Wandelvierdaagse organiseren: checklist en planning

Een wandelvierdaagse vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten. Je regelt vergunningen, verkeersveiligheid, EHBO, vrijwilligers, inschrijvingen en materiaal voor vier wandeldagen. Plan routecontroles ruim vooraf en leg start- en finishlocaties op tijd vast. Deze checklist helpt je om de voorbereiding in de juiste volgorde te doen, van datum en route tot briefing, bevoorrading en de opbouw op de eerste wandeldag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Routecontroles plannen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Verkeersregelaars aanvragen
EHBO-bezetting vastleggen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Routekaarten laten drukken
Startnummers bestellen
Medische contactgegevens verzamelen
Route bewegwijzeren
4 personen
Rustpunten controleren
3 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Startpakketten samenstellen
4 personen
Dranken koelen
2 personen
Briefing voor vrijwilligers geven
3 personen
Weersverwachting controleren

Event

Start- en finishgebied opbouwen
6 personen
Inschrijftafels opstellen
3 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Rustpunten inrichten
6 personen
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Route-instructies geven
2 personen
Wandelaars laten starten
3 personen
Rustpunt bemannen
3 personen
Water en fruit uitdelen
3 personen
Verkeersposten bemannen
4 personen
Finishers registreren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Eerste dag afsluiten
2 personen
Start- en finishgebied opbouwen
6 personen
Routeborden controleren
3 personen
Rustpunten inrichten
5 personen
Deelnemers afmelden en starten
4 personen
Rustpunt bemannen
3 personen
Water en fruit uitdelen
3 personen
Verkeersposten bemannen
4 personen
Finishers registreren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Derde dag uitvoeren
Laatste dag uitvoeren
Medaille-uitreiking begeleiden
4 personen
Finishfoto's maken
2 personen
Muziek en omroep verzorgen
2 personen
Finishers feliciteren
4 personen
Laatste deelnemers opvangen
3 personen

Nazorg

Locatie afbreken
6 personen
Routeborden verwijderen
4 personen
Materialen schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 8
Afvalbakkenaantal 10
Tafelkledenaantal 12

Apparatuur

Portofoonsaantal 12
Mobiele telefoonsaantal 6
Opladersaantal 8
Muziekspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 8
Waterdispensersaantal 6
Thermoskannenaantal 8

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 120
Routebordenaantal 40
Startnummersaantal 450
Polsbandjesaantal 450
Medaillelintenaantal 450
Wandelmedaillesaantal 450
Routekaartenaantal 500
Klembordenaantal 12
Markeerstiftenaantal 24
Pionnenaantal 30
Afzetlintaantal 12
Verkeersvestenaantal 20
Regenschermenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 500
Koffiebekersaantal 500
Bordenaantal 300
Besteksetsaantal 300
Serveerschalenaantal 20
Schenkkannenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 4
Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Koelcontainersaantal 6
Jerrycansaantal 12

EHBO

EHBO-koffersaantal 4
Wegwerphandschoenenaantal 100
Reddingsdekensaantal 20
IJscompressenaantal 30
Blarenpleistersaantal 200

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Zaklampenaantal 12
Batterijenaantal 48

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Nederlandse vlaggenaantal 8
Pijlbordenaantal 20

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Afvalknijpersaantal 6
Handzeepdispensersaantal 8
Desinfectiemiddelaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, route, vergunningen en verzekering. Reserveer de start- en finishlocatie zodra de datum vaststaat; geschikte locaties zijn vaak al bezet.
Plan ten minste twee routecontroles: één tijdens de voorbereiding en één kort voor de start. Controleer daarbij routepijlen, routeborden, rustpunten en plekken waar verkeersregelaars nodig zijn.
Wacht niet met vrijwilligers indelen tot de laatste week. Maak per dag een bezetting voor start, finish, rustpunten, routeposten en EHBO en geef iedereen tijdens een briefing duidelijke contactgegevens.
Verzamel medische contactgegevens en dieetwensen bij de inschrijving, niet pas bij het uitdelen van startpakketten. Druk routekaarten en bestel startnummers op basis van de verwerkte aanmeldingen, met een kleine reserve.
Controleer de weersverwachting 48 uur voor elke wandeldag en pas de voorraad daarop aan. Zet dranken gekoeld klaar, controleer koelboxen en waterdispensers en zorg dat route- en communicatieapparatuur opgeladen is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wandelvierdaagse organiseren?: Start minimaal 12 weken vooraf met datum, route, vergunningen, verzekering en locaties. Begin uiterlijk 6 weken voor de start met vrijwilligers, inschrijvingen en materiaalbestellingen.
Wanneer moet ik een vergunning voor een wandelvierdaagse aanvragen?: Vraag de vergunning bij voorkeur 12 weken voor het evenement aan, omdat de behandeling per gemeente verschilt. Controleer tegelijk of verkeersregelaars en routeafzettingen aanvullende aanvragen vereisen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wandelvierdaagse?: Maak per wandeldag een aparte bezetting voor start, finish, rustpunten, routeposten, verkeer en EHBO. Tel daarna minimaal 10 procent reservevrijwilligers op bij het aantal geplande diensten voor uitval en pauzes.
Wanneer moet ik de route van een wandelvierdaagse controleren?: Controleer de route minstens twee keer: eenmaal enkele weken vooraf en opnieuw in de laatste week. Loop of fiets de route kort voor de start na op ontbrekende pijlen, wegwerkzaamheden, obstakels en bereikbaarheid van rustpunten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.