Checklist voor het organiseren van een wijkloop

Een wijkloop vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en een starttijd. Leg eerst de wedstrijdafstand, het parcours en de verkeersmaatregelen vast; daarna volgen vergunningen, EHBO, toiletten en vrijwilligers. In de laatste weken verwerk je inschrijvingen, maak je de startlijst en bereid je startnummers en bewegwijzering voor. Op de wedstrijddag draait alles om duidelijke posten, veilige kruisingen en een finish waar deelnemers hun medaille en uitslag krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdafstand vastleggen
2 personen
Parcours uitstippelen
3 personen
Parcours op veiligheid controleren
3 personen
Vergunning aanvragen
Verkeersplan indienen
EHBO-post reserveren
Toiletten reserveren
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Inschrijvingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startnummers toewijzen
2 personen
Startlijst publiceren
Routeposten bepalen
2 personen
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
EHBO-team instrueren
2 personen
Prijzen bestellen
Startnummers printen
2 personen
Parcoursborden voorbereiden
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Wedstrijdmaterialen klaarzetten
2 personen
Weersverwachting controleren

Event

Parcours uitzetten
6 personen
Verkeershekken plaatsen
6 personen
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
Tent en tafels opbouwen
5 personen
Inschrijfbalie inrichten
3 personen
Finishgebied markeren
3 personen
EHBO-post inrichten
2 personen
Waterpost inrichten
3 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Deelnemers aanmelden
5 personen
Laatste parcourscontrole uitvoeren
4 personen
Deelnemers naar start begeleiden
3 personen
Startsein geven
3 personen
Parcours bewaken
12 personen
Deelnemers opvangen
5 personen
Finishtijden registreren
3 personen
Water en fruit uitdelen
5 personen
Medische hulp verlenen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Broodjes en snacks serveren
4 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
Deelnemers informeren over uitslagen
2 personen
Afvalbakken legen
3 personen
Publieksruimte opruimen
5 personen

Nazorg

Parcoursmaterialen verzamelen
6 personen
Verkeershekken verwijderen
6 personen
Tenten en tafels afbreken
5 personen
Geleend materiaal controleren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
3 personen
Materialen droog opslaan
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Uitslagen online publiceren
Deelnemers bedanken
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Ongebruikte boodschappen opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 10

Sportmateriaal

Startnummersaantal 250
Startnummerbandenaantal 250
Medaliesaantal 250
Parcoursbordenaantal 25
Pijlbordenaantal 30
Verkeerskegelsaantal 60
Afzetlintaantal 8
Start- en finishboog
Stopwatchesaantal 6
Klembordenaantal 12
Pennenaantal 40
Fluitjesaantal 15
Veiligheidshesjesaantal 25
Verkeershekkenaantal 20
Podiumblokkenaantal 3
Prijzenbekersaantal 6

Apparatuur

Draagbare speakeraantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterdispensersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 350
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 300
Besteksetsaantal 300
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Koelzakkenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Koortsthermometersaantal 2
Nooddekensaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de afstand, het parcours en de vergunning. Controleer de route daarna opnieuw op kruisingen, smalle passages en plekken waar verkeershekken of afzetlint nodig zijn.
Plan routeposten vóór je vrijwilligers indeelt. Geef verkeersregelaars en het EHBO-team uiterlijk een week vooraf hun exacte post, aankomsttijd, instructies en telefoonnummer van de wedstrijdleiding.
Sluit de inschrijving 3 tot 7 dagen voor de loop als je startnummers vooraf wilt sorteren. Controleer daarna namen, afstanden en eventuele dieetwensen voordat je de startlijst publiceert.
Leg per drankpunt vooraf vast hoeveel water, bekers en vrijwilligers nodig zijn. Koel dranken op de dag ervoor en zet thermoskannen, waterdispensers en herbruikbare bekers klaar voordat deelnemers arriveren.
Reserveer voor de opbouw minstens 2 uur vóór de start. Zet eerst de start- en finishboog, parcoursborden en pijlborden neer; test daarna speaker, microfoon, stopwatches en verlengkabels.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet ik een wijkloop organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je het parcours vastleggen, een vergunning en verkeersplan indienen, EHBO en toiletten reserveren en vrijwilligers werven.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wijkloop?: Plan minimaal één vrijwilliger per routepost en extra mensen voor start, finish, inschrijving en drankvoorziening. Tel daarnaast 2 tot 3 reserves mee, zodat uitval op de wedstrijddag geen onbeheerde post oplevert.
Wanneer moet ik startnummers en de startlijst maken?: Verwerk inschrijvingen tot 3 à 7 dagen voor de wedstrijd en wijs daarna de startnummers toe. Publiceer de startlijst uiterlijk 2 dagen vooraf, zodat deelnemers fouten nog kunnen melden.
Hoe lang voor de start moet het parcours klaarstaan?: Zet bewegwijzering, verkeerskegels, afzetlint en verkeershekken minimaal 90 minuten voor de start neer. Controleer de volledige route nog één keer voordat de eerste lopers vertrekken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.