Voorjaarskamp organiseren: checklist en planning

Een voorjaarskamp vraagt meer voorbereiding dan alleen tenten en een programma. Je regelt eerst terrein, vergunning en deelnemersinformatie, daarna vervoer, groepsindeling en activiteiten. In de laatste week controleer je al het kampeermateriaal, plan je maaltijden en sorteer je boodschappen per maaltijd. Deze checklist helpt je om 84 taken in een logische volgorde af te werken, zodat je op de kampdag niet nog hoeft te zoeken naar ontbrekende spullen of gegevens.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en terrein bevestigen
2 personen
Kampvergunning controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Deelnemerslijst opstellen
2 personen
Groepsindeling maken
2 personen
Reserveringen maken
Programma uitwerken
3 personen
Kampregels vastleggen
2 personen
Routebeschrijving versturen
Vervoer naar terrein regelen
2 personen
Kampeermateriaal inventariseren
3 personen
Materiaal op gebreken controleren
3 personen
Tentindeling voorbereiden
2 personen
Activiteitenmateriaal verzamelen
3 personen
Spelmaterialen controleren
2 personen
Maaltijden plannen
2 personen
Boodschappenlijst maken
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelwaren controleren
2 personen
Boodschappen sorteren
3 personen
Maaltijdpakketten klaarzetten
3 personen
Deelnemersinformatie printen
Naamkaartjes maken
2 personen
EHBO-materiaal controleren
Weersverwachting controleren

Event

Aankomstteam klaarzetten
3 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Tenten uitladen
6 personen
Kampkeuken opbouwen
4 personen
Tafels en banken opstellen
4 personen
Inchecktafel inrichten
2 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Bagage naar tenten brengen
4 personen
Tenten indelen
4 personen
Kampregels uitleggen
2 personen
Openingsspel begeleiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Avondmaaltijd bereiden
5 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Kampvuurplek controleren
2 personen
Avondprogramma begeleiden
4 personen
Nachtwacht indelen
2 personen
Keuken schoonmaken
4 personen
Ontbijt voorbereiden
3 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Ochtendcorvee verdelen
2 personen
Terrein opruimen
6 personen
Dagtocht begeleiden
5 personen
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
Lunch serveren
4 personen
Middagspellen begeleiden
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Middagpauze verzorgen
3 personen
Avondmaaltijd bereiden
5 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Kampvuur begeleiden
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Ontbijt voorbereiden
3 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Bagage verzamelen
4 personen
Tenten afbreken
6 personen
Slotactiviteit begeleiden
4 personen
Lunch serveren
4 personen
Materiaal inladen
6 personen
Terrein schoon opleveren
6 personen
Uitchecken bij terreinbeheer
2 personen
Deelnemers veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

Materiaal uitladen
6 personen
Tenten laten drogen
4 personen
Kampeermateriaal schoonmaken
4 personen
Keukenmateriaal afwassen
3 personen
Afval sorteren en wegbrengen
2 personen
Voorraad terugleggen
2 personen
Materiaal repareren
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Restanten houdbaar opslaan
2 personen
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Klapbankenaantal 12
Vouwstoelenaantal 8
Inchecktafel
Kledingrekkenaantal 2

Accommodatie

Slaaptentenaantal 8
Leidingtentaantal 2
Tarpaantal 2
Grondzeilenaantal 10
Slaapmattenaantal 30
Dekensaantal 30

Keuken

Gaskooktoestellenaantal 3
Gasflessenaantal 6
Kookpannenaantal 4
Koekenpannenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Vergietenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Koelboxenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 36
Herbruikbare kommenaantal 36
Herbruikbare bekersaantal 40
Messenaantal 40
Vorkenaantal 40
Lepelsaantal 40
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Zaklampenaantal 12
Powerbanksaantal 4
Megafon

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4
Batterijenaantal 24

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Frisbeesaantal 6
Touwaantal 4
Pionnenaantal 24
Estafettestokkenaantal 8
Waterdichte spelkaartenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 4
Naamkaartjesaantal 40
Watervaste stiftenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Werkhandschoenenaantal 12
Reflectievestenaantal 8

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 3
Afwasborstelsaantal 4
Sponsjesaantal 12
Droogdoekenaantal 12
Handvegersaantal 3
Blikkenaantal 3
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 3
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig terrein, datum en vergunning voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo voorkom je dat deelnemers informatie krijgen die later opnieuw moet worden aangepast.
Verzamel dieetwensen en noodcontacten uiterlijk bij de aanmelding. Zet beide gegevens daarna op één deelnemerslijst en neem een geprinte versie mee naar het terrein.
Controleer kampeermateriaal minstens 7 dagen vooraf. Zet slaaptenten, grondzeilen, slaapmatten, dekens en de leidingtent per tentindeling bij elkaar en markeer gebreken direct.
Maak maaltijdpakketten voordat je vertrekt, inclusief koelwaren. Reken per maaltijd na of kooktoestellen, gasflessen, pannen, snijplanken, messen en opscheplepels beschikbaar zijn.
Stuur routebeschrijving en vervoersinformatie enkele dagen voor vertrek en print de deelnemersinformatie. Leg op locatie een aparte inchecktafel klaar, zodat aankomst en groepsindeling niet door elkaar lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een voorjaarskamp organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met terrein, datum, vergunning en uitnodigingen. Plan de materiaalcontrole en boodschappen in de laatste 7 dagen, zodat je nog tijd hebt om tekorten te vervangen.
Wanneer verstuur ik de uitnodigingen voor een voorjaarskamp?: Stuur uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken voor het kamp. Geef een duidelijke aanmelddatum, zodat je daarna dieetwensen, noodcontacten, vervoer en groepsindeling kunt verwerken.
Hoeveel tijd kost de voorbereiding op de kampdag?: Reserveer minstens 3 tot 4 uur voor laden, materiaalcontrole, boodschappen sorteren en het klaarzetten van maaltijdpakketten. Tel op locatie nog 1 tot 2 uur voor tenten, tafels, incheck en keukeninrichting.
Wanneer controleer ik het kampeermateriaal voor het voorjaarskamp?: Doe de eerste inventarisatie minimaal 2 weken vooraf en een laatste controle 3 tot 7 dagen voor vertrek. Controleer vooral tenten, grondzeilen, slaapmatten, kooktoestellen, gasflessen en verlengkabels op compleetheid en gebreken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.