Checklist pour organiser une journée de mise en forme au travail

Une journée de mise en forme au travail demande plus qu’un programme d’ateliers. Il faut réserver le lieu et les animateurs, suivre les inscriptions, prévoir les besoins alimentaires et garder un espace libre pour bouger. Cette checklist vous accompagne dans l’ordre des préparatifs, jusqu’au test du vidéoprojecteur, à l’accueil et au rangement du matériel sportif. Vous saurez aussi quoi préparer la veille pour éviter les retards le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver les ateliers et les animateurs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Partager le programme en route
Mettre à jour la liste des participants
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les feuilles de travail
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Préparer le service traiteur
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Libérer l’espace de mouvement
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester les présentations
Préparer le matériel pour chaque atelier
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Présenter le programme
Animer l’énergizer
2 personnes
Animer l'atelier sur la posture au travail
2 personnes
Servir les boissons de pause
2 personnes
Animer l’atelier stress et énergie
2 personnes
Animer l’atelier de mouvement
2 personnes
Installer le buffet du dîner
3 personnes
Servir le buffet du dîner
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Animer l’activité de réseautage
2 personnes
Créer des plans d’action personnels
2 personnes
Assurer la clôture
Répondre aux dernières questions
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger la salle
4 personnes
Nettoyer la salle
2 personnes
Éteindre l’équipement
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner le matériel restant
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 55
Bols réutilisablesqté 55
Verres réutilisablesqté 60
Tasses à caféqté 50
Couvertsqté 55
Couverts de serviceqté 12
Carafesqté 6
Thermosqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Plats de service avec couvercleqté 4
Louchesqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Matériel de sport

Tapis de yogaqté 25
Bandes de résistanceqté 25
balles souplesqté 10
Cônesqté 12
Chronomètreqté 2

Décoration

Badges nominatifsqté 50
Nappesqté 8
Affiches du programmeqté 8
Panneaux de directionqté 10

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Prévoyez une marge entre les ateliers pour les déplacements, les pauses et l’installation du matériel.
Suivez les inscriptions dans une liste unique et mettez-la à jour jusqu’à la veille. Utilisez-la pour préparer les badges nominatifs, les feuilles de travail et les informations alimentaires.
Gardez un espace de mouvement dégagé avant l’arrivée des participants. Les tables et les chaises doivent permettre de sortir rapidement les tapis, bandes de résistance, balles souples et cônes.
Testez la technique au moins 60 minutes avant le début : ordinateur, vidéoprojecteur, écran, enceinte, microphone, rallonges et multiprises. Ouvrez aussi les présentations pour vérifier les formats et le son.
Refroidissez les boissons la veille et préparez le service traiteur avant l’accueil. Comptez une carafe d’eau pour environ 6 personnes et prévoyez un accès séparé pour le buffet afin d’éviter les files à l’entrée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée de mise en forme au travail ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et les animateurs, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de recueillir les besoins alimentaires.
Quand faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la journée. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement pour finaliser les badges, les feuilles de travail et les quantités du traiteur.
Quand préparer le matériel des ateliers ?: Rassemblez et répartissez le matériel par atelier la veille. Faites un contrôle final au moins 60 minutes avant l’accueil, notamment pour les tapis, les bandes de résistance, les balles, les cônes et le chronomètre.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Réservez au moins 90 minutes avant l’arrivée du groupe. Ce temps couvre l’agencement des tables et des chaises, la libération de l’espace de mouvement, le branchement de la technique et l’installation de la table d’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.