Checklist pour organiser quatre jours de marche

Quatre jours de marche demandent une préparation répartie sur plusieurs semaines : les autorisations, les itinéraires et les lieux d’accueil doivent être réglés avant les inscriptions. Prévoyez quatre parcours vérifiés, un point de départ et d’arrivée, ainsi que des lieux de repos clairement identifiés. La checklist vous aide ensuite à coordonner les bénévoles, les ravitaillements, les dossards et l’installation sur place, sans oublier les détails qui bloquent souvent le départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Demander les autorisations d’itinéraire
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Réserver les lieux de repos
2 personnes
Développer quatre itinéraires de randonnée
2 personnes
Faire vérifier les itinéraires
3 personnes
Consigner les points de sécurité
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Prévoir des agents de circulation
Faire imprimer les cartes d’itinéraire
Préparer les dossards
3 personnes
Préparer les étiquettes de médaille
2 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Remplir les glacières
3 personnes
Trier les packs de parcours
3 personnes
Délimiter la zone de départ
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les panneaux de parcours
6 personnes
Aménager les postes de repos
6 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Déplacer les panneaux de direction
6 personnes
Déplacer les panneaux de direction
6 personnes
Installer les panneaux de parcours
6 personnes

Événement

Distribuer les dossards
4 personnes
Enregistrer les randonneurs
3 personnes
Lancer les marcheurs
4 personnes
Assurer le poste de repos
8 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
Distribuer les médailles
3 personnes
Effectuer le contrôle final de l’itinéraire
3 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Enregistrer les randonneurs
3 personnes
Assurer le poste de repos
8 personnes
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
Distribuer les boissons et les fruits
4 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Enregistrer les randonneurs
3 personnes
Assurer le poste de repos
8 personnes
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
Distribuer les médailles
3 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Enregistrer les randonneurs
3 personnes
Assurer le dernier point de repos
8 personnes
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
Remettre les médailles de fin
4 personnes
Servir les boissons de l'arrivée
4 personnes
Vérifier le dernier itinéraire
3 personnes

Suivi

Ranger l’itinéraire du jour
6 personnes
Ranger l’itinéraire du jour
6 personnes
Ranger l’itinéraire du jour
6 personnes
Rassembler tous les panneaux d’orientation
6 personnes
Démonter entièrement le site
6 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
4 personnes
Collecter et trier les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Archiver les cartes d'itinéraire

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 14
Chaises pliantesqté 40
Poubellesqté 12

Équipement

Glacièresqté 8
Bouilloiresqté 4
Caissesqté 2
Talkies-walkiesqté 12
Chargeurs mobilesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Rallongesqté 6

Matériel de sport

Flèches de directionqté 120
Panneaux de directionqté 80
Ruban de balisageqté 12
Cônes de signalisationqté 30
Cartes de poinçonnageqté 500
Numéros de départqté 500
Médaillesqté 500
Gilets de sécuritéqté 20
Parapluiesqté 8
Cônesqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 600
Assiettes réutilisablesqté 300
Couverts réutilisablesqté 300
Pichets à caféqté 6
Carafesqté 12
Plateauxqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Louchesqté 12
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Pains de glaceqté 40
Bacs alimentairesqté 20
Porte-serviettesqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 200
Panneaux de directionqté 30
Nappesqté 14

Catering

Distributeurs d'eauqté 6
Thermosqté 10
Tapis rafraîchissantsqté 6
Robinet à limonadeqté 6
Courses

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Épongesqté 12
Serviettesqté 20
Trousses de premiers secoursqté 4
Extincteursqté 4

Conseils

Commencez par les autorisations et les réservations : prévoyez au moins quatre itinéraires distincts, puis faites-les vérifier avant d’imprimer les cartes et les panneaux.
Centralisez les informations des participants avant l’événement, notamment les besoins alimentaires. Préparez les packs de parcours et les dossards après la clôture des inscriptions pour éviter les corrections de dernière minute.
Répartissez les bénévoles par poste et par journée, en prévoyant des agents de circulation aux endroits sensibles. Les talkies-walkies et les chargeurs mobiles doivent être testés et affectés avant l’installation.
Installez les zones dans un ordre fixe : délimitez d’abord le départ, montez les tentes, puis placez tables, chaises, signalétique et table d’inscription. Gardez les glacières et les boissons au frais jusqu’à l’ouverture.
Contrôlez le matériel la veille, y compris les flèches, cônes, ruban de balisage, gilets de sécurité et lampes LED. Prévoyez aussi une solution pour la pluie avec des parapluies et des rallonges protégées.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation de quatre jours de marche ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant le départ. Les autorisations, les réservations et la vérification des quatre itinéraires doivent être traitées avant d’envoyer les invitations.
Combien d’itinéraires faut-il prévoir pour quatre jours de marche ?: Prévoyez quatre itinéraires, un par journée, puis faites contrôler chacun d’eux. Notez les points de sécurité, les traversées et les lieux de repos avant l’impression des cartes.
Quand préparer les dossards et les packs de parcours ?: Préparez-les après la clôture des inscriptions, idéalement 3 à 7 jours avant le premier départ. Vous disposerez alors des nombres définitifs et des informations alimentaires recueillies auprès des participants.
Que faut-il installer la veille d’une marche ?: Installez la signalétique, la zone de départ, les tentes, les tables, les chaises et les postes de repos la veille. Vérifiez ensuite les talkies-walkies, les lampes, les glacières et les boissons avant l’arrivée des marcheurs.

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