Organiser un relais de marche sans rien oublier

Un relais de marche demande plus qu’un parcours et des équipes. Il faut obtenir l’autorisation, réserver le départ, répartir les relais et prévoir un bénévole à chaque point sensible. Cette checklist suit l’ordre utile : préparation administrative, inscriptions, matériel, balisage et accueil des participants. Elle vous aide aussi à repérer les oublis fréquents, comme l’éclairage, les besoins alimentaires ou les piles de rechange, avant que la marche ne commence.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Demander l’autorisation de parcours
Fixer le parcours et les points de relais
2 personnes
Effectuer la réservation du point de départ
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les équipes de relais
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer les dossards et les cartes d’itinéraire
Vérifier le balisage du parcours
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Monter la zone de départ et d’arrivée
5 personnes
Installer les tables d’enregistrement
2 personnes
Installer les flèches d'itinéraire et les rubans
4 personnes
Aménager les points de relais
6 personnes
Vérifier l’éclairage le long du parcours
3 personnes
Répartir le matériel de premiers secours
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir le comptoir d'accueil
3 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Expliquer le parcours et les relais
2 personnes
Lancer le relais de marche
2 personnes
Tenir les points de relais
6 personnes
Tenir le poste de route
4 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement en encas
2 personnes
Enregistrer les participants à l’arrivée
3 personnes
Accueillir les finisseurs
3 personnes
Effectuer le dernier contrôle de l’itinéraire
2 personnes
Faire entrer les derniers participants
2 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire et les rubans
4 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer la zone de départ et d'arrivée
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rendre les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 20
Poubellesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Thermosqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Matériel de sport

Numéros de départqté 120
Bâtons de relaisqté 20
Cartes d'itinéraireqté 140
Presse-papiersqté 12
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 8
Gilets réfléchissantsqté 20
Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 10

Éclairage

Lanternes LEDqté 12
Lampes frontalesqté 12
Pilesqté 48

Décoration

Arche de départ et d'arrivée
Drapeauxqté 12
Panneaux indicateursqté 30
Crayons de cireqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Cuillères de serviceqté 6
Plaques de refroidissementqté 6

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Demandez l’autorisation du parcours au moins 6 à 8 semaines avant le relais. Préparez dès ce moment le tracé, les points de relais et les horaires de passage prévus.
Prévoyez un bénévole par point de relais, plus une ou deux personnes pour l’accueil et l’arrivée. Faites un briefing de 20 à 30 minutes le jour même avec les consignes, les numéros utiles et la procédure en cas de retard.
Imprimez les dossards et les cartes d’itinéraire au moins 3 jours avant. Gardez 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les inscriptions modifiées ou les participants arrivés sans confirmation.
Contrôlez le balisage et l’éclairage la veille, puis le matin du départ. Emportez des rubans, des flèches, des piles et des lampes frontales de secours : un parcours mal visible devient vite un problème après la tombée du jour.
Refroidissez les boissons quelques heures avant l’accueil et regroupez le matériel par zone : départ, chaque relais, arrivée et premiers secours. Vérifiez aussi les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions avant de faire les courses.

Questions fréquentes

Combien de bénévoles faut-il pour un relais de marche ?: Prévoyez au minimum un bénévole par point de relais, deux personnes à l’enregistrement et deux personnes à l’arrivée. Pour 4 points de relais, cela représente environ 8 bénévoles, auxquels vous pouvez ajouter 1 ou 2 remplaçants.
Quand faut-il demander l’autorisation du parcours ?: Lancez la demande 6 à 8 semaines avant la marche, surtout si le parcours passe par plusieurs voies ou communes. Attendez l’accord avant d’envoyer les invitations avec un itinéraire définitif.
Que prévoir pour l’éclairage d’un relais de marche ?: Vérifiez l’éclairage au moins la veille et prévoyez des lanternes LED, des lampes frontales et des piles de rechange. Comptez une lampe frontale par bénévole placé sur une zone sombre ou isolée.
Quand imprimer les dossards et les cartes d’itinéraire ?: Imprimez-les 3 jours avant le départ, après la clôture ou la première vérification des inscriptions. Ajoutez 5 à 10 % de copies supplémentaires pour les changements de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.