Stadtteilfest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Stadtteilfest braucht mehr als Tische, Essen und Musik. Früh geklärte Genehmigungen, informierte Anwohner und ein verlässlicher Helferplan verhindern die häufigsten Probleme kurz vor Beginn. Plane Zelte, Tische, Geschirr und Technik mit festen Zuständigkeiten und prüfe die Wetter- sowie Mülllösung rechtzeitig. Die Checkliste führt dich von der ersten Terminbestätigung bis zum Aufräumen durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Ort und Datum bestätigen
Genehmigungen prüfen
Anwohner informieren
2 Personen
Einladung erstellen
Einladungen verteilen
4 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Bardienste einteilen
Aufbauteam einteilen
Aufräumteam einteilen
Zelte reservieren
Zusätzliche Tische reservieren
Abfallentsorgung abstimmen
Musikanlage reservieren
Wettervorhersage prüfen
Schlechtwetterplan bestätigen
2 Personen
Endgültige Besucherliste erstellen
Diätmahlzeiten kennzeichnen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Geschirrbestand prüfen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Gemüse waschen
2 Personen
Saucen portionieren
2 Personen
Dekoration sortieren
2 Personen
Weg zum Gelände freimachen
2 Personen
Zelte aufbauen
5 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Buffettische einrichten
3 Personen
Bar einrichten
3 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Musik anschließen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Spielmaterial bereitstellen
3 Personen
Essen vorbereiten
5 Personen
Vegetarische Portionen zubereiten
2 Personen
Brötchen belegen
3 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Ton testen
2 Personen
Sicherheitsrunde über das Gelände gehen
2 Personen

Event

Besucher empfangen
4 Personen
Programm vorstellen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
Spielmaterialien ausgeben
2 Personen
Grill vorbereiten
3 Personen
Barbecue servieren
5 Personen
Vegetarische Gerichte servieren
2 Personen
Diätmahlzeiten austeilen
2 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
Musik organisieren
Letzte Runde ankündigen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Speisen sicher verschließen
3 Personen
Musikanlage ausschalten
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
5 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Zelte abbauen
5 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Materialien trocknen und verstauen
3 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
3 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
BiertischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
BuffetischeAnz. 4
MarktstandAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 100
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
TrinkgläserAnz. 120
WeingläserAnz. 40
KaffeetassenAnz. 50
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
EiskübelAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2

Ausstattung

GrillsAnz. 3
GasflaschenAnz. 3
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
TischdeckenAnz. 12
Wegweiser-SchilderAnz. 8
StifteAnz. 12

Sportmaterial

FußbälleAnz. 4
FrisbeesAnz. 6
Tauziehseil
RingwurfsätzeAnz. 2
KreideAnz. 12
WarnwestenAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
Handfeger und KehrblechAnz. 4
BesenAnz. 4
WischmoppAnz. 4
EimerAnz. 4
SpülwannenAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Genehmigungen und Anwohnerinformation mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Fest. Prüfe dabei auch, ob Musik, Grill, Zelte oder eine Sperrung zusätzliche Freigaben brauchen.
Teile Bardienst, Aufbau und Aufräumen mit konkreten Schichten ein: Für einen Dienst von 2 Stunden brauchst du mindestens eine verantwortliche Person plus Ersatz.
Erstelle die endgültige Besucherliste 7 Tage vorher. Erfasse Ernährungswünsche getrennt und kennzeichne Diätmahlzeiten am Buffet, damit sie nicht verwechselt werden.
Reserviere Zelte, zusätzliche Tische, Biertische, Klappstühle und die Musikanlage spätestens 3 bis 4 Wochen vorher. Am Veranstaltungstag selbst bleibt meist keine Zeit, fehlendes Mobiliar zu ersetzen.
Kühle Getränke am Vortag und wasche Gemüse erst nach der letzten Einkaufsprüfung. Plane außerdem einen bestätigten Schlechtwetterplan und stimme die Abfallentsorgung vor dem Aufbau ab.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Stadtteilfest anmelden?: Prüfe die nötigen Genehmigungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Für größere Straßen- oder Außenveranstaltungen solltest du zusätzlich die zuständigen Stellen nach längeren Bearbeitungszeiten fragen.
Wie viele Helfer braucht ein Stadtteilfest?: Plane pro gleichzeitigem Arbeitsbereich mindestens 2 Personen ein: etwa für Bar, Aufbau und Abbau. Bei drei Bereichen brauchst du damit mindestens 6 eingeteilte Helfer, jeweils mit Ersatz für Ausfälle.
Wann soll ich die Einladungen für das Stadtteilfest verteilen?: Verteile die Einladungen etwa 4 Wochen vor dem Fest und setze eine Anmeldefrist 7 bis 10 Tage vorher. So kannst du Besucherliste, Ernährungswünsche und die Menge an Geschirr und Getränken rechtzeitig festlegen.
Wie viel Geschirr und Gläser brauche ich für ein Stadtteilfest?: Plane pro erwarteter Person mindestens einen Mehrweg-Teller, einen Trinkbecher oder ein Trinkglas und je nach Angebot zusätzlich Besteck. Bei einer Veranstaltung von mehreren Stunden solltest du 10 bis 15 Prozent Reserve einrechnen, besonders bei Gläsern und Besteck.

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