Checklist voor een goed georganiseerde wandelvierdaagse
Een wandelvierdaagse organiseren vraagt meer dan vier routes uitzetten. Je regelt vergunningen, start- en finishlocaties, rustposten, verkeersregelaars en vrijwilligers voordat de eerste wandelaar vertrekt. Daarnaast moeten routekaarten, startnummers, stempelkaarten en medaillelabels op tijd klaarliggen. Deze checklist volgt de voorbereiding van route en inschrijving tot de inrichting van het startgebied, de rustposten en de finish.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Routevergunningen aanvragen
Start- en finishlocatie reserveren
Rustlocaties reserveren
2 personen
Vier wandelroutes uitwerken
2 personen
Routes laten controleren
3 personen
Veiligheidspunten vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Verkeersregelaars inplannen
Routekaarten laten drukken
Startnummers klaarmaken
3 personen
Medaillelabels voorbereiden
2 personen
Materialen controleren
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelboxen vullen
3 personen
Routepakketten sorteren
3 personen
Startgebied uitzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Routeborden plaatsen
6 personen
Rustposten inrichten
6 personen
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Routeborden verplaatsen
6 personen
Routeborden verplaatsen
6 personen
Routeborden plaatsen
6 personen
Event
Startnummers uitdelen
4 personen
Wandelaars registreren
3 personen
Wandelaars starten
4 personen
Rustpost bemannen
8 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Finishregistratie bijhouden
3 personen
Medalies uitdelen
3 personen
Eindcontrole route uitvoeren
3 personen
Startnummers uitdelen
4 personen
Wandelaars registreren
3 personen
Rustpost bemannen
8 personen
Finishregistratie bijhouden
3 personen
Dranken en fruit uitdelen
4 personen
Startnummers uitdelen
4 personen
Wandelaars registreren
3 personen
Rustpost bemannen
8 personen
Finishregistratie bijhouden
3 personen
Medalies uitdelen
3 personen
Startnummers uitdelen
4 personen
Wandelaars registreren
3 personen
Laatste rustpost bemannen
8 personen
Finishregistratie bijhouden
3 personen
Eindmedailles uitdelen
4 personen
Finishdranken serveren
4 personen
Laatste route controleren
3 personen
Nazorg
Dagroute opruimen
6 personen
Dagroute opruimen
6 personen
Dagroute opruimen
6 personen
Alle routeborden verzamelen
6 personen
Locatie volledig afbreken
6 personen
Servies en materialen afwassen
4 personen
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Routekaarten archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Klaptafelsaantal 14
- Klapstoelenaantal 40
- Afvalbakkenaantal 12
Apparatuur
- Koelboxenaantal 8
- Waterkokersaantal 4
- Kassaboxenaantal 2
- Portofoonsaantal 12
- Mobiele opladersaantal 6
Verlichting
- Ledlampenaantal 12
- Verlengkabelsaantal 6
Sportmateriaal
- Routepijlenaantal 120
- Routebordenaantal 80
- Afzetlintaantal 12
- Verkeerskegelsaantal 30
- Stempelkaartenaantal 500
- Startnummersaantal 500
- Medailiesaantal 500
- Veiligheidshesjesaantal 20
- Paraplu'saantal 8
- Pionnenaantal 24
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 600
- Herbruikbare bordenaantal 300
- Herbruikbaar bestekaantal 300
- Koffiekannenaantal 6
- Schenkkannenaantal 12
- Dienbladenaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Keukenmessenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 12
- Tangenaantal 8
- Maatbekersaantal 4
- Koelelementenaantal 40
- Voedselbakkenaantal 20
- Servettenhoudersaantal 12
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Ballonnenaantal 200
- Pijlbordjesaantal 30
- Tafelkledenaantal 14
Catering
- Waterdispensersaantal 6
- Thermoskannenaantal 10
- Koelmattenaantal 6
- Limonadetapsaantal 6
- Boodschappen
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 4
- Vloertrekkersaantal 2
- Emmersaantal 6
- Sponzenaantal 12
- Handdoekenaantal 20
- Eerstehulpkoffersaantal 4
- Brandblussersaantal 4
Tips
- Begin met de vier routes en laat ze controleren voordat je routekaarten laat drukken. Controleer per route ook kruisingen, veiligheidspunten, rustlocaties en plekken waar routepijlen of routeborden nodig zijn.
- Reserveer start-, finish- en rustlocaties vroeg en leg vast hoeveel partytenten, klaptafels, klapstoelen en afvalbakken je per plek nodig hebt. Zo voorkom je dat materialen pas op de wandeldag over locaties verdeeld worden.
- Plan vrijwilligers en verkeersregelaars per route en tijdsblok in. Geef teams portofoons, veiligheidshesjes en mobiele opladers mee en wijs vooraf aan wie bij ziekte of vertraging kan inspringen.
- Verwerk dieetwensen samen met de aanmeldingen en doe boodschappen op basis van het verwachte aantal deelnemers. Zet dranken gekoeld klaar, vul koelboxen en controleer of herbruikbare bekers, koffiekannen en schenkkannen over alle rustposten verdeeld zijn.
- Maak routepakketten, startnummers, stempelkaarten en medaillelabels niet op het laatste moment klaar. Sorteer ze per dag of route en controleer materialen, routepijlen, afzetlint, pionnen en verkeerskegels voordat je het startgebied opbouwt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een wandelvierdaagse organiseren?
- Begin minimaal enkele maanden vooraf met vergunningen, locaties en routes. Plan vrijwilligers, verkeersregelaars en materialen uiterlijk enkele weken voor de start; drukwerk en routepakketten moeten dan ook geregeld zijn.
- Hoeveel routes heb je nodig voor een wandelvierdaagse?
- Voor een vierdaagse werk je vier afzonderlijke wandelroutes uit, één per wandeldag. Laat iedere route controleren en leg per route rustlocaties, veiligheidspunten, bewegwijzering en bemanning vast.
- Wat moet er op een rustpost van een wandelvierdaagse liggen?
- Zet per rustpost tafels, stoelen, een partytent, afvalbakken, koelboxen, dranken en herbruikbare bekers klaar. Voeg voor koffie waterkokers, koffiekannen en schenkkannen toe en controleer dit uiterlijk de dag ervoor.
- Wanneer moet ik startnummers en routekaarten klaarmaken?
- Maak startnummers, routekaarten, stempelkaarten en medaillelabels klaar zodra de aanmeldingen verwerkt zijn. Sorteer de routepakketten uiterlijk één dag voor de start, zodat de inschrijftafel zonder zoeken kan beginnen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!