Checklist voor een goed georganiseerd wielercongres

Een wielercongres vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en een programma. Je regelt sprekers, aanmeldingen, presentaties, catering en techniek in een vaste volgorde, zodat er op de congresdag niets blijft liggen. Deze checklist loopt van datum en locatie tot naamkaartjes, deelnemersmappen en het openen van de zaal. Let vooral op deadlines voor sprekersinformatie, dieetwensen, presentaties en het definitieve catering- en deelnemersaantal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Locatie reserveren
Catering reserveren
Techniek reserveren
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Sprekersinformatie verzamelen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Programma publiceren
Naamkaartjes ontwerpen
Routebeschrijving versturen
Presentaties verzamelen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Catering aantallen doorgeven
Techniekprogramma controleren
2 personen
Naamkaartjes printen
2 personen
Deelnemersmappen samenstellen
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
Beeldscherm aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties klaarzetten
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Fietsenstalling markeren
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Registratiebalie bemannen
3 personen
Deelnemers verwelkomen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Congres openen
Sprekers begeleiden
2 personen
Tijdschema bewaken
Presentaties bedienen
Vragen uit de zaal verzamelen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Lunchbuffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies en glazen verzamelen
2 personen
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
Borrelhapjes serveren
3 personen
Fotomoment begeleiden
Congres afsluiten
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Catering opruimen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Naamkaartjes en materialen verzamelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Huurmateriaal controleren
2 personen
Huurmateriaal retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Presentaties archiveren
Bedankbericht versturen
Aanwezigheidslijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Registratietafelaantal 2
Spreektafel
Podium
Statafelsaantal 12
Tafelkledenaantal 14

Apparatuur

Beeldscherm
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikkeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadstationsaantal 2
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 160
Wijnglazenaantal 140
Bordenaantal 140
Vorkenaantal 140
Messenaantal 140
Lepelsaantal 140
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Schaaltjesaantal 16
Serveerschalenaantal 12
Serveerplateausaantal 12
Keukenhandschoenenaantal 4

Decoratie

Wielerpostersaantal 12
Bannersaantal 4
Tafeldecoratieaantal 12
Naamkaarthoudersaantal 120
Draadrekkenaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledspotsaantal 4

Sportmateriaal

Fietsenrekkenaantal 10
Fietspompenaantal 2
Bandenlichtersaantal 4
Basisgereedschapssetsaantal 2
展示fietsenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Vuilnisgrijpersaantal 2
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en locatie eerst vast. Benader sprekers daarna direct en vraag uiterlijk enkele weken voor het congres om hun bio, portret, presentatie en technische wensen.
Open het aanmeldformulier zodra het programma voldoende staat. Vraag meteen naar dieetwensen en controleer de deelnemerslijst minstens twee keer: een week vooraf en opnieuw op de ochtend zelf.
Geef de catering pas een definitief aantal door nadat de inschrijving is gesloten of de afgesproken deadline is verstreken. Houd daarbij rekening met late afmeldingen en extra koffie, water en glazen tijdens pauzes.
Test de volledige techniek vóór de ontvangst: beeldscherm, laptop, HDMI-kabels, presentatieklikker, microfoons, luidsprekers en mengpaneel. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar en controleer elke presentatie op de congreslaptop.
Maak de registratietafel compleet met naamkaartjes, deelnemersmappen en route-informatie. Plan minimaal 90 minuten voor het openen van de locatie, zodat leveringen, zaalopstelling, dranken en techniek nog gecontroleerd kunnen worden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wielercongres organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, locatie, programma en sprekers. Reserveer catering en techniek zodra de basis vaststaat; voor populaire locaties kan dat nog eerder nodig zijn.
Wanneer moet ik de catering voor een wielercongres doorgeven?: Geef het definitieve aantal meestal 5 tot 7 werkdagen vooraf door, volgens de afspraak met de cateraar. Verzamel dieetwensen al bij de aanmelding en controleer ze nog één keer voordat je de aantallen bevestigt.
Wanneer moeten sprekers hun presentaties aanleveren?: Vraag presentaties uiterlijk 3 werkdagen voor het congres op, zodat je ze kunt controleren en op één laptop kunt verzamelen. Neem op de dag zelf ook een reservekopie mee op een tweede opslagmedium.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de congreslocatie klaar te zetten?: Plan minimaal 90 minuten voor de opbouw en technische controle. Bij een podium, meerdere microfoons, catering en veel deelnemers is 2 uur veiliger, vooral als er ook leveringen binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.