Zo organiseer je een voorleesavond zonder stress

Begin met de ruimte en de indeling, en bouw daarna het programma en de gastenlijst op. Bevestig voorlezers ruim van tevoren, zodat je teksten en boeken op tijd kunt selecteren. Regel uiterlijk enkele dagen vooraf de aanmeldingen, dieetwensen en herinnering. Op de avond zelf draait alles om een rustige leesplek, een duidelijke ontvangsttafel en een programma dat zichtbaar klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ruimte reserveren
2
Voorleesprogramma samenstellen
2 personen
3
Voorlezers bevestigen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Herinnering versturen
8
Teksten en boeken selecteren
2 personen
9
Programma afdrukken
10
Naamkaartjes voorbereiden
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Dranken koud zetten
13
Hapjes voorbereiden
3 personen
14
Boeken klaarleggen
2 personen
15
Materialen verzamelen
2 personen
16
Sleutels en toegang regelen
17
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
18
Leeshoek inrichten
2 personen
19
Registratietafel klaarzetten
2 personen
20
Cateringtafel inrichten
3 personen
21
Decoratie ophangen
2 personen
22
Verlichting plaatsen
2 personen
23
Voorleesplek testen
2 personen

Event

24
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
25
Gasten verwelkomen
2 personen
26
Programma toelichten
27
Eerste leesronde begeleiden
2 personen
28
Dranken en hapjes serveren
3 personen
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Tweede leesronde begeleiden
2 personen
31
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
32
Derde leesronde begeleiden
2 personen
33
Vragen uit het publiek begeleiden
34
Afsluiting aankondigen
35
Gasten uitgeleide doen
2 personen

Nazorg

36
Meubilair afbreken
4 personen
37
Servies afwassen
3 personen
38
Afval verzamelen
2 personen
39
Ruimte schoonmaken
3 personen
40
Decoratie verwijderen
2 personen
41
Boeken en materialen inpakken
2 personen
42
Gevonden voorwerpen registreren
43
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 45
Tafelsaantal 6
Leesstoel
Bijzettafelsaantal 2
Kledingrekkenaantal 2
Kapstokkenaantal 10

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Waterglazenaantal 50
Bordenaantal 50
Vorkenaantal 50
Theelepelsaantal 50
Serveerbladenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Klembordenaantal 2
Pennenaantal 20

Leesmateriaal

Voorleesboekenaantal 12
Boekenstandaardsaantal 3
Boekenleggersaantal 50

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
LED-kaarsenaantal 20
Bloemstukkenaantal 4
Informatiebordenaantal 4

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 4
Staande lampenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Recyclingbakkenaantal 2
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per voorleesblok ongeveer 10 tot 15 minuten en houd tussen twee voorlezers enkele minuten vrij voor wisselen en vragen. Zo loopt het programma niet direct uit.
Test de voorleesplek minimaal 30 minuten voor ontvangst: controleer de leesstoel, verlichting, boekenstandaards en eventuele verlengsnoeren voordat gasten binnenkomen.
Zet programma’s en naamkaartjes bij de registratietafel klaar en wijs daar één persoon aan voor ontvangst. Daarmee voorkom je dat voorlezers tegelijk gasten moeten verwelkomen.
Zet dranken minstens 2 uur vooraf koud en bereid hapjes vóór de eerste gasten arriveren. Verzamel dieetwensen uiterlijk 3 dagen van tevoren, zodat je niet op de avond zelf hoeft te improviseren.
Controleer sleutels, toegang en opstelling op de dag zelf en reserveer minimaal 45 minuten voor tafels, stoelen, leeshoek en verlichting. Vooral toegang en stroompunten worden vaak te laat geregeld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een voorleesavond?: Reken voor een compacte voorleesavond op 1,5 tot 2 uur, inclusief ontvangst en pauze. Plan per tekst ongeveer 10 tot 15 minuten en houd minstens 15 minuten over voor drinken en napraten.
Wanneer moet ik de voorlezers bevestigen?: Bevestig de voorlezers bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag daarna uiterlijk 1 week voor de avond welke tekst zij definitief lezen, zodat je het programma kunt afdrukken en de boeken kunt klaarleggen.
Wanneer verstuur ik de uitnodigingen voor een voorleesavond?: Stuur de uitnodiging ongeveer 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de avond. Verstuur daarna een herinnering met het tijdstip, de toegangsinformatie en eventuele dieetwensen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een voorleesavond klaar te zetten?: Reserveer minimaal 45 minuten voor de zaalopstelling en nog 30 minuten voor de laatste controle. Zet stoelen, tafels, leesplek, registratie- en cateringtafel eerst klaar; test daarna verlichting en toegang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.