Zo organiseer je een wandelestafette

Begin een wandelestafette niet met uitnodigingen, maar met de route en de benodigde vergunning. Leg daarna startlocatie, wisselpunten, teams en vrijwilligers vast, zodat je weet hoeveel materiaal en begeleiding nodig zijn. Werk vervolgens toe naar registratie, bewegwijzering en een duidelijke veiligheidsinstructie. Op de dag zelf draait alles om een tijdige opbouw, herkenbare posten en een korte controle van route, verlichting en weersverwachting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Routevergunning aanvragen
2
Route en wisselpunten vastleggen
2 personen
3
Reservering startlocatie maken
4
Vrijwilligers werven
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Wisselteams indelen
2 personen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Startnummers en routekaarten drukken
11
Route bewegwijzering controleren
2 personen
12
Weersverwachting controleren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Materialen verzamelen
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Start- en finishgebied opbouwen
5 personen
17
Registratietafels klaarzetten
2 personen
18
Routepijlen en linten plaatsen
4 personen
19
Wisselpunten inrichten
6 personen
20
Verlichting langs route controleren
3 personen
21
EHBO-materialen verdelen
2 personen
22
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

23
Aanmeldbalie openen
3 personen
24
Deelnemers registreren
4 personen
25
Startnummers uitdelen
2 personen
26
Route en wissels uitleggen
2 personen
27
Wandelestafette starten
2 personen
28
Wisselpunten bemannen
6 personen
29
Routepost bemannen
4 personen
30
Dranken serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Versnaperingen aanvullen
2 personen
33
Deelnemers bij finish registreren
3 personen
34
Finishers ontvangen
3 personen
35
Laatste routecontrole uitvoeren
2 personen
36
Laatste deelnemers binnenhalen
2 personen

Nazorg

37
Routepijlen en linten verwijderen
4 personen
38
Meubilair afbreken
4 personen
39
Afval verzamelen
3 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Start- en finishgebied schoonmaken
3 personen
42
Materialen inventariseren
2 personen
43
Geleende materialen retourneren
2 personen
44
Afval afvoeren
2 personen
45
Verloren voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 20
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Sportmateriaal

Startnummersaantal 120
Wisselstokkenaantal 20
Routekaartenaantal 140
Klembordenaantal 12
Pionnenaantal 30
Afzetlintaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 20
EHBO-koffersaantal 3
Nooddekensaantal 10

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 12
Hoofdlampenaantal 12
Batterijenaantal 48

Decoratie

Startfinishboog
Vlaggenaantal 12
Pijlbordenaantal 30
Waskrijtaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Serveerlepelsaantal 6
Koelplatenaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route en wisselpunten minimaal 6 weken vooraf vast en vraag de routevergunning meteen aan. Controleer daarna of elk punt bereikbaar is en waar een vrijwilliger veilig kan staan.
Plan per wisselpunt minstens één geïnstrueerde vrijwilliger en geef die een routekaart, wisselstok, klembord en telefoonnummer van de hoofdorganisatie. Bij meerdere wissels heb je dus minimaal evenveel postbezetting nodig.
Sluit de inschrijving ongeveer 10 dagen voor de estafette en verwerk dieetwensen direct in je boodschappenlijst. Zo kun je teams indelen en het aantal startnummers, routekaarten, bekers en drank vooraf bepalen.
Doe de laatste routecontrole uiterlijk de dag ervoor: pijlborden, afzetlint, verlichting en batterijen moeten dan klaarliggen. Controleer bij een avondroute extra alle donkere stukken en verdeel hoofdlampen of reflecterende hesjes.
Begin op de dag zelf 2 tot 3 uur voor de start met de opbouw. Zet eerst registratie, start- en finishgebied en wisselpunten klaar; open de aanmeldbalie pas nadat startnummers en routekaarten per team zijn gesorteerd.

Veelgestelde vragen

Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een wandelestafette?: Reken op minimaal één vrijwilliger per wisselpunt, plus twee mensen bij registratie en één coördinator. Bij drie wisselpunten kom je daarmee uit op minstens zes vrijwilligers; plan bij een lange of donkere route extra bezetting.
Hoe lang van tevoren moet je een routevergunning aanvragen?: Vraag de vergunning bij voorkeur 6 tot 8 weken voor de wandelestafette aan. Gemeentelijke behandelingstermijnen verschillen, dus wacht niet met aanvragen tot de route en wisselpunten definitief zijn.
Hoeveel drinken heb je nodig voor een wandelestafette?: Voorzie per deelnemer minstens 1 liter water voor het evenement en reken daarnaast op 2 tot 3 bekers per persoon bij start, finish en wisselpunten. Bij warm weer of een route langer dan enkele uren leg je extra koelboxen en drank klaar.
Hoe vroeg moet je de wandelestafette opbouwen?: Start 2 tot 3 uur voor de officiële start met tafels, tenten, registratie en bewegwijzering. Plan uiterlijk 30 minuten voor vertrek een gezamenlijke controle van de route, vrijwilligers, EHBO-materialen en verlichting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.