Zo organiseer je een verenigingswandeling

Begin met de datum, start- en eindlocatie en een route die je vooraf helemaal controleert. Regel daarna de inschrijvingen, verzamel dieetwensen en deel vrijwilligers in voor begeleiding, rustpunten en de aanmeldtafel. In de laatste week leg je de definitieve deelnemerslijst, routekaarten en veiligheidsmaterialen klaar. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke startbriefing, goed gemarkeerde paden en een verzorgde finish met soep, brood, koffie en thee.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Start- en eindlocatie reserveren
3
Wandelroute controleren
2 personen
4
Alternatieve route bepalen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Routebeschrijving versturen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Rustpunten vastleggen
2 personen
11
Weersverwachting controleren
12
Definitieve deelnemerslijst maken
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Routekaarten printen
2 personen
15
Polsbandjes en nummers klaarleggen
2 personen
16
EHBO- en veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Soep en brood voorbereiden
3 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
20
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
21
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
22
Routepijlen plaatsen
3 personen
23
Rustpunten bevoorraden
3 personen
24
Startbriefing voorbereiden

Event

25
Deelnemers aanmelden
3 personen
26
Startbriefing geven
2 personen
27
Wandelaars begeleiden
4 personen
28
Achterblijvers begeleiden
2 personen
29
Rustpunten bemannen
3 personen
30
Water en fruit uitdelen
3 personen
31
Deelnemers bij de finish ontvangen
3 personen
32
Soep en brood serveren
4 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Koffie en thee serveren
2 personen
35
Eerste hulp verlenen
2 personen
36
Verloren voorwerpen registreren

Nazorg

37
Routepijlen verwijderen
3 personen
38
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Afval verzamelen
3 personen
41
Locatie schoonmaken
3 personen
42
Materialen inventariseren
2 personen
43
Geleende materialen retourneren
2 personen
44
Deelnemers bedanken
45
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Aanmeldtafel
Tafelkledenaantal 6
Partytentaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Soepkommenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Soepwarmersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Portofoonsaantal 6

Sportmateriaal

Routekaartenaantal 70
Routepijlenaantal 40
Pionnenaantal 12
Polsbandjesaantal 70
Stopwatchesaantal 3
Rugzakkenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Veiligheidshesjesaantal 10
Zaklampenaantal 6
Nooddekensaantal 6

Decoratie

Startbord
Finishbord
Pijlbordenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route uiterlijk één week vooraf volledig te voet of per fiets. Noteer smalle passages, tijdelijke omleidingen en plekken waar routepijlen of pijlborden nodig zijn; leg ook meteen een alternatieve route vast.
Sluit de inschrijving enkele dagen voor de wandeling, zodat je een definitieve deelnemerslijst kunt maken. Gebruik die lijst voor polsbandjes, routekaarten, catering en het indelen van vrijwilligers.
Plan minimaal één vrijwilliger bij de start, één bij de finish en per rustpunt minstens één verantwoordelijke. Geef begeleiders portofoons en zorg dat iedereen weet wie bij een afwijking van de route beslist.
Controleer de weersverwachting 24 tot 48 uur vooraf en pas de voorbereiding daarop aan. Leg bij wisselvallig weer de partytent, veiligheidshesjes, zaklampen en nooddekens bereikbaar klaar.
Zet de catering niet pas bij aankomst op. Koel dranken vooraf, bereid soep en brood tijdig voor en richt het koffie- en theepunt zo in dat deelnemers na de finish zonder opstopping kunnen doorlopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een verenigingswandeling organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, route en start- en eindlocatie. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de wandeling en sluit de inschrijvingen enkele dagen vooraf.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een verenigingswandeling?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger bij de aanmeldtafel, 1 bij de start of finish en 1 per rustpunt. Bij meerdere routes of een grote groep heb je extra routebegeleiders nodig; maak de indeling uiterlijk één week vooraf.
Wanneer controleer je de wandelroute en de alternatieve route?: Controleer de hoofdroute uiterlijk 7 dagen vooraf en bekijk de alternatieve route op hetzelfde moment. Doe op de ochtend zelf nog een korte controle van pijlen, pionnen en mogelijke obstakels.
Hoeveel catering heb je nodig na een verenigingswandeling?: Maak de boodschappen op basis van de definitieve deelnemerslijst en tel een kleine reserve mee voor onverwachte deelnemers. Koel dranken de dag ervoor en zet soep, brood, koffie en thee klaar voordat de eerste wandelaars finishen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.