Radsportkongress organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Programm fest, bevor du Referenten und Location anfragst. Plane für die Abstimmung der Vorträge mindestens 6 bis 8 Wochen ein, damit Reihenfolge, Pausen und Technikbedarf zusammenpassen.
• Öffne das Anmeldeformular spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Kongress. Frage dort auch Ernährungswünsche ab und prüfe die Teilnehmerliste regelmäßig, statt die Catering-Mengen erst am Vortag zu schätzen.
• Fordere Präsentationen spätestens 3 Tage vor Beginn an und teste jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop und Bildschirm. Lege HDMI-Kabel, Präsentationsklicker, Mikrofone und Verlängerungskabel als gemeinsames Technikset bereit.
• Drucke Namensschilder und Teilnehmermappen erst nach der letzten Teilnehmerprüfung, aber mindestens 1 Werktag vorher. Richte den Registrierungstisch mit alphabetischer Liste, Stiften und den Unterlagen so ein, dass die Anmeldung pro Person höchstens 2 Minuten dauert.
• Plane den Aufbau mit einer festen Öffnungszeit der Location. Stelle Getränke frühzeitig kalt, nimm Lieferungen persönlich an und kontrolliere vor dem Einlass Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Ladestationen und Funkgeräte.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Radsportkongress organisieren?

Beginne etwa 4 bis 6 Monate vorher mit Datum, Programm, Referenten und Location. Catering und Technik sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin reserviert sein.

Wann sollte das Anmeldeformular für einen Radsportkongress online gehen?

Öffne die Anmeldung idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Kongress. Schließe sie 3 bis 5 Tage vorher oder sobald die Raumkapazität erreicht ist, damit Teilnehmerliste und Catering-Zahl rechtzeitig feststehen.

Wann muss man die Präsentationen der Referenten einsammeln?

Fordere alle Präsentationen spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung an. So bleibt mindestens 1 Arbeitstag für Dateiprüfung, Kompatibilitätstest und die Zusammenstellung des Technikprogramms.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Radsportkongresses?

Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Tische, Stühle, Bühne, Registrierung, Technik und Catering ein. Öffne die Location zusätzlich 30 Minuten vor dem Einlass für einen letzten Ton-, Bild- und Ablaufcheck.

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