Organiser un tournoi de football sans rien laisser au hasard

Un tournoi de football se prépare dans un ordre précis : d’abord les inscriptions et les règles, puis les équipes, les terrains et le planning. Prévoyez aussi les arbitres, les vestiaires, le son et les informations pratiques pour les capitaines. Les derniers jours servent surtout à imprimer les documents, vérifier le matériel et préparer les sacs du tournoi. Cette méthode vous aide à éviter les oublis qui ralentissent les matchs le jour J.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Établir les règles du tournoi
2 personnes
3
Ouvrir le formulaire d’inscription
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Répartir définitivement les équipes
2 personnes
7
Établir le planning des matchs
2 personnes
8
Finaliser les arbitres
9
Faire une réservation des terrains de sport
10
Réserver les vestiaires
11
Faire la réservation de l’installation audio
12
Vérifier les conditions du permis
13
Vérifier les informations d'assurance
14
Finaliser la liste des participants
15
Informer les capitaines d’équipe
16
Envoyer les informations sur l’itinéraire
17
Imprimer le planning du match
18
Imprimer la répartition des équipes
19
Imprimer les feuilles de score
20
Sceller les données médicales
21
Faire les courses
2 personnes
22
Rassembler le matériel sportif
2 personnes
23
Récupérer le système son
2 personnes
24
Remplir les glacières
2 personnes
25
Préparer les sacs du tournoi
2 personnes
26
Vérifier les prévisions météo

Événement

27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Vérifier la sécurité du site
2 personnes
29
Délimiter les espaces
4 personnes
30
Installer les buts
4 personnes
31
Vérifier les filets
2 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Installer les tentes de fête
4 personnes
34
Aménager le bureau des compétitions
2 personnes
35
Brancher le système de sonorisation
2 personnes
36
Tester la musique
37
installer la signalisation
2 personnes
38
Préparer les vestiaires
2 personnes
39
Préparer le matériel de premiers secours
40
Préparer le service traiteur
3 personnes
41
Préparer les sandwichs et les fruits
3 personnes
42
Mettre les boissons au frais
2 personnes
43
Préparer le café et le thé
2 personnes
44
Ouvrir les inscriptions
3 personnes
45
Vérifier les tenues d’équipe
2 personnes
46
Briefer les arbitres
2 personnes
47
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
48
Encadrer les matchs
6 personnes
49
Enregistrer les scores
2 personnes
50
Chronométrer
2 personnes
51
Distribuer les balles de match
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Distribuer les paniers-repas
3 personnes
55
Maintenir les zones de repos propres
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Enregistrer les blessures
58
Annoncer les finalistes
59
Encadrer la finale
4 personnes
60
Assurer la remise des prix
3 personnes
61
Prendre une photo de groupe
2 personnes
62
Servir le dernier tour
2 personnes
63
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

64
Éteindre le système de sonorisation
2 personnes
65
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
66
Démonter les buts et les filets
4 personnes
67
Démonter les tentes de fête
4 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
69
Emballer les restes
2 personnes
70
Vider les glacières
2 personnes
71
Rassembler les déchets
3 personnes
72
Nettoyer les toilettes
2 personnes
73
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
74
Nettoyer le site
4 personnes
75
Faire la vaisselle
3 personnes
76
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
77
Renvoyer le matériel de sonorisation
2 personnes
78
Gérer la caution et les clés
79
Publier les résultats
80
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Ballons de footballqté 12
Ballons de football de réserveqté 4
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 30
Peinture de marquage au solqté 4
Siffletsqté 8
Chasubles d'arbitresqté 8
Chasubles d’équipeqté 80
Brassards de capitaineqté 8
Filets de butqté 4
Objectifs intermédiairesqté 4
Pompe avec aiguillesqté 2
Aiguilles de rechange pour ballonqté 10
Trousse de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 12
Ruban de sportqté 8
Gants jetablesqté 2
Coupes de prixqté 3
Rubans de médailleqté 80

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Bureau du concours
Bancs de vestiaireqté 12
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Talkies-walkies rechargeablesqté 6
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 6
Pieds de haut-parleursqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Carafesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 8
Panneau départ et arrivée
Pancarte de scène
Nappesqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balais à mainqté 4
Paniers à lingeqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez les règles avant d’ouvrir les inscriptions : format des matchs, durée, nombre de joueurs, critères de classement et règles de remplacement. Les participants doivent recevoir ces informations dès l’invitation.
Fermez les inscriptions assez tôt pour répartir définitivement les équipes et établir le planning. Gardez au moins 7 jours entre la clôture et le tournoi afin de prévenir les capitaines et de corriger les absences.
Réservez les terrains et les vestiaires avant de publier les horaires. Prévoyez un temps tampon d’au moins 15 minutes entre deux matchs pour les retards, les changements de terrain et les interventions médicales.
Préparez une version imprimée du planning, de la répartition des équipes et des feuilles de score pour chaque zone de jeu. Ajoutez une copie de secours au bureau du tournoi, car un téléphone déchargé ne doit pas bloquer les résultats.
Contrôlez le matériel la veille : comptez les ballons, testez la pompe, les sifflets, le système audio et les talkies-walkies, puis remplissez les glacières. Les ballons de réserve, la trousse de premiers secours et les poches de glace sont souvent oubliés jusqu’au premier incident.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de football ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver les terrains et les vestiaires, d’ouvrir les inscriptions, de finaliser les arbitres et de préparer le planning.
Quand faut-il fermer les inscriptions au tournoi ?: Fermez-les au moins 7 jours avant le tournoi, et plutôt 10 à 14 jours si vous devez recueillir les besoins alimentaires ou ajuster le nombre de terrains. Vous pourrez alors répartir les équipes définitivement.
Combien d’arbitres faut-il prévoir pour un tournoi de football ?: Prévoyez au minimum un arbitre par match joué simultanément, plus une personne de remplacement si le tournoi dure plusieurs heures. Ajoutez un responsable clairement identifié pour les feuilles de score et les décisions pratiques.
Que faut-il préparer la veille d’un tournoi de football ?: La veille, imprimez le planning, la composition des équipes et les feuilles de score, puis vérifiez les ballons, les filets, les cônes, le son et les radios. Préparez également les sacs, les glacières et les documents médicaux scellés.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.