LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Willkommenspicknick organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Willkommenspicknick wirkt unkompliziert, braucht aber mehr Vorbereitung als nur Decken und belegte Brote. Kläre zuerst Gästezahl, Ernährungswünsche und den Picknickort, bevor du Möbel oder Lebensmittel reservierst. Plane außerdem einen Wetterersatz und trenne allergene Produkte bei der Vorbereitung. Am Veranstaltungstag helfen vorbereitete Kühlboxen, beschriftete Buffettische und ein sichtbares Willkommensschild dabei, dass der Aufbau pünktlich gelingt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Diätwünsche prüfen

  • Picknickort reservieren

  • Tische und Stühle reservieren

  • Wettervorhersage prüfen

  • Alternativen Wetterplan bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Haltbare Lebensmittel einkaufen

    2 Personen

  • Frische Einkäufe erledigen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Allergene Produkte separat stellen

  • Gemüse und Obst waschen

    2 Personen

  • Brot und Aufstriche vorbereiten

    2 Personen

  • Salate und Dips zubereiten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Picknicktische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle und Decken aufstellen

    3 Personen

  • Buffettische einrichten

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Willkommensschild aufstellen

  • Musik und Beleuchtung testen

  • Abfallstationen einrichten

Event

  • Gäste begrüßen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Snacks und Brot nachfüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Letzte Runde servieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Speisen gekühlt verpacken

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort sauber hinterlassen

    3 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PicknicktischeAnz. 6
  • StühleAnz. 50
  • PicknickdeckenAnz. 10
  • BuffetischeAnz. 3
  • PartyzelteAnz. 2
  • HockerAnz. 6

Geschirr

  • TellerAnz. 60
  • SchälchenAnz. 50
  • GläserAnz. 70
  • TassenAnz. 30
  • GabelnAnz. 60
  • MesserAnz. 60
  • LöffelAnz. 40

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • KaraffeAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 20

Ausstattung

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • Bluetooth-Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 2

Dekoration

  • Willkommensschild
  • TischdeckenAnz. 6
  • WimpelkettenAnz. 4
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 50

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • BatterielaternenAnz. 6

Sportmaterial

  • FrisbeesAnz. 3
  • Kubb-Spiel
  • PicknickspieleAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • HandseifenspenderAnz. 2
  • ReinigungsschwämmeAnz. 6
  • SpülbürstenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schicke die Einladungen früh genug, damit du mindestens 7 Tage vor dem Picknick eine belastbare Gästeliste hast. Frage dabei direkt nach Allergien und Ernährungswünschen.
  • Bestätige Picknickort, Tische, Stühle und einen Wetterplan spätestens 3 bis 5 Tage vorher. Prüfe die Wettervorhersage erneut am Vorabend und am Veranstaltungsmorgen.
  • Kaufe haltbare Lebensmittel zuerst und erledige frische Einkäufe möglichst am Vortag. Wasche Obst und Gemüse, bereite Salate und Dips vor und stelle allergene Produkte separat.
  • Kühle Getränke mehrere Stunden vor Beginn und fülle die Kühlboxen mit Kühlelementen. Rechne bei warmem Wetter zusätzlich mit einer zweiten Kühlbox für empfindliche Speisen.
  • Plane für den Aufbau mindestens 60 Minuten ein: Zuerst Möbel und Decken aufstellen, danach Buffettische, Geschirr und Getränke einrichten. Willkommensschild und Dekoration kommen zum Schluss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Willkommenspicknick einladen?
Verschicke die Einladungen idealerweise 2 bis 3 Wochen vorher. Setze den Anmeldeschluss auf etwa 7 Tage vor dem Termin, damit du Essen, Getränke, Sitzplätze und Ernährungswünsche konkret planen kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Willkommenspicknicks?
Für einen Aufbau mit Picknicktischen, Stühlen, Decken, Buffettischen und Dekoration solltest du mindestens 60 Minuten einplanen. Bei Partyzelten oder Strombedarf für Kaffeemaschine und Lautsprecher sind 90 Minuten realistischer.
Wann sollte man das Essen für ein Willkommenspicknick vorbereiten?
Haltbare Lebensmittel kannst du 2 bis 3 Tage vorher einkaufen. Salate, Dips, geschnittenes Obst und Gemüse bereitest du am Vortag vor; Brot und empfindliche frische Zutaten kommen möglichst am Veranstaltungstag dazu.
Wie plant man ein Willkommenspicknick bei schlechtem Wetter?
Bestätige spätestens 3 bis 5 Tage vorher eine Alternative, zum Beispiel einen überdachten Bereich oder einen Ersatzort. Triff die endgültige Entscheidung anhand der Wettervorhersage am Vorabend und informiere die Gäste sofort.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!