Voltigewettbewerb organisieren: die Checkliste

Ein Voltigewettbewerb braucht deutlich mehr Vorbereitung als nur einen reservierten Wettkampfort. Du koordinierst Anmeldungen, Pferde und Anhänger, Jury, Helfer, Musik, Sicherheitsfragen und die Ausstattung vor Ort. Beginne mehrere Wochen vorher mit Reglement und Einladungen, damit Startlisten und Einsatzpläne rechtzeitig fertig werden. Kurz vor dem Termin zählen Boden, Voltigierkreis, Pferdeboxen und die getestete Tontechnik.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Wettkampfort reservieren
Wettbewerbsreglement festlegen
2 Personen
Jurymitglieder erfassen
Wettkampfversicherung prüfen
Teilnehmer einladen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Startliste zusammenstellen
2 Personen
Pferde und Anhänger registrieren
2 Personen
Jurytische reservieren
Zusätzliche Toiletten reservieren
Musikdateien sammeln
2 Personen
Preisgeld und Preise einkaufen
2 Personen
Startlisten drucken
Juryeformulare drucken
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Preise und Bänder beschriften
2 Personen
Musikanlage testen
2 Personen
Pferdeboxen kontrollieren
2 Personen
Gelände und Boden überprüfen
2 Personen
Wettkampfgelände abstecken
4 Personen
Voltigierkreis markieren
2 Personen
Fallmatten auslegen
4 Personen
Pferdeboxen einrichten
3 Personen
Publikumstent aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Jurytisch einrichten
2 Personen
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Beschallungsanlage anschließen
2 Personen
Musik pro Startgruppe testen
2 Personen
Jurymaterial bereitlegen
2 Personen

Event

Teilnehmer anmelden
3 Personen
Pferde tierärztlich kontrollieren
2 Personen
Startgruppen einweisen
2 Personen
Juroren- und Sprecherbesprechung abhalten
4 Personen
Publikum empfangen
3 Personen
Eröffnungsrunde begleiten
4 Personen
Musik pro Auftritt starten
2 Personen
Pferde zum Ring begleiten
4 Personen
Longeure unterstützen
2 Personen
Sicherheit rund um den Ring überwachen
3 Personen
Pause ankündigen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Brötchen und Snacks servieren
3 Personen
Juryformulare abholen
Punkte eingeben
2 Personen
Zwischenstände veröffentlichen
Preisverleihung betreuen
4 Personen
Publikum zum Ausgang begleiten
2 Personen
Pferde sicher abreisen lassen
3 Personen

Nachbereitung

Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Musikanlage ausschalten
2 Personen
Fallmatten und Zäune wegräumen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Pferdeboxen reinigen
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Gelände abnahmebereit machen
2 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
Teilnehmer verabschieden
Punktbögen archivieren
Materialien trocknen lassen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
JurytischeAnz. 3
JurywagenAnz. 3
Anmeldetisch
PartyzelteAnz. 3
KleiderständerAnz. 2

Sportmaterial

FallschutzmattenAnz. 8
VoltigiersättelAnz. 6
VoltigiergurteAnz. 6
VoltigiergriffeAnz. 6
LongierleinenAnz. 6
LongierpeitschenAnz. 6
HalfterAnz. 8
HalfterstrickeAnz. 8
TrittmühlenkegelAnz. 12
AbsperrkegelAnz. 20
Ringabsperrung
DressurbuchstabenAnz. 8
PferdebürstenAnz. 8
Trensen-SetsAnz. 6
TransportschonerAnz. 6
WassereimerAnz. 12
HeunetzeAnz. 8
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
Eis- und KühlpacksAnz. 8
MistgabelnAnz. 4
SchubkarrenAnz. 2

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Drucker
Soundsystem
FunkmikrofoneAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
PowerbanksAnz. 4
FunkgeräteAnz. 8
MegafoneAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8
AusgießkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
LebensmittelbehälterAnz. 12

Dekoration

WettkampfbannerAnz. 6
StartnummerntafelnAnz. 20
Tischdecke für den Preistisch
WegweiserAnz. 8

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
BlechdosenAnz. 4
BesenAnz. 6
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Reglement, Wertungsablauf und Anmeldeschluss früh fest. Plane mindestens 4 Wochen zwischen Einladung und Meldeschluss ein, damit du Startliste, Pferde und Anhänger zuverlässig abgleichen kannst.
Erfasse bei jeder Anmeldung nicht nur die Person, sondern auch Pferd, Anhänger und Ernährungswünsche. Prüfe diese Angaben spätestens 7 Tage vor dem Wettbewerb gegen die endgültige Startliste.
Plane die Helfer in Schichten statt nur nach Aufgaben. Für Anmeldung, Einweisung, Pferdebereich, Technik und Abbau brauchst du pro Bereich eine benannte Person und einen schriftlichen Einsatzplan.
Teste Soundsystem, Mischpult, Funkmikrofone und Musikdateien mindestens am Vortag gemeinsam. Ein Laptop und Verlängerungskabel allein lösen keine Tonprobleme, wenn Anschlüsse oder Lautstärke nicht geprüft sind.
Kontrolliere das Gelände am Veranstaltungstag vor dem Aufbau der Absperrungen. Markiere den Voltigierkreis, prüfe Boden und Pferdeboxen und lege Fallschutzmatten, Wasser und Heunetze bereit, bevor die ersten Pferde eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Voltigewettbewerb organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Wettkampfort, Reglement, Versicherung und Jury. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin laufen.
Wann sollte die Startliste für einen Voltigierwettbewerb fertig sein?: Schließe die Startliste etwa 7 Tage vor dem Wettbewerb ab. So bleiben noch einige Tage, um Pferde, Anhänger, Ernährungswünsche, Juryunterlagen und Ausdrucke zu korrigieren.
Wie viele Helfer braucht man bei einem Voltigewettbewerb?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für Anmeldung, Jury, Pferdebereich, Technik und Aufbau beziehungsweise Abbau ein. Bei mehreren Prüfungen oder vielen Teilnehmenden solltest du diese Bereiche mit zusätzlichen Helfern besetzen und Schichten von 2 bis 3 Stunden bilden.
Wann sollte man die Musik für den Voltigewettbewerb sammeln?: Fordere die Musikdateien spätestens 7 Tage vor dem Termin an und teste alle Dateien am Vortag. Lege sie geordnet auf dem Laptop ab und halte eine Ersatzkopie auf einem zweiten Speichermedium bereit.

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