Wandelestafette organiseren: complete checklist

Een wandelestafette vraagt vooral om een duidelijke route, goed bemande wisselpunten en een strakke startprocedure. Regel de routevergunning en startlocatie vroeg, zodat je daarna teams, vrijwilligers en materialen kunt plannen. Controleer niet alleen de wandelroute, maar ook verlichting, bewegwijzering en bereikbaarheid van elk wisselpunt. Deze checklist helpt je van de eerste reserveringen tot de registratie van deelnemers en de opbouw op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Routevergunning aanvragen
Route en wisselpunten vastleggen
2 personen
Reservering startlocatie maken
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Wisselteams indelen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Startnummers en routekaarten drukken
Route bewegwijzering controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Start- en finishgebied opbouwen
5 personen
Registratietafels klaarzetten
2 personen
Routepijlen en linten plaatsen
4 personen
Wisselpunten inrichten
6 personen
Verlichting langs route controleren
3 personen
EHBO-materialen verdelen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Aanmeldbalie openen
3 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Route en wissels uitleggen
2 personen
Wandelestafette starten
2 personen
Wisselpunten bemannen
6 personen
Routepost bemannen
4 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Versnaperingen aanvullen
2 personen
Deelnemers bij finish registreren
3 personen
Finishers ontvangen
3 personen
Laatste routecontrole uitvoeren
2 personen
Laatste deelnemers binnenhalen
2 personen

Nazorg

Routepijlen en linten verwijderen
4 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Start- en finishgebied schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Verloren voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 20
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Sportmateriaal

Startnummersaantal 120
Wisselstokkenaantal 20
Routekaartenaantal 140
Klembordenaantal 12
Pionnenaantal 30
Afzetlintaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 20
EHBO-koffersaantal 3
Nooddekensaantal 10

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 12
Hoofdlampenaantal 12
Batterijenaantal 48

Decoratie

Startfinishboog
Vlaggenaantal 12
Pijlbordenaantal 30
Waskrijtaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Serveerlepelsaantal 6
Koelplatenaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de routevergunning en reserveer de startlocatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Leg tegelijk de route, wisselpunten en eventuele alternatieve route bij slecht weer vast.
Plan per wisselpunt minimaal 1 vrijwilliger en wijs daarnaast iemand aan voor routecontrole. Geef vrijwilligers uiterlijk 1 week vooraf hun locatie, taak, telefoonnummer en instructies.
Druk startnummers en routekaarten pas nadat de teams zijn ingedeeld. Houd ongeveer 5 tot 10 procent extra exemplaren achter de hand voor late wijzigingen of beschadigde kaarten.
Controleer de route bij daglicht én na het invallen van de duisternis. Plaats pijlborden, afzetlint en reflecterende hesjes vooraf en test LED-lantaarns, hoofdlampen, batterijen en verlengsnoeren.
Zet de registratiebalie minimaal 60 minuten voor de start klaar. Leg startnummers, klemborden en routekaarten op volgorde en richt tegelijk een aparte plek in voor EHBO-materialen en nooddekens.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wandelestafette organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met de routevergunning, startlocatie en route. Wervel vrijwilligers uiterlijk 4 weken vooraf en verwerk de definitieve teamindeling in de laatste 1 à 2 weken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wandelestafette?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per wisselpunt, plus 2 mensen voor registratie en 1 coördinator. Bij een route met 6 wisselpunten heb je dus minstens 9 mensen nodig, exclusief eventuele EHBO-ondersteuning.
Hoe vroeg moet de registratie van een wandelestafette open?: Open de aanmeldbalie 60 minuten voor de start. Zo houd je tijd over voor deelnemers die hun startnummer kwijt zijn, last-minute teamwijzigingen en het uitdelen van routekaarten.
Wat moet ik regelen voor een wandelestafette in het donker?: Controleer verlichting en routezichtbaarheid uiterlijk 1 week vooraf en nogmaals op de dag zelf. Voorzie elk relevant routepunt van LED-lantaarns of pijlborden en laat vrijwilligers reflecterende hesjes dragen; neem extra batterijen mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.