Checklist voor een goed georganiseerd volleybaltoernooi

Een volleybaltoernooi organiseren begint niet met het wedstrijdschema, maar met de sporthal, het format en de beschikbare materialen. Leg eerst vast hoeveel teams en velden je aankunt; daarna kun je inschrijvingen, scheidsrechters en vrijwilligers plannen. Reserveer netten, netpalen, scoreborden en reserveantennes ruim op tijd. In de laatste week draait alles om bevestigen: teams, dieetwensen, schema, boodschappen en de taakverdeling op de wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Toernooiformat bepalen
2 personen
Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Scheidsrechters benaderen
2 personen
Reservering sporthal maken
Reservering materialen maken
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Teams bevestigen
Plattegrond maken
Programma publiceren
Teamindeling afdrukken
Wedstrijdformulieren afdrukken
Vrijwilligersbrief versturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Materialen labelen
2 personen
Kassa voorbereiden
2 personen
EHBO-materiaal controleren
Sleutels ophalen
Sporthal openen
2 personen
Vloer en kleedkamers controleren
2 personen
Volleybalvelden uitzetten
4 personen
Netten opbouwen
4 personen
Scheidsrechtersstoelen plaatsen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Wedstrijdtafels bevoorraden
2 personen
Wedstrijdbriefing geven
3 personen

Event

Registratiebalie bemannen
2 personen
Teams ontvangen
3 personen
Starttoernooi aankondigen
Wedstrijden begeleiden
8 personen
Scores registreren
4 personen
Wedstrijdballen beheren
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Kleedkamers controleren
Tussenstanden publiceren
Finalisten bekendmaken
Finale begeleiden
4 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Sportmateriaal afbouwen
5 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Sporthal schoonmaken
4 personen
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen tellen
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Facturen verzamelen
Uitslagen delen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Volleybalnettenaantal 3
Netpalenaantal 6
Volleyballenaantal 12
Scheidsrechtersstoelenaantal 3
Wedstrijdfluitjesaantal 6
Scorebordenaantal 3
Veldmarkeringstapeaantal 6
Reserveantennesaantal 6
Teamhesjesaantal 24
Pompenaantal 3
Balnaaldenaantal 12
Trainingshoepelsaantal 6
Stretchmattenaantal 12

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Biertafelsaantal 4
Kleedkamerbankenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8
Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

Speakeraantal 2
Draadloze microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Kassa
Betaalterminal

Servies

Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Koelmattenaantal 6
Opslagboxenaantal 10

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaaksponzenaantal 12
Dispenser navullingenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Pijlbordenaantal 8
Podiumlintaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per wedstrijd niet alleen de speeltijd, maar ook 5 tot 10 minuten voor wisselen, inspelen en het invullen van het wedstrijdformulier. Zo loopt een schema met meerdere velden minder snel uit.
Controleer uiterlijk één week vooraf of elk veld compleet is met net, netpalen, antennes, scorebord, fluitje en een pomp met balnaald. Reserveonderdelen worden vaak pas gemist wanneer de eerste wedstrijd al moet beginnen.
Stuur vrijwilligers uiterlijk 3 dagen vooraf een brief met hun starttijd, plek en taak. Wijs daarnaast één persoon aan voor het wedstrijdschema en één voor materiaalproblemen; zo blijven vragen niet bij de organisatiebalie hangen.
Maak de teamindeling en wedstrijdformulieren per veld klaar en druk ze vooraf af. Leg ook een plattegrond bij de ingang neer met velden, kleedkamers, toiletten, kantine en de plek waar teams zich melden.
Koel dranken minimaal 4 uur vooraf en zet kassa, betaalterminal, verlengkabels en stekkerdozen samen klaar bij de verkoopplek. Tel glazen, kopjes en borden voordat de hapjes worden uitgeserveerd, zodat je niet tijdens een wedstrijd hoeft bij te vullen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een volleybaltoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, sporthal en toernooiformat. Reserveer materiaal en benader scheidsrechters zodra de locatie vaststaat; uitnodigingen en het aanmeldformulier kunnen daarna direct worden verstuurd.
Hoeveel tijd moet ik rekenen per volleybalwedstrijd?: Reken naast de daadwerkelijke speeltijd op 5 tot 10 minuten voor wisselen, inspelen en administratie. Bij een schema met meerdere rondes bepaalt vooral die overgangstijd of het toernooi op tijd eindigt.
Wanneer moet ik het wedstrijdschema van een volleybaltoernooi maken?: Maak een voorlopig schema zodra de inschrijving sluit en de teams bekend zijn, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Bevestig het definitieve schema uiterlijk 3 dagen voor het toernooi en publiceer het samen met de teamindeling.
Wat moet ik meenemen naar een volleybaltoernooi?: Controleer minimaal 1 dag vooraf de netten, netpalen, volleyballen, fluitjes, scoreborden, veldmarkeringstape, reserveantennes, pompen en balnaalden. Neem ook geprinte wedstrijdformulieren, teamindelingen, een plattegrond en de materialen voor drankverkoop mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.