Checklist voor een verjaardagsfeest organiseren

Een verjaardagsfeest loopt rustiger als je eerst de datum, locatie en gasten vastlegt en pas daarna catering en boodschappen regelt. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen, zodat taart, hapjes en drank op het juiste aantal zijn afgestemd. Plan op de laatste dag vooral de praktische zaken: koelen, klaarzetten, versieren en de geluidsinstallatie testen. Met deze checklist zie je wat je wanneer moet regelen, van de eerste uitnodiging tot het bijvullen van drank tijdens het feest.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
Gastenlijst samenstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering en taart bestellen
Muziek en afspeellijst kiezen
Activiteiten voorbereiden
2 personen
Voorraad en servies controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Taart en dessert ophalen
Locatie schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Buffettafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
Spellen klaarleggen
2 personen
Hapjes en drank klaarzetten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Spellen begeleiden
2 personen
Buffet serveren
3 personen
Taart aansnijden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Muziek verzorgen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Locatie grondig schoonmaken
2 personen
Overgebleven eten verdelen
Materialen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 35
Buffettafelaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Bordenaantal 40
Dessertbordjesaantal 40
Drinkglazenaantal 45
Wijnglazenaantal 30
Koffiekopjesaantal 25
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveerschalen met dekselaantal 4
Taartmes
Taartplateau

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparaat
Waterkoker
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenboog
Slingersaantal 6
Tafelkledenaantal 6
Servettenhoudersaantal 6
Cadeautafelbord

Verlichting

Lichtslingersaantal 3
Ledlampenaantal 4

Sportmateriaal

Bordspellenaantal 6
Dartbord
Dartpijlenaantal 6

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 3
Afwasbakkenaantal 2
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor het feest en vraag om een reactie vóór een vaste datum. Zo houd je tijd over om het aantal taartpunten, hapjes en stoelen aan te passen.
Controleer de aanmeldingen 7 dagen vooraf op dieetwensen en allergieën. Leg die informatie naast je bestelling voor catering en taart, zodat je niet op het laatste moment een alternatief hoeft te zoeken.
Koel dranken minimaal 4 uur vooraf en gebruik koelboxen voor voorraad die niet in de koelkast past. Zet water en frisdrank apart van wijn en andere dranken, zodat gasten snel kunnen pakken wat ze willen.
Test muziek, Bluetoothspeaker, verlengsnoeren en stekkerdozen minstens 2 uur voor aankomst. Leg de afspeellijst vooraf klaar en houd één reserveoptie bij de hand als de verbinding wegvalt.
Richt de buffettafel en taartplek vóór de gasten komen in en zet servies per onderdeel klaar: borden, dessertbordjes, glazen, bestek en opscheplepels. Leg spellen pas klaar nadat het buffet staat, zodat ze niet in de weg liggen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een verjaardagsfeest organiseren?: Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie en gastenlijst. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor het feest en bestel catering en taart zodra het verwachte aantal gasten duidelijk is.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een verjaardagsfeest versturen?: Verstuur uitnodigingen 3 tot 4 weken vooraf. Geef gasten ongeveer 2 weken om te reageren en sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor het feest, zodat je boodschappen en catering kunt afronden.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een verjaardagsfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Koop daarnaast voldoende water en houd de gekoelde voorraad uiterlijk 4 uur voor aanvang klaar.
Wat moet ik op de dag van een verjaardagsfeest als eerste doen?: Begin 3 tot 4 uur vooraf met schoonmaken, tafels en stoelen plaatsen en dranken koelen. Hang daarna de versiering op, richt de buffettafel in, test de muziek en zet hapjes en drank kort voor aankomst klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.