Verenigingskamp organiseren: checklist en planning
Een verenigingskamp vraagt meer voorbereiding dan alleen tenten en boodschappen regelen. Je moet deelnemers, vervoer, dieetwensen en noodcontacten op tijd vastleggen, terwijl het programma voor iedereen duidelijk moet zijn. Op locatie komen daar de terreincontrole, slaapplaatsen, keuken, verlichting en ontvangst bij. Gebruik deze checklist om het kamp in de juiste volgorde voor te bereiden en controleer vooral wat je makkelijk vergeet: route-informatie, water, koeling, scheerlijnen en een geprinte deelnemerslijst.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Noodcontacten verzamelen
2 personen
Vervoer indelen
2 personen
Reserveringen bevestigen
Programma en tijden delen
2 personen
Teamindeling maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Kampeermateriaal verzamelen
3 personen
Voorraad sorteren
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Route-informatie delen
Terrein inspecteren
2 personen
Tenten opzetten
6 personen
Slaapplaatsen indelen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Keuken inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluid en verlichting testen
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Slaapplaatsen toelichten
2 personen
Huisregels en veiligheid uitleggen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Spelactiviteiten begeleiden
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondmaaltijd voorbereiden
4 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Servies afruimen
3 personen
Kampvuuravond begeleiden
3 personen
Avondsnacks uitdelen
2 personen
Avondprogramma afronden
2 personen
Terreincontrole uitvoeren
2 personen
Ontbijt voorbereiden
3 personen
Ontbijt serveren
3 personen
Nazorg
Tenten afbreken
6 personen
Materialen controleren
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Inventaris inpakken
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 32
- Partytentenaantal 2
- Picknickbankenaantal 4
Kamperen
- Slaaptentenaantal 8
- Slaapmattenaantal 32
- Slaapzakkenaantal 32
- Hoofdkussensaantal 32
- Zaklampenaantal 12
- Haringenaantal 80
- Scheerlijnenaantal 20
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 40
- Herbruikbare kommenaantal 40
- Herbruikbare bekersaantal 50
- Besteksetsaantal 40
- Koffiemokkenaantal 35
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks**messenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 6
- Mengkommenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Gasbrandersaantal 3
- Kookpannenaantal 4
- Braadpannenaantal 2
- Waterjerrycansaantal 4
Apparatuur
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
Verlichting
- Lichtslingersaantal 6
- Ledlampenaantal 8
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 3
- Volleybalnet
- Touwtrektouw
- Spelkaartenaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 35
- Stiftenaantal 2
- Kleefbandaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Afwasbakkenaantal 3
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de laatste controle uiterlijk 48 uur voor vertrek. Loop dan de deelnemerslijst, dieetwensen, noodcontacten, vervoer en reserveringen één voor één na.
- Maak per tent of slaapplaats een indeling voordat de groep aankomt. Leg slaapmatten, slaapzakken en hoofdkussens klaar en controleer of elke tent haringen en scheerlijnen heeft.
- Richt de keuken in vóór je de boodschappen uitpakt. Zet waterjerrycans, gasbranders, kook- en braadpannen, snijplanken en opscheplepels bij elkaar, zodat koken niet stilvalt door ontbrekend materiaal.
- Test geluid en verlichting zodra het terrein is ingericht, niet pas tijdens het programma. Controleer Bluetoothspeakers, verlengkabels, lichtslingers en ledlampen op bereik en stroomvoorziening.
- Zet dranken minstens 2 uur vóór het eerste gezamenlijke moment koud. Houd daarnaast herbruikbare bekers, borden, kommen en bestek apart van de kookvoorraad, zodat uitdelen snel gaat.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een verenigingskamp organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, uitnodigingen en reserveringen. Verzamel dieetwensen en noodcontacten uiterlijk 2 weken voor vertrek, zodat vervoer, maaltijden en begeleiding nog aangepast kunnen worden.
- Wat moet je meenemen naar een verenigingskamp?
- Reken naast tenten, slaapmatten en slaapzakken op verlichting, zaklampen, haringen, scheerlijnen en keukenmateriaal. Voor de gezamenlijke maaltijden heb je onder meer waterjerrycans, koelboxen, kookpannen, servies en bestek nodig.
- Wanneer deel je het programma van een verenigingskamp?
- Stuur het programma en de tijden uiterlijk 1 week vooraf naar alle deelnemers. Deel route-informatie opnieuw 24 tot 48 uur voor vertrek, samen met de verzamelplek en eventuele vervoersindeling.
- Hoe bereid je de opbouw van een verenigingskamp voor?
- Plan de opbouw minimaal 2 uur vóór de aankomst van de deelnemers. Controleer eerst het terrein, zet daarna tenten en slaapplaatsen op en richt vervolgens tafels, stoelen, keuken, koeling, geluid en verlichting in.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!