LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Welkomstpicknick organiseren: een checklist die werkt

Een welkomstpicknick staat of valt met voorbereiding op locatie, eten en weer. Begin met de uitnodigingen en verwerk aanmeldingen en dieetwensen voordat je boodschappen doet. Reserveer niet alleen de picknicklocatie, maar ook tafels en stoelen en leg een alternatief weerplan vast. Op de dag zelf draait het vooral om koeling, een logische buffetindeling en genoeg tijd om tafels, kleden en welkomstbord klaar te zetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Definitieve gastenlijst maken

  • Dieetwensen controleren

  • Picknicklocatie reserveren

  • Tafels en stoelen reserveren

  • Weersvoorspelling controleren

  • Alternatief weerplan bevestigen

  • Boodschappenlijst controleren

  • Houdbare boodschappen doen

    2 personen

  • Verse boodschappen doen

    2 personen

  • Materialen verzamelen

    2 personen

  • Allergene producten apart zetten

  • Groenten en fruit wassen

    2 personen

  • Brood en beleg voorbereiden

    2 personen

  • Salades en dips bereiden

    2 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Koelboxen vullen

    2 personen

  • Picknicktafels opstellen

    3 personen

  • Stoelen en kleden plaatsen

    3 personen

  • Buffettafels inrichten

    2 personen

  • Servies en bestek klaarzetten

    2 personen

  • Versiering ophangen

    2 personen

  • Welkomstbord plaatsen

  • Muziek en verlichting testen

  • Afvalpunten inrichten

Event

  • Gasten verwelkomen

    2 personen

  • Welkomstdrankjes serveren

    2 personen

  • Buffet openen

    2 personen

  • Hapjes en brood bijvullen

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Laatste ronde serveren

    2 personen

Nazorg

  • Eten gekoeld verpakken

    2 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    3 personen

  • Decoratie verwijderen

    2 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Locatie schoon achterlaten

    3 personen

  • Materialen terugbrengen

    2 personen

  • Koelboxen legen en reinigen

  • Afval afvoeren

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Picknicktafelsaantal 6
  • Stoelenaantal 50
  • Picknickkledenaantal 10
  • Buffettafelsaantal 3
  • Partytentenaantal 2
  • Krukkenaantal 6

Servies

  • Bordenaantal 60
  • Kommetjesaantal 50
  • Glazenaantal 70
  • Mokkenaantal 30
  • Vorkenaantal 60
  • Messenaantal 60
  • Lepelsaantal 40

Keuken

  • Snijplankenaantal 4
  • Koks- en broodmessenaantal 4
  • Serveerschalenaantal 12
  • Serveertangenaantal 8
  • Schenkkanaantal 4
  • Thermoskannenaantal 4
  • Koelboxenaantal 4
  • Koelelementenaantal 20

Apparatuur

  • Koffiezetapparaataantal 2
  • Waterkokeraantal 2
  • Bluetoothspeaker
  • Verlengsnoerenaantal 2
  • Stekkerdozenaantal 2

Decoratie

  • Welkomstbord
  • Tafelkledenaantal 6
  • Vlaggenlijnenaantal 4
  • Bloemstukkenaantal 6
  • Naamkaartjesaantal 50

Verlichting

  • Lichtslingersaantal 4
  • Batterijlantaarnsaantal 6

Sportmateriaal

  • Frisbeesaantal 3
  • Kubbspel
  • Picknickspelletjesaantal 4

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 4
  • Handzeepdispenseraantal 2
  • Schoonmaaksponsjesaantal 6
  • Afwasborstelsaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Verzamel dieetwensen meteen bij de aanmelding en controleer ze nogmaals tegen de definitieve gastenlijst. Zet allergene producten apart en houd die scheiding ook aan bij serveerschalen en tangen.
  • Controleer de weersvoorspelling uiterlijk 48 uur vooraf en bevestig dan ook het alternatief. Partytenten, picknickkleden en een binnenlocatie helpen alleen als ze daadwerkelijk beschikbaar zijn.
  • Doe houdbare boodschappen enkele dagen eerder en plan verse boodschappen zo dicht mogelijk op de picknick. Zet dranken en koelelementen minimaal 2 uur vooraf koud in de koelboxen.
  • Plan voor het opstellen van picknicktafels, stoelen, kleden en buffettafels minstens 60 minuten. Leg servies, bestek, serveerschalen en serveertangen per onderdeel van het buffet bij elkaar.
  • Test koffiezetapparaat, waterkoker, bluetoothspeaker, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór vertrek. Zo ontdek je niet pas op locatie dat een kabel te kort is of een apparaat niet werkt.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een welkomstpicknick versturen?
Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om aanmelding en dieetwensen met een duidelijke uiterste datum, bijvoorbeeld 10 dagen voor de picknick.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een welkomstpicknick klaar te zetten?
Reken op minstens 60 minuten voor tafels, stoelen, kleden, buffettafels, versiering en het welkomstbord. Voeg 30 minuten toe als je ook koffie, thee, koeling en een uitgebreid buffet op locatie voorbereidt.
Wanneer moet ik de weersvoorspelling voor een welkomstpicknick controleren?
Controleer de voorspelling 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Bevestig uiterlijk 2 dagen vooraf waar je naartoe uitwijkt bij regen of harde wind.
Hoe lang van tevoren moet ik eten en drinken voorbereiden?
Bereid brood, beleg, salades en dips bij voorkeur 2 tot 4 uur vooraf en bewaar ze gekoeld. Zet dranken minimaal 2 uur vooraf koud; groenten en fruit kun je eerder wassen en afgesloten bewaren.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!