Checklist pour organiser un tournoi de volley-ball

Un tournoi de volley-ball demande de verrouiller plusieurs éléments dans le bon ordre : le gymnase, le format, les inscriptions, les équipes et le planning des matchs. Prévoyez aussi les arbitres, les bénévoles, les feuilles de score et le matériel de rechange. Les détails souvent oubliés sont les besoins alimentaires, les consignes de stationnement et la recharge des appareils. Cette checklist rassemble les 70 tâches et 76 fournitures nécessaires, de la préparation au jour du tournoi.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Réserver le gymnase
Définir le format du tournoi
2 personnes
Définir les règles du jeu
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Former les équipes
2 personnes
Finaliser les arbitres
Répartir les bénévoles
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Commander le catering
Réserver le matériel sportif
Commander les prix
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Envoyer le programme de compétition
Envoyer le parcours et les conseils de stationnement
Préparer les feuilles de score
Imprimer la répartition des équipes
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
Récupérer les prix et les coupes
Recharger les appareils
Préparer les caisses d’équipe
2 personnes
Faire les courses de produits frais
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier les confirmations
Récupérer la clé du lieu

Événement

Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Délimiter les terrains
4 personnes
Installer les filets
4 personnes
Préparer les tables des arbitres
2 personnes
Monter les gradins et les sièges
3 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Installer le bar à boissons
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Brancher la musique
Installer la table des scores
2 personnes
Distribuer les sacs d’équipe
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Vérifier les ballons
2 personnes
Faire le briefing du tournoi
2 personnes
Encadrer le match d'ouverture
3 personnes
Encadrer les matchs
8 personnes
Enregistrer les scores
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir le buffet de pause
4 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Animer la finale
4 personnes
Vérifier les scores finaux
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes

Suivi

Démonter les terrains de sport
4 personnes
Rassembler les filets et les ballons
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le sol et les vestiaires
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Envoyer les photos et les résultats
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Filets de volley-ballqté 4
Poteaux de volley-ballqté 8
Ballons de volleyqté 12
Ballons de rechangeqté 4
Ruban de balisageqté 8
Siffletsqté 8
Panneaux de scoreqté 4
Chaises de juryqté 4
Genouillèresqté 12
Cônesqté 24
Chasubles d’équipeqté 80
Trousses de premiers secoursqté 2
Crayons pour scoresqté 20
Sifflets de rechangeqté 4
Médaillesqté 24
Trophée d’équipe
Trophée du fair-play

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Pinces à nappeqté 24
Bureau d’information
Tentes de réceptionqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Projecteurs de chantier rechargeablesqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Batteries externesqté 4
Ordinateur portable
Imprimante
Tiroir-caisse

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 12
Carafesqté 8
Cuillères à caféqté 80
Corbeilles à painqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux d’officeqté 4
Couteaux à painqté 4
Pains de glaceqté 24
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Chemins de table d’équipeqté 8
Ballonsqté 100
Pompes à ballonsqté 2
Panneau de table des prix
Supports de badges nominatifsqté 100
Colle repositionnableqté 4
Serre-câblesqté 100
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux de table d’équipeqté 8
Panneaux en ardoiseqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balais à mainqté 4
Raclettes de solqté 2
Serpillièresqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Chiffons microfibresqté 24
Brosses de toilettesqté 4
Gants en caoutchoucqté 12
Serviettesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réservez le gymnase avant d’ouvrir les inscriptions, puis fixez une date limite claire pour recevoir les équipes et leurs besoins alimentaires.
Préparez le planning des matchs seulement après avoir traité les inscriptions et formé les équipes. Envoyez le programme final suffisamment tôt pour que chacun connaisse ses horaires.
Prévoyez un ballon de rechange par terrain ainsi que des sifflets, des feuilles de score, des panneaux de score et une trousse de premiers secours facilement accessibles.
Confirmez les arbitres et répartissez les bénévoles au moins 7 jours avant le tournoi. Attribuez notamment l’accueil, la table de marque, l’orientation et le rangement.
La veille, vérifiez les rallonges, multiprises, haut-parleurs et appareils chargés. Préparez aussi les badges, les chasubles, les prix et les consignes de stationnement.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un tournoi de volley-ball ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de réserver le gymnase, lancer les inscriptions, commander les prix et confirmer les arbitres.
Quand fermer les inscriptions à un tournoi de volley-ball ?: Fixez la clôture des inscriptions 2 à 3 semaines avant le tournoi. Vous pourrez ainsi former les équipes, vérifier les participants et établir un planning réaliste.
Quel matériel prévoir pour un tournoi de volley-ball ?: Prévoyez les filets, poteaux, ballons, ballons de rechange, sifflets, panneaux de score, chaises de jury, cônes et trousses de premiers secours. Ajoutez le matériel d’accueil, de sonorisation et de restauration selon le nombre de participants.
Quand envoyer le programme d’un tournoi de volley-ball ?: Envoyez le programme final 5 à 7 jours avant la compétition. Joignez la répartition des équipes, les horaires, le parcours et les conseils de stationnement pour limiter les questions le jour J.

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