Voetbaltoernooi organiseren: checklist en planning

Een voetbaltoernooi organiseren vraagt meer dan teams en een veld regelen. Je hebt een wedstrijdschema, scheidsrechters, kleedkamers, materialen en een duidelijke wedstrijdtafel nodig. Begin met datum en veldreservering, verwerk daarna de aanmeldingen en deel de teams in. Op de toernooidag zelf draait alles om een tijdige terreinopbouw, registratie en een vaste plek voor wedstrijdformulieren, omroep en catering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum bevestigen
Voetbalveld reserveren
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teams indelen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Scheidsrechters inplannen
Reservering kleedkamers maken
Prijzen bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Wedstrijdformulieren printen
Prijzen klaarzetten
Koelboxen vullen
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Velden uitzetten
4 personen
Doelen plaatsen
4 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Route- en informatieborden plaatsen
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen

Event

Teams ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Toernooi uitleggen
2 personen
Wedstrijden begeleiden
6 personen
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Sportmaterialen verzamelen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Locatie opleveren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven spullen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Registratietafel
Wedstrijdtafel

Sportmateriaal

Voetballenaantal 12
Pupillendoelenaantal 4
Pionnenaantal 40
Veldmarkeerschijvenaantal 40
Teamhesjesaantal 64
Aanvoerdersbandenaantal 8
Scheidsrechtersfluitjesaantal 6
Scheidsrechterkaartenaantal 6
Pompenaantal 2
Reservebalnettenaantal 2
EHBO-koffer
IJscompressenaantal 8
Regenhoezenaantal 2

Apparatuur

Draadloze microfoon
Mobiele speaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Stopwatchaantal 4
Megafoon
Waterkokeraantal 2
Lichtslangenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 3
Schenkkannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Serveertangenaantal 4

Decoratie

Teamvlaggenaantal 8
Richtingsbordenaantal 6
Scorebordaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 2
Bezemaantal 2
Vuilnisblikaantal 2
Dweilset

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het voetbalveld en de kleedkamers zo vroeg mogelijk en bevestig beide reserveringen uiterlijk 2 weken voor het toernooi. Zo voorkom je dat teams aankomen zonder omkleedruimte of dat de veldtijd niet overeenkomt met het schema.
Stuur deelnemersinformatie minimaal 7 dagen vooraf. Vermeld de aanvangstijd, verzamellocatie, teamindeling, wedstrijdduur, route en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Plan per speelronde minstens 10 minuten wisseltijd voor veldwissels, scheidsrechters en het invullen van wedstrijdformulieren.
Controleer sportmateriaal en techniek de dag ervoor: tel de voetballen, controleer doelen, pionnen, hesjes en fluitjes en test microfoon, speaker, verlengkabels en stekkerdozen op locatie.
Zet op de wedstrijddag eerst de wedstrijdtafel en registratie in, voordat je de catering opent. Vul koelboxen en thermoskannen kort voor de start en houd reserveballen, pomp en formulieren direct binnen handbereik.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een voetbaltoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, veld en kleedkamers. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken van tevoren en sluit de aanmeldingen ongeveer 2 weken voor de speeldag, zodat je teams en het schema kunt maken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een voetbaltoernooi op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw op locatie. Daarin moeten tenten, tafels, wedstrijdtafel, doelen, veldmarkering, geluidsinstallatie en catering klaarstaan voordat deelnemers zich registreren.
Wat moet ik meenemen naar een voetbaltoernooi?: Neem naast voetballen en doelen ook pionnen, veldmarkeerschijven, teamhesjes, aanvoerdersbanden, scheidsrechtersfluitjes, kaarten, een stopwatch en reservebalnetten mee. Voor de organisatie heb je daarnaast wedstrijdformulieren, een registratietafel, koeling en geluidsapparatuur nodig.
Hoeveel scheidsrechters heb ik nodig voor een voetbaltoernooi?: Plan per gelijktijdig gespeeld veld minimaal 1 scheidsrechter en regel daarnaast minstens 1 reserve voor pauzes of uitval. Maak de planning definitief zodra het wedstrijdschema vaststaat, bij voorkeur 7 dagen voor het toernooi.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.