Checklist pour organiser une course de quartier

Une course de quartier demande plus que le tracé d’un parcours et quelques dossards. Il faut obtenir les autorisations, sécuriser la circulation, organiser les inscriptions et répartir les bénévoles avant le jour du départ. Cette checklist de 69 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, du choix de la distance jusqu’au rangement du matériel. Elle couvre aussi les postes de secours, les toilettes, le ravitaillement, le chronométrage et la remise des prix.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la distance de course
2 personnes
Tracer le parcours
3 personnes
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
Demander une autorisation
Soumettre le plan de circulation
Réserver le poste de premiers secours
Réserver les toilettes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Publier la liste de départ
Définir les postes de parcours
2 personnes
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
Briefer l'équipe de premiers secours
2 personnes
Commander les prix
Imprimer les numéros de dossard
2 personnes
Préparer les panneaux du parcours
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Installer le matériel de compétition
2 personnes
Vérifier les prévisions météo

Événement

Mettre en place le parcours
6 personnes
Installer des barrières de circulation
6 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Monter la tente et les tables
5 personnes
Installer le bureau d'inscription
3 personnes
Délimiter la zone d’arrivée
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Aménager le point d’eau
3 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Accueillir les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Inscrire les participants
5 personnes
Effectuer le dernier contrôle du parcours
4 personnes
Accompagner les participants au départ
3 personnes
Donner le signal de départ
3 personnes
Surveiller le parcours
12 personnes
Accueillir les participants
5 personnes
Enregistrer les temps d’arrivée
3 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
5 personnes
Fournir une aide médicale
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir les sandwichs et les snacks
4 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Assurer la remise des prix
4 personnes
Informer les participants des résultats
2 personnes
Vider les poubelles
3 personnes
Ranger l’espace public
5 personnes

Suivi

Rassembler le matériel du parcours
6 personnes
Retirer les barrières de circulation
6 personnes
Démonter les tentes et les tables
5 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Stocker le matériel au sec
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Publier les résultats en ligne
Remercier les participants
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Ranger les courses non utilisées
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 6
Poubellesqté 10

Matériel de sport

Numéros de départqté 250
Bracelets de dossardqté 250
Médaillesqté 250
Panneaux de parcoursqté 25
Panneaux indicateursqté 30
Cônes de signalisationqté 60
Ruban de balisageqté 8
Arche de départ et d’arrivée
Chronomètresqté 6
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40
Siffletsqté 15
Gilets de sécuritéqté 25
Barrières de circulationqté 20
Blocs de podiumqté 3
Coupes de prixqté 6

Équipement

Enceinte portableqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Distributeurs d'eauqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 350
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 300
Couvertsqté 300
Louchesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Sacs isothermesqté 8

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Thermomètres de fièvreqté 2
Couvertures de survieqté 10

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la distance et tracer le parcours, puis vérifiez chaque point dangereux avant de demander l’autorisation. Prévoyez aussi un plan de circulation à transmettre aux personnes concernées.
Ouvrez les inscriptions assez tôt pour traiter les informations alimentaires et attribuer les numéros de départ sans précipitation. Publiez la liste de départ au plus tard quelques jours avant la course.
Comptez les bénévoles par poste plutôt que de les recruter en bloc : circulation, parcours, inscriptions, ravitaillement et arrivée ne peuvent pas être couverts par la même personne. Faites un briefing séparé pour les régulateurs et les secours.
Préparez les panneaux, cônes, barrières et rubans la veille, puis contrôlez le parcours le matin même. Gardez quelques stylos, presse-papiers et numéros de départ de rechange au point d’accueil.
Refroidissez les boissons la veille et prévoyez les distributeurs d’eau ainsi que les gobelets aux endroits définis. Vérifiez aussi les piles, rallonges, multiprises, chronomètres et le fonctionnement du micro avant l’arrivée des coureurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de quartier ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, réserver les secours et les toilettes, recruter les bénévoles, ouvrir les inscriptions et préparer le plan de circulation.
Quand demander l’autorisation pour une course de quartier ?: Déposez la demande dès que le parcours et la distance sont fixés, idéalement 8 semaines avant la course. Les délais varient selon la commune, et une modification du parcours peut demander un nouveau traitement.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de quartier ?: Pour une petite course, prévoyez au minimum 1 responsable général, 2 personnes aux inscriptions, 1 bénévole par poste de circulation et plusieurs personnes à l’arrivée et au ravitaillement. Faites le compte définitif après avoir découpé le parcours en postes.
Que préparer la veille d’une course de quartier ?: Triez les dossards, préparez les panneaux, les cônes, les gilets, les sifflets et le matériel d’accueil. Refroidissez les boissons, vérifiez la liste des coureurs et testez le chronométrage, le micro et l’enceinte au moins 12 heures avant le départ.

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