Wijkfeest organiseren: checklist van plan tot opruimen

Een wijkfeest organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde. Leg eerst locatie, datum, vergunningen en communicatie vast; regel daarna vrijwilligers, tenten, tafels, muziek en catering. In de laatste week draait alles om aantallen, dieetwensen, voorraad en een slechtweerplan. Deze checklist helpt je met 78 concrete taken en 55 spullen, zodat je op de dag zelf niet nog hoeft te zoeken naar glazen, koeling of een extra opbouwploeg.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum bevestigen
Vergunningen controleren
Buurtbewoners informeren
2 personen
Uitnodiging opstellen
Uitnodigingen verspreiden
4 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Bardiensten indelen
Opbouwploeg indelen
Opruimploeg indelen
Tenten reserveren
Extra tafels reserveren
Afvalinzameling afstemmen
Muziekvoorziening reserveren
Weersverwachting controleren
Slechtweerplan bevestigen
2 personen
Definitieve bezoekerslijst maken
Dieetmaaltijden markeren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad servies controleren
Materialen verzamelen
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Groenten wassen
2 personen
Sausjes portioneren
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Route naar terrein vrijmaken
2 personen
Tenten opbouwen
5 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Bar inrichten
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Muziek aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Spelmateriaal klaarzetten
3 personen
Eten voorbereiden
5 personen
Vegetarische porties bereiden
2 personen
Broodjes beleggen
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Geluid testen
2 personen
Terrein veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma toelichten
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Spelmaterialen uitgeven
2 personen
Barbecue voorbereiden
3 personen
Barbecue serveren
5 personen
Vegetarische gerechten serveren
2 personen
Dieetmaaltijden uitdelen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
Muziek verzorgen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Eten veilig afsluiten
3 personen
Muziekapparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
5 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Tenten afbreken
5 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen drogen en opbergen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
3 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Marktkraamaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 60
Drinkglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 50
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsemmersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Apparatuur

Barbecuesaantal 3
Gasflessenaantal 3
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Mengpaneel
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Wegwijzerbordenaantal 8
Stiftenaantal 12

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Frisbeesaantal 6
Touwtrektouw
Ringwerpsetsaantal 2
Stoepkrijtaantal 12
Hesjesaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stoffer en blikaantal 4
Bezemaantal 4
Dweilaantal 4
Emmersaantal 4
Afwasteilenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 8 weken vooraf met locatie, datum en vergunningen. Informeer buurtbewoners daarna direct, zodat bezwaar, vragen of praktische afspraken niet in de laatste week opduiken.
Verwerk aanmeldingen uiterlijk 10 dagen vooraf en vraag tegelijk dieetwensen uit. Markeer dieetmaaltijden op de definitieve bezoekerslijst en geef de keuken één duidelijke versie.
Plan minstens drie aparte vrijwilligersteams: opbouw, bardienst en opruimen. Laat elke ploeg een starttijd, taakverdeling en contactpersoon hebben; zo blijft de bar niet onbezet terwijl de tent wordt opgebouwd.
Controleer een week vooraf de aantallen tafels, stoelen, servies en koelboxen. Reken niet alleen op drinkglazen: koffie vraagt ook kopjes, thermoskannen, waterkokers en een aparte plek voor warme dranken.
Bevestig het slechtweerplan zodra de weersverwachting onzeker wordt. Controleer tenten, muziekvoorziening en stroom uiterlijk 48 uur vooraf en koel dranken pas volgens de definitieve bezoekerslijst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wijkfeest organiseren?: Begin ongeveer 8 weken vooraf met locatie, datum, vergunningen en buurtcommunicatie. Reserveer tenten, tafels, muziek en andere voorzieningen uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf.
Wanneer moet ik de bezoekersaantallen voor een wijkfeest vastleggen?: Verwerk aanmeldingen tot ongeveer 10 dagen vooraf en maak daarna een definitieve bezoekerslijst. Gebruik die lijst voor dieetmaaltijden, boodschappen, servies en dranken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wijkfeest?: Plan minimaal drie ploegen: opbouw, bardienst en opruimen. Laat per ploeg één contactpersoon aanwijzen en maak de bardiensten zo dat er tijdens de hele bezoektijd minstens twee mensen achter de bar staan.
Wat moet ik 48 uur voor een wijkfeest controleren?: Controleer de weersverwachting, het slechtweerplan, de definitieve materialen, gekoelde dranken en de beschikbaarheid van vrijwilligers. Zet dieetmaaltijden apart op de lijst en controleer of tenten, tafels, stoelen en geluidsapparatuur op tijd aanwezig zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.