Zo organiseer je een voetbaltoernooi zonder chaos

Begin niet met het wedstrijdschema, maar met de randvoorwaarden: hoeveel teams doen mee, hoeveel velden zijn beschikbaar en hoeveel wedstrijden passen in de dag? Leg daarna de regels vast, open het aanmeldformulier en verzamel contact- en dieetgegevens. Pas als de aanmeldingen sluiten, deel je teams definitief in en leg je scheidsrechters, kleedkamers en materiaal vast. Op de wedstrijddag draait alles om een duidelijk wedstrijdbureau, geprinte informatie en een controle van het sportmateriaal vóór de eerste aftrap.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Toernooiregels opstellen
2 personen
3
Aanmeldformulier openen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Teams definitief indelen
2 personen
7
Wedstrijdschema maken
2 personen
8
Scheidsrechters vastleggen
9
Reservering sportvelden maken
10
Reservering kleedkamers maken
11
Reservering geluidsset maken
12
Vergunningvoorwaarden controleren
13
Verzekeringsgegevens controleren
14
Deelnemerslijst afronden
15
Teamcaptains informeren
16
Route-informatie versturen
17
Wedstrijdschema afdrukken
18
Teamindeling afdrukken
19
Scoreformulieren afdrukken
20
Medische gegevens verzegelen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Sportmateriaal verzamelen
2 personen
23
Geluidsset ophalen
2 personen
24
Koelboxen vullen
2 personen
25
Toernooitassen samenstellen
2 personen
26
Weersverwachting controleren

Event

27
Locatie openen
2 personen
28
Terreinveiligheid controleren
2 personen
29
Velden uitzetten
4 personen
30
Doelen plaatsen
4 personen
31
Netten controleren
2 personen
32
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
33
Partytenten opzetten
4 personen
34
Wedstrijdbureau inrichten
2 personen
35
Geluidsset aansluiten
2 personen
36
Muziek testen
37
bewegwijzering plaatsen
2 personen
38
Kleedkamers klaarzetten
2 personen
39
EHBO-materialen klaarleggen
40
Catering voorbereiden
3 personen
41
Broodjes en fruit klaarzetten
3 personen
42
Dranken koud zetten
2 personen
43
Koffie en thee zetten
2 personen
44
Inschrijving openen
3 personen
45
Teamtenues controleren
2 personen
46
Scheidsrechters instrueren
2 personen
47
Openingsbriefing geven
2 personen
48
Wedstrijden begeleiden
6 personen
49
Scores registreren
2 personen
50
Tijdwaarneming uitvoeren
2 personen
51
Wedstrijdballen uitgeven
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
55
Rustgebieden schoonhouden
2 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Blessures registreren
58
Finalisten bekendmaken
59
Finale begeleiden
4 personen
60
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
61
Groepsfoto maken
2 personen
62
Laatste ronde serveren
2 personen
63
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

64
Geluidsset uitschakelen
2 personen
65
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
66
Doelen en netten afbreken
4 personen
67
Partytenten afbreken
4 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Overgebleven eten verpakken
2 personen
70
Koelboxen leegmaken
2 personen
71
Afval verzamelen
3 personen
72
Toiletten schoonmaken
2 personen
73
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
74
Terrein schoonmaken
4 personen
75
Servies afwassen
3 personen
76
Geleende materialen retourneren
2 personen
77
Geluidsset retourneren
2 personen
78
Borg en sleutels afhandelen
79
Uitslagen publiceren
80
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Voetballenaantal 12
Reservevoetballenaantal 4
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 30
Lijnmarkeringsverfaantal 4
Fluitjesaantal 8
Scheidsrechtersvestenaantal 8
Teamhesjesaantal 80
Aanvoerdersbandenaantal 8
Doelnettenaantal 4
Mini-doelenaantal 4
Pomp met naaldenaantal 2
Reservebalnaaldenaantal 10
EHBO-kofferaantal 2
IJscompressenaantal 12
Sporttapeaantal 8
Wegwerphandschoenenaantal 2
Prijzenbekersaantal 3
Medaillelintenaantal 80

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Wedstrijdbureau
Kleedkamerbankenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4
Koelboxenaantal 6
Luidsprekerstandaardsaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Schenkkannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Teamvlaggenaantal 8
Start- en finishbord
Podiumbord
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 4
Wasmandenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de sluiting van de inschrijvingen minimaal 2 weken vóór het toernooi. Zo houd je tijd over om teams definitief in te delen, ontbrekende gegevens na te vragen en het wedstrijdschema te maken.
Maak de regels vóór je uitnodigingen verstuurt. Noteer onder meer de speeltijd, puntentelling, wisselregels, maximale teamgrootte en wat er gebeurt bij een gelijkspel; anders krijg je discussies bij de eerste uitslag.
Reserveer sportvelden en kleedkamers tegelijk. Controleer ook vergunningvoorwaarden en verzekeringsgegevens, en stuur route-informatie uiterlijk 3 dagen vooraf naar teamcaptains en scheidsrechters.
Druk wedstrijdschema, teamindeling en scoreformulieren uiterlijk de dag vóór het toernooi af. Leg één set bij het wedstrijdbureau en houd een reservekopie bij je; alleen digitale bestanden zijn kwetsbaar op een drukke sportdag.
Controleer het materiaal bij het ophalen, niet pas op locatie. Test ballen, pomp, fluitjes, hesjes, geluidsinstallatie en portofoons; leg EHBO-koffer, ijscompressen en sporttape direct bij het wedstrijdbureau.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een voetbaltoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de datum, velden en kleedkamers. Open de inschrijving daarna en sluit die minimaal 2 weken vóór de wedstrijddag, zodat je teams en schema nog kunt afronden.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een voetbaltoernooi?: Bepaal eerst het aantal teams, velden, speeltijd en pauzes. Plan vervolgens minimaal 10 minuten wisseltijd tussen wedstrijden en controleer of elk team het afgesproken aantal wedstrijden speelt voordat je het schema afdrukt.
Hoeveel scheidsrechters heb je nodig bij een voetbaltoernooi?: Reken op één scheidsrechter per wedstrijd die tegelijk wordt gespeeld, plus minimaal één reserve voor uitval. Leg de bezetting uiterlijk 2 weken vooraf vast en geef iedere scheidsrechter het schema en de toernooiregels.
Wat moet je op de wedstrijddag als eerste controleren?: Controleer vóór de eerste wedstrijd de velden, doelen, netten, ballen, hesjes en kleedkamers. Zet daarna het wedstrijdbureau klaar met deelnemerslijst, teamindeling, scoreformulieren, fluitjes en EHBO-materiaal.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.