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Vereinslager organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Vereinslager braucht mehr als eine Teilnehmerliste und ein paar Zelte. Plane zuerst Datum, Ort, Anmeldungen und Transport; danach folgen Verpflegung, Schlafplätze und der Ablauf vor Ort. Besonders oft werden Ernährungswünsche, Notfallkontakte, Verlängerungskabel und zusätzliche Beleuchtung zu spät geklärt. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Empfang der Teilnehmenden und hilft dir, die 49 Aufgaben und 43 benötigten Dinge rechtzeitig abzuhaken.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

    2 Personen

  • Notfallkontakte sammeln

    2 Personen

  • Transport einteilen

    2 Personen

  • Reservierungen bestätigen

  • Programm und Zeiten teilen

    2 Personen

  • Teamaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Campingmaterial zusammenstellen

    3 Personen

  • Vorräte sortieren

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Routeninformationen teilen

  • Gelände inspizieren

    2 Personen

  • Zelte aufbauen

    6 Personen

  • Schlafplätze einteilen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Küche einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Ton und Beleuchtung testen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Schlafplätze erläutern

    2 Personen

  • Hausregeln und Sicherheit erklären

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Spielaktivitäten betreuen

    5 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abendessen vorbereiten

    4 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Geschirr abräumen

    3 Personen

  • Lagerfeuerabend begleiten

    3 Personen

  • Abendsnacks verteilen

    2 Personen

  • Abendprogramm abschließen

    2 Personen

  • Geländekontrolle durchführen

    2 Personen

  • Frühstück vorbereiten

    3 Personen

  • Frühstück servieren

    3 Personen

Nachbereitung

  • Zelte abbauen

    6 Personen

  • Materialien prüfen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    5 Personen

  • Inventar einpacken

    3 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Gemietete Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 32
  • PartyzelteAnz. 2
  • PicknickbänkeAnz. 4

Campen

  • SchlaftentsAnz. 8
  • SchlafmattenAnz. 32
  • SchlafsäckeAnz. 32
  • KopfkissenAnz. 32
  • TaschenlampenAnz. 12
  • HeringeAnz. 80
  • AbspannleinenAnz. 20

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 40
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
  • Wiederverwendbare BecherAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 40
  • KaffeebecherAnz. 35

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • GasbrennerAnz. 3
  • KochtöpfeAnz. 4
  • BratpfannenAnz. 2
  • WasserkanisterAnz. 4

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 8

Sportmaterial

  • FußbälleAnz. 3
  • Volleyballnetz
  • Tauziehseil
  • SpielkartenAnz. 4

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 35
  • StifteAnz. 2
  • KlebebandAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • SpülbeckenAnz. 3
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Lager ab. Dann kannst du Mengen für Mahlzeiten, Geschirr und Getränke zuverlässig berechnen und Notfallkontakte gesammelt ausdrucken.
  • Teile den Transport nicht erst am Abreisetag ein. Erstelle mindestens 5 Tage vorher eine Liste mit Fahrern, freien Plätzen, Treffpunkt und Routeninformationen.
  • Prüfe das Campingmaterial 3 bis 5 Tage vor Beginn vollständig: Schlafzelte, Matten, Schlafsäcke, Kissen, Taschenlampen, Heringe und Abspannleinen gehören zusammen in eine kontrollierte Ausgabe.
  • Richte Küche und Verpflegung vor dem Aufbauprogramm ein. Zähle Mehrweg-Geschirr, Kühlboxen, Wasserkanister, Kochtöpfe, Pfannen und Gasbrenner und stelle Getränke mindestens 2 Stunden vor dem Empfang kalt.
  • Plane am Veranstaltungstag 60 bis 90 Minuten für Geländeprüfung, Zelte, Schlafplätze, Tische, Stühle, Küche, Beleuchtung und Tontechnik ein. So bleibt Zeit, defekte Ausrüstung oder fehlende Kabel vor dem Eintreffen der Gruppe zu ersetzen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Vereinslager organisieren?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Reservierungen. Die Anmeldungen, Ernährungswünsche und Notfallkontakte sollten spätestens 7 Tage vor dem Lager abgeschlossen sein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Vereinslagers?
Plane für ein Team von mehreren Helfenden mindestens 60 bis 90 Minuten ein. Geländeprüfung, Zelte, Schlafplätze, Tische, Küche sowie Ton- und Lichttechnik dauern länger, wenn Material erst vor Ort sortiert werden muss.
Wann sollte man die Teilnehmerliste und Notfallkontakte vorbereiten?
Drucke die Teilnehmerliste und die gesammelten Notfallkontakte spätestens am Vortag aus. Eine digitale Kopie auf dem Handy ist hilfreich, ersetzt aber nicht die ausgedruckte Liste beim Empfang.
Was muss man für ein Vereinslager zum Schlafen mitnehmen?
Pro übernachtender Person brauchst du einen Schlafplatz mit Schlafmatte, Schlafsack und Kissen; zusätzlich sollten Taschenlampen sowie ausreichend Heringe und Abspannleinen vorhanden sein. Kontrolliere das Material 3 bis 5 Tage vor dem Start.

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