La checklist pour organiser un tournoi de volley-ball

Un tournoi de volley-ball demande plus que des équipes et un filet. Il faut réserver la salle, choisir un format, cadrer les règles et suivre les inscriptions avant de construire le programme. Les arbitres, les bénévoles et le matériel doivent être confirmés assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Cette checklist de 72 tâches et 52 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’accueil des joueurs et à la préparation du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir le format du tournoi
2 personnes
Consigner le règlement du concours
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les arbitres
2 personnes
Réserver la salle de sport
Créer une réservation de matériel
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Confirmer les équipes
Créer le plan
Publier le programme
Imprimer la répartition des équipes
Imprimer les formulaires de compétition
Envoyer la lettre aux bénévoles
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Étiqueter le matériel
2 personnes
Préparer la caisse
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Récupérer les clés
Ouvrir le gymnase
2 personnes
Vérifier le sol et les vestiaires
2 personnes
Délimiter les terrains de volley-ball
4 personnes
Monter les filets
4 personnes
Placer les chaises des arbitres
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Approvisionner les tables de compétition
2 personnes
Donner le briefing de la compétition
3 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les équipes
3 personnes
Annoncer le tournoi de départ
Encadrer les matchs
8 personnes
Enregistrer les scores
4 personnes
Gérer les ballons de match
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet propre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les vestiaires
Publier les classements intermédiaires
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
4 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Démonter le matériel sportif
5 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le gymnase
4 personnes
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Compter le matériel
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rassembler les factures
Partager les résultats
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Filets de volley-ballqté 3
Poteaux de filetqté 6
Ballons de volleyqté 12
Chaises de juryqté 3
Sifflets de compétitionqté 6
Panneaux de scoreqté 3
Ruban de balisageqté 6
Antennes de rechangeqté 6
Chasubles d’équipeqté 24
Pompesqté 3
Aiguilles de ballonqté 12
Cerceaux d’entraînementqté 6
Tapis de stretchingqté 12

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tables de bièreqté 4
Bancs de vestiaireqté 8
Poubellesqté 8
Nappesqté 8

Équipement

Conférencierqté 2
Micro sans fil
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Caisse
Terminal de paiement

Vaisselle

Verresqté 100
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Tapis rafraîchissantsqté 6
Caisses de stockageqté 10

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Éponges de nettoyageqté 12
Recharges pour distributeursqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux indicateursqté 8
Ruban de scèneqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et le format avant d’ouvrir les inscriptions : le nombre de terrains détermine directement le nombre d’équipes et la durée des matchs.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le tournoi. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les équipes, les besoins alimentaires et le programme de la compétition.
Prévoyez les arbitres et les bénévoles avant de publier les horaires. Sans personnes pour tenir les feuilles de match, gérer les scores et orienter les équipes, le planning prend rapidement du retard.
Vérifiez le matériel sportif la veille : filets, poteaux, ballons, sifflets, panneaux de score, pompes et aiguilles de ballon. Étiquetez les caisses pour retrouver rapidement le matériel entre deux matchs.
Refroidissez les boissons et préparez les en-cas avant l’arrivée des joueurs. Installez aussi la caisse, le terminal de paiement, les tables et les poubelles avant le premier coup de sifflet.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de volley-ball ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, contacter les arbitres, recruter les bénévoles et laisser au moins 2 semaines aux équipes pour s’inscrire.
Quand faut-il fermer les inscriptions pour un tournoi de volley-ball ?: Fermez les inscriptions environ 7 jours avant le tournoi. Vous pourrez alors confirmer les équipes, imprimer la répartition, établir les matchs et traiter les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il pour un tournoi de volley-ball ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par terrain pour les scores et les feuilles de compétition, puis 2 à 4 personnes supplémentaires pour l’accueil, le ravitaillement et le matériel. Ajoutez un responsable clairement identifié pour coordonner l’ensemble.
Quel matériel vérifier la veille d’un tournoi de volley-ball ?: Comptez les filets, poteaux, ballons, sifflets, panneaux de score, chaises de jury, antennes de rechange, chasubles, pompes et aiguilles. Testez aussi les rallonges, multiprises, le micro et le terminal de paiement avant l’ouverture de la salle.

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