Volleybaltoernooi organiseren: checklist en planning

Een volleybaltoernooi organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde. Leg eerst de sporthal, datum en spelvorm vast; daarna volgen inschrijvingen, teams, scheidsrechters en het wedstrijdschema. Controleer in de laatste week niet alleen de deelnemerslijst, maar ook netten, palen, ballen, scoreborden, EHBO-koffers en opgeladen apparatuur. Deze checklist helpt je om het toernooi praktisch voor te bereiden, van de eerste reservering tot de laatste controle op de wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Sporthal reserveren
Toernooiformat bepalen
2 personen
Spelregels vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teams samenstellen
2 personen
Scheidsrechters vastleggen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Catering bestellen
Sportmateriaal reserveren
Prijzen bestellen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Wedstrijdschema versturen
Route en parkeertips versturen
Scoreformulieren voorbereiden
Teamindeling afdrukken
Naambadges maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Prijzen en bekers ophalen
Apparatuur opladen
Teamkisten samenstellen
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Bevestigingen controleren
Locatiesleutel ophalen

Event

Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Speelvelden uitzetten
4 personen
Netten plaatsen
4 personen
Scheidsrechters tafels klaarzetten
2 personen
Tribune en zitplaatsen opbouwen
3 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Drankenstation inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Muziek aansluiten
Scoretafel inrichten
2 personen
Teamtasjes uitdelen
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Ballen controleren
2 personen
Toernooibriefing geven
2 personen
Openingswedstrijd begeleiden
3 personen
Wedstrijden begeleiden
8 personen
Scores registreren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Pauzebuffet serveren
4 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Finaleronde begeleiden
4 personen
Eindstanden controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Laatste consumptieronde serveren
2 personen

Nazorg

Sportvelden afbreken
4 personen
Netten en ballen verzamelen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Vloer en kleedkamers schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Foto's en uitslagen versturen
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Volleybalnettenaantal 4
Volleybalpalenaantal 8
Volleyballenaantal 12
Reserveballenaantal 4
Veldmarkeringstapeaantal 8
Fluitjesaantal 8
Scorebordenaantal 4
Scheidsrechtersstoelenaantal 4
Knielbeschermersaantal 12
Pionnenaantal 24
Teamhesjesaantal 80
EHBO-koffersaantal 2
Scorepotlodenaantal 20
Reservefluitjesaantal 4
Medaillesaantal 24
Teamtrofee
Fairplaytrofee

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Tafelkleedklemmenaantal 24
Informatiebalie
Partytentenaantal 2

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare werklampenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Bluetoothspeakersaantal 2
Powerbanksaantal 4
Laptop
Printer
Kassalade

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 12
Schenkkanenaantal 8
Koffielepelsaantal 80
Broodmandenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesjesaantal 4
Broodmessenaantal 4
Koelelementenaantal 24
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Teamtafellopersaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompenaantal 2
Prijzentafelbord
Naambadgehoudersaantal 100
Plakgumaantal 4
Kabelbindersaantal 100
Pijlbordenaantal 12
Teamtafelbordjesaantal 8
Krijtbordenaantal 4

Verlichting

Lichtslangenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Dweilenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 24
Toiletborstelsaantal 4
Rubberen handschoenenaantal 12
Handdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de sporthal zodra de datum bekend is en vraag direct welke materialen aanwezig zijn. Controleer uiterlijk twee weken vooraf of je nog volleybalnetten, palen, reserveballen, scoreborden en scheidsrechtersstoelen moet regelen.
Sluit de inschrijving op een vaste datum, bij voorkeur 10 tot 14 dagen voor het toernooi. Gebruik de definitieve deelnemerslijst daarna voor de teamindeling, naambadges, catering en het wedstrijdschema.
Maak het wedstrijdschema niet pas op de wedstrijddag. Stuur het uiterlijk 3 dagen vooraf samen met de route- en parkeertips, zodat deelnemers weten hoe laat ze aanwezig moeten zijn en waar ze moeten parkeren.
Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok: ontvangst, score bijhouden, catering, materiaal en opruimen. Wijs ook vooraf een verantwoordelijke aan voor elk veld en leg scoreformulieren, fluitjes en teamhesjes per veld klaar.
Controleer 1 dag vooraf alle techniek en catering. Laad microfoon, luidsprekers en Bluetoothspeakers op, test verlengkabels en stekkerdozen en zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, bekers en koelboxen bij elkaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een volleybaltoernooi organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met de datum, sporthal en het toernooiformat. Open de inschrijving daarna en leg scheidsrechters, vrijwilligers en materiaal uiterlijk 3 weken voor de wedstrijddag vast.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een volleybaltoernooi?: Maak het schema zodra de inschrijving sluit en de teams definitief zijn, meestal 10 tot 14 dagen vooraf. Controleer het nog één keer 3 dagen voor het toernooi en stuur het dan naar alle deelnemers.
Hoeveel scheidsrechters en vrijwilligers heb je nodig voor een volleybaltoernooi?: Reken per gelijktijdig gebruikt veld op minimaal 1 scheidsrechter en 1 persoon voor score of wedstrijdbegeleiding. Voeg daarnaast 2 tot 4 vrijwilligers toe voor ontvangst, catering, materiaal en algemene coördinatie.
Wat moet je op de wedstrijddag van een volleybaltoernooi controleren?: Controleer vóór de eerste wedstrijd de netten, palen, veldmarkering, ballen, scoreborden, fluitjes en EHBO-koffers. Test ook microfoon en luidsprekers en leg teamindeling, scoreformulieren, naambadges en prijzen klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.