Checklist voor een goed georganiseerde wandeltocht
Een wandeltocht organiseren begint niet met pijlen ophangen, maar met een route die klopt en een startlocatie die beschikbaar is. Regel daarna vergunningen, rustpunten, vrijwilligers en aanmeldingen voordat je materialen bestelt of boodschappen doet. In de laatste week controleer je de route opnieuw, verzamel je dieetwensen en maak je de deelnemersinformatie compleet. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke inschrijving, zichtbare routeaanduiding, ingerichte rustpunten en een plan voor slecht weer of noodgevallen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Route bepalen
2 personen
Routeafstand controleren
2 personen
Routevergunning aanvragen
Startlocatie reserveren
Rustpunten vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
Route opnieuw controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst printen
Noodnummers printen
Boodschappen doen
2 personen
Routepijlen voorbereiden
2 personen
Startpakketten samenstellen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Routebord plaatsen
2 personen
Routepijlen ophangen
3 personen
Rustpunt inrichten
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Briefing vrijwilligers geven
2 personen
Event
Startpakket uitdelen
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Vertrektijden bijhouden
Deelnemers informeren
2 personen
Routecontrole uitvoeren
3 personen
Rustpunt bemannen
2 personen
Water uitdelen
2 personen
Fruit en snacks uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Aankomende wandelaars opvangen
2 personen
Finishtijden registreren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Laatste routecontrole uitvoeren
2 personen
Laatste deelnemers opvangen
2 personen
Nazorg
Routepijlen verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Route op schade controleren
2 personen
Materialen schoonmaken
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 16
- Inschrijftafel
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 120
- Herbruikbare bordenaantal 100
- Herbruikbaar bestekaantal 100
- Koffiekopjesaantal 60
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Serveerplateausaantal 8
- Koelboxenaantal 6
Apparatuur
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Sportmateriaal
- Routepijlenaantal 80
- Routebordenaantal 8
- Pionnenaantal 12
- Startnummersaantal 100
- Polsbandjesaantal 100
- Klembordenaantal 4
- Pennenaantal 20
- Veiligheidshesjesaantal 12
- EHBO-koffersaantal 2
- Zaklampenaantal 6
Decoratie
- Tafelkledenaantal 6
- Ballonnenaantal 50
- Afzetlintaantal 4
Schoonmaak
- Handvegersaantal 2
- Vuilnisgrijpersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Controleer de route minstens twee keer: eerst bij het uitzetten en opnieuw in de laatste week. Let niet alleen op de afstand, maar ook op kruisingen, omleidingen en plekken waar routepijlen vanaf de looprichting niet zichtbaar zijn.
- Vraag de routevergunning vroeg aan en leg startlocatie en rustpunten pas vast nadat je hebt gecontroleerd hoeveel deelnemers daar tegelijk kunnen staan. Reserveer bij elk rustpunt ruimte voor een tafel, koelboxen en afvalbakken.
- Verzamel dieetwensen uiterlijk één week vooraf. Zo kun je de boodschappen en cateringtafel aanpassen voordat de koeling wordt gevuld en voorkom je dat speciale voeding op de ochtend zelf nog geregeld moet worden.
- Maak per vrijwilliger een concrete post en tijdstip, bijvoorbeeld inschrijving, rustpunt, routecontrole of afbouw. Print de deelnemerslijst en noodnummers naast de inschrijftafel; alleen digitale informatie is bij een lege telefoon of slecht bereik niet genoeg.
- Zet de routeborden, pijlen en afzetting vóór de eerste deelnemers aankomen. Richt daarna de inschrijftafel, cateringtafel en het eerste rustpunt in, en controleer of verlengkabels en stekkerdozen veilig liggen en niemand erover kan struikelen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een wandeltocht organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de route, startlocatie en vergunning. Plan de definitieve routecontrole en vrijwilligersindeling in de laatste 7 dagen.
- Hoeveel rustpunten heb ik nodig bij een wandeltocht?
- Plan meestal één rustpunt per 5 tot 8 kilometer, afhankelijk van de doelgroep en het terrein. Leg elk rustpunt minstens 2 weken vooraf vast, zodat je de inrichting en bevoorrading kunt voorbereiden.
- Wanneer moet ik de deelnemerslijst en noodnummers printen?
- Print beide documenten op de dag vóór de wandeltocht, nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Bewaar daarnaast een extra exemplaar bij de organisatie en geef vrijwilligers hun relevante contactgegevens vóór de start.
- Wanneer zet ik routepijlen en routeborden neer?
- Plaats ze op de ochtend zelf, bij voorkeur 1 tot 2 uur vóór de eerste start. Loop daarna de eerste kilometers na en controleer kruisingen, pijlen en tijdelijke afzettingen vanuit de richting waarin deelnemers lopen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!