Organiser un relais de marche, étape par étape

Un relais de marche se prépare d’abord sur le parcours, puis autour des équipes et des points de relais. Commence par obtenir l’autorisation nécessaire, fixer l’itinéraire et réserver le lieu de départ. Ensuite, organise les inscriptions, les besoins alimentaires et les bénévoles avant d’imprimer les dossards et les cartes. Les dernières vérifications concernent le balisage, l’éclairage, la météo et l’installation des zones d’accueil, de départ et d’arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Demander l’autorisation de parcours
2
Fixer le parcours et les points de relais
2 personnes
3
Effectuer la réservation du point de départ
4
Recruter des bénévoles
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Répartir les équipes de relais
2 personnes
9
Répartir les bénévoles
2 personnes
10
Imprimer les dossards et les cartes d’itinéraire
11
Vérifier le balisage du parcours
2 personnes
12
Vérifier les prévisions météo
13
Faire les courses
2 personnes
14
Rassembler le matériel
2 personnes
15
Refroidir les boissons
2 personnes
16
Monter la zone de départ et d’arrivée
5 personnes
17
Installer les tables d’enregistrement
2 personnes
18
Installer les flèches d'itinéraire et les rubans
4 personnes
19
Aménager les points de relais
6 personnes
20
Vérifier l’éclairage le long du parcours
3 personnes
21
Répartir le matériel de premiers secours
2 personnes
22
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

23
Ouvrir le comptoir d'accueil
3 personnes
24
Enregistrer les participants
4 personnes
25
Distribuer les dossards
2 personnes
26
Expliquer le parcours et les relais
2 personnes
27
Lancer le relais de marche
2 personnes
28
Tenir les points de relais
6 personnes
29
Tenir le poste de route
4 personnes
30
Servir les boissons
2 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Ravitaillement en encas
2 personnes
33
Enregistrer les participants à l’arrivée
3 personnes
34
Accueillir les finisseurs
3 personnes
35
Effectuer le dernier contrôle de l’itinéraire
2 personnes
36
Faire entrer les derniers participants
2 personnes

Suivi

37
Retirer les flèches d’itinéraire et les rubans
4 personnes
38
Démonter le mobilier
4 personnes
39
Rassembler les déchets
3 personnes
40
Faire la vaisselle
2 personnes
41
Nettoyer la zone de départ et d'arrivée
3 personnes
42
Inventorier le matériel
2 personnes
43
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
44
Évacuer les déchets
2 personnes
45
Rendre les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 20
Poubellesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Thermosqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Matériel de sport

Numéros de départqté 120
Bâtons de relaisqté 20
Cartes d'itinéraireqté 140
Presse-papiersqté 12
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 8
Gilets réfléchissantsqté 20
Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 10

Éclairage

Lanternes LEDqté 12
Lampes frontalesqté 12
Pilesqté 48

Décoration

Arche de départ et d'arrivée
Drapeauxqté 12
Panneaux indicateursqté 30
Crayons de cireqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Cuillères de serviceqté 6
Plaques de refroidissementqté 6

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe le parcours et les points de relais avant d’envoyer les invitations : les participants doivent connaître leur équipe, leur ordre de passage et les horaires prévus.
Prévois un bénévole par point de relais, plus une petite équipe pour l’accueil et l’arrivée. Organise leur répartition au moins une semaine avant l’événement.
Imprime les dossards et les cartes d’itinéraire plusieurs jours à l’avance, puis prépare-les par équipe dans des chemises séparées pour accélérer l’enregistrement.
Vérifie le balisage sur l’ensemble du parcours la veille, surtout aux intersections et dans les zones peu éclairées. Place les lanternes LED et les lampes frontales avant l’ouverture de l’accueil.
Refroidis les boissons et installe les tables, tentes, poubelles et points de relais avant l’arrivée des participants. Garde les trousses de premiers secours et les couvertures de survie facilement accessibles.

Questions fréquentes

Combien de bénévoles faut-il pour organiser un relais de marche ?: Prévois au minimum un bénévole par point de relais, deux personnes à l’accueil et une personne responsable de la sécurité du parcours. Pour 4 points de relais, cela représente généralement 7 à 9 bénévoles.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un relais de marche ?: Envoie-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, afin de laisser le temps de traiter les inscriptions, les équipes et les besoins alimentaires. Fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement.
Quand installer le balisage du parcours ?: Effectue une première vérification la veille, puis contrôle à nouveau les flèches, cônes et rubans 1 à 2 heures avant le départ. Les éléments qui ont bougé ou disparu doivent être remplacés immédiatement.
Que faut-il vérifier le matin d’un relais de marche ?: Contrôle la météo, l’éclairage, les points de relais, les trousses de premiers secours et la présence des bénévoles. Termine l’installation de l’accueil au moins 60 minutes avant l’enregistrement des participants.

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