.
Wanneer controleer je de vuurvergunning en het weer voor een scoutingkamp?: Controleer de vuurvergunning zodra de locatie is vastgelegd en herhaal de controle uiterlijk 2 weken voor vertrek. Bekijk de weersvoorspelling opnieuw 48 uur vooraf, zodat je programma en materiaal nog kunt aanpassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.