Checklist voor een voltigewedstrijd organiseren
Een voltigewedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een locatie en deelnemerslijst. Je regelt tegelijk de wedstrijdadministratie, jury, paarden, bodem, muziek, veiligheid en vrijwilligers. Begin met de locatie, het reglement en de juryleden en werk daarna toe naar een sluitende startlijst. Controleer in de laatste week vooral materiaal, boxen, transport, geluid en printwerk. Deze checklist helpt je bepalen wat wanneer geregeld moet zijn, zodat de wedstrijddag niet stilvalt door een ontbrekend formulier of een ongeteste microfoon.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
Juryleden vastleggen
Wedstrijdverzekering controleren
Deelnemers uitnodigen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startlijst samenstellen
2 personen
Paarden en trailers registreren
2 personen
Jurytafels reserveren
Extra toiletten reserveren
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Prijzengeld en prijzen inkopen
2 personen
Startlijsten afdrukken
Juryformulieren afdrukken
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen en linten labelen
2 personen
Muziekapparatuur testen
2 personen
Paardenboxen controleren
2 personen
Terrein en bodem controleren
2 personen
Wedstrijdterrein uitzetten
4 personen
Voltigecirkel markeren
2 personen
Valmatten neerleggen
4 personen
Paardenboxen inrichten
3 personen
Publiekstent opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Omroepsysteem aansluiten
2 personen
Muziek per startgroep testen
2 personen
Juryformulieren klaarleggen
2 personen
Event
Deelnemers aanmelden
3 personen
Paarden veterinair controleren
2 personen
Startgroepen briefen
2 personen
Jury en speakeroverleg houden
4 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Openingsronde begeleiden
4 personen
Muziek per optreden starten
2 personen
Paarden naar de ring begeleiden
4 personen
Longeurs ondersteunen
2 personen
Veiligheid rond de ring bewaken
3 personen
Pauze aankondigen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Broodjes en snacks serveren
3 personen
Juryformulieren ophalen
Scores invoeren
2 personen
Tussenstanden publiceren
Prijsuitreiking begeleiden
4 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen
Paarden veilig laten vertrekken
3 personen
Nazorg
Overgebleven eten koelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Muziekapparatuur uitschakelen
2 personen
Valmatten en hekken opruimen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Paardenboxen reinigen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein opleveringsklaar maken
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
Scoreformulieren archiveren
Materialen laten drogen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 80
- Jurytafelsaantal 3
- Jurywagenaantal 3
- Inschrijftafel
- Partytentenaantal 3
- Kledingrekkenaantal 2
Sportmateriaal
- Valmattenaantal 8
- Voltigezadelsaantal 6
- Voltigesingelsaantal 6
- Voltigehandvattenaantal 6
- Longeerlijnenaantal 6
- Longeerzwepenaantal 6
- Halstersaantal 8
- Halstertouwenaantal 8
- Stapmolenkegelsaantal 12
- Afzetpionnenaantal 20
- Ringafzetting
- Dressuurlettersaantal 8
- Borstels voor paardenaantal 8
- Hoofdstelsetsaantal 6
- Transportbeschermersaantal 6
- Wateremmersaantal 12
- Hooinettenaantal 8
- EHBO-koffersaantal 2
- IJs- en coldpacksaantal 8
- Stalvorkenaantal 4
- Kruiwagensaantal 2
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Printer
- Geluidssysteem
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Mengpaneel
- Verlenghaspelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 8
- Powerbanksaantal 4
- Portofoonsaantal 8
- Megafonenaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 8
- Schenk kannenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Serveerbladenaantal 8
- Voedselcontainersaantal 12
Decoratie
- Wedstrijdbanierenaantal 6
- Startnummerbordenaantal 20
- Prijzentafelkleed
- Pijlbordenaantal 8
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Stofblikkenaantal 4
- Bezemsaantal 6
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 6
- Toiletborstelsaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het wedstrijdreglement vast voordat je deelnemers uitnodigt. Zo weten deelnemers vooraf welke proeven, muziekbestanden en deadlines gelden en voorkom je wijzigingen nadat de aanmeldingen binnen zijn.
- Maak de startlijst pas nadat paarden, trailers en aanmeldingen zijn gecontroleerd. Print daarnaast juryformulieren en startlijsten in reserve, zodat een last-minute wijziging niet meteen een printerprobleem wordt.
- Plan vrijwilligers per tijdsblok en geef elke post een duidelijke taak. Zorg naast de inschrijftafel ook voor mensen die het wedstrijdterrein, de paardenstroom, muziek en praktische vragen tijdens de wedstrijd bewaken.
- Controleer de bodem, paardenboxen en voltigecirkel uiterlijk in de laatste week en zet het terrein daarna opnieuw uit. Markeer de cirkel en plaats ringafzetting of pionnen voordat deelnemers en paarden arriveren.
- Test muziek, mengpaneel, geluidssysteem, draadloze microfoons en verlenghaspels op locatie. Verzamel muziekbestanden niet pas op de wedstrijddag: een ontbrekend of onleesbaar bestand kan een hele startvolgorde vertragen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een voltigewedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, het reglement, de jury en de verzekering. Nodig deelnemers daarna uit en houd de laatste 7 dagen vrij voor startlijsten, materiaalcontrole en terreinvoorbereiding.
- Wat moet ik voor de wedstrijddag controleren bij de paarden?
- Controleer minimaal 3 tot 7 dagen vooraf de registratie van paarden en trailers, de paardenboxen, wateremmers, hooinetten en transportbeschermers. Controleer op de dag zelf opnieuw de toegewezen plaatsen en de veilige route naar het wedstrijdterrein.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een voltigewedstrijd?
- Plan minimaal 1 vrijwilliger bij de inschrijftafel, 1 voor de muziek en omroep, 1 bij het wedstrijdterrein en 1 voor de paardenstroom. Bij meerdere gelijktijdige taken of een groot deelnemersveld heb je per extra post een aparte vrijwilliger nodig.
- Wanneer moet ik de muziek voor een voltigewedstrijd verzamelen?
- Vraag muziekbestanden uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd op en test alle bestanden daarna op het gebruikte geluidssysteem. Zet een definitieve reservekopie op een laptop of usb-stick en controleer de volgorde vóór de eerste start.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!