Werkfitdag organiseren: checklist en planning

Een Werkfitdag vraagt om meer dan een programma en een paar workshops. Je regelt vooraf de locatie, begeleiders, aanmeldingen en dieetwensen, en zorgt op de dag zelf voor een veilige, werkbare ruimte. Denk naast tafels en stoelen ook aan een vrije bewegingsruimte, getest presentatiemateriaal en sportmaterialen per workshop. Met deze checklist zie je wat eerst moet, wat je uiterlijk enkele dagen vooraf controleert en wat bij de opening klaar moet staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Workshops en begeleiders boeken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en route delen
Deelnemerslijst bijwerken
Naamkaartjes maken
2 personen
Werkbladen printen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Catering voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Zaalindeling uitzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Bewegingsruimte vrijmaken
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Presentaties testen
Materialen per workshop klaarleggen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Energizer begeleiden
2 personen
Workshop werkhouding begeleiden
2 personen
Pauzedranken serveren
2 personen
Workshop stress en energie begeleiden
2 personen
Beweegworkshop begeleiden
2 personen
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
Dinerbuffet serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Netwerkactiviteit begeleiden
2 personen
Persoonlijke actieplannen maken
2 personen
Afsluiting verzorgen
Laatste vragen beantwoorden
2 personen

Nazorg

Materialen verzamelen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Zaal opruimen
4 personen
Zaal schoonmaken
2 personen
Apparatuur uitschakelen
Locatie afsluiten
2 personen
Overgebleven materialen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 55
Herbruikbare kommenaantal 55
Herbruikbare glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 55
Serveerbestekaantal 12
Schenkkanenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Serveerschalen met dekselaantal 4
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draagbare speaker
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Sportmateriaal

Yogamattenaantal 25
Weerstandsbandenaantal 25
zachte ballenaantal 10
Pionnenaantal 12
Stopwatchaantal 2

Decoratie

Naamkaartjesaantal 50
Tafelkledenaantal 8
Programmapostersaantal 8
Pijlbordjesaantal 10

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en locatie eerst vast; boek workshops en begeleiders zodra de duur en groepsindeling bekend zijn, zodat je niet op het laatste moment moet schuiven.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en verwerk ze direct in de catering. Zet serveerschalen met deksel en aparte serveerlepels klaar als gerechten gescheiden moeten blijven.
Stuur programma, route en praktische informatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld ook waar de ontvangsttafel, workshops en bewegingsruimte zijn, zodat deelnemers niet hoeven te zoeken.
Test beamer, projectiescherm, laptop, speaker en microfoon minimaal 1 dag vooraf. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar en neem presentaties ook lokaal op de laptop mee.
Maak per workshop één materiaalset en label die vooraf. Controleer naast werkbladen ook yogamatten, weerstandsbanden, zachte ballen, pionnen en een stopwatch voordat de locatie opengaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Werkfitdag organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Boek workshops en begeleiders daarna zo snel mogelijk; verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de dag.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst en dieetwensen afronden?: Vraag dieetwensen op bij de aanmelding en sluit de inventarisatie 7 dagen vooraf. Werk de deelnemerslijst daarna nog één keer bij, zodat naamkaartjes en catering op het juiste aantal zijn gebaseerd.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie klaar te zetten?: Plan minimaal 90 minuten voor openen, zaalindeling, tafels en stoelen, bewegingsruimte, techniek en workshopmaterialen. Houd extra tijd aan als je meerdere ruimtes of een uitgebreide catering gebruikt.
Wanneer moet ik de techniek voor een Werkfitdag testen?: Test beamer, scherm, laptop, speaker en microfoon uiterlijk de dag ervoor. Controleer op de ochtend zelf nog één keer de aansluiting en zet de presentatie minstens 30 minuten voor ontvangst klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.