Vakantiekamp organiseren: checklist en planning

Een vakantiekamp organiseren vraagt meer dan een locatie en een programma. Je regelt vooraf ook deelnemerslimieten, toestemmingen, medische informatie, groeps- en kamerindeling en een duidelijke begroting. Begin met datum, locatie en reserveringen en werk daarna toe naar aanmeldingen, activiteiten en boodschappen. In de laatste week controleer je het terrein, de weersverwachting, EHBO-materialen, slaapruimtes en het vervoer van alle spullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Kampdatum en locatie vastleggen
2 personen
Deelnemerslimiet bepalen
2 personen
Reserveringen maken
2 personen
Programma opstellen
3 personen
Begroting vastleggen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Toestemmingen verzamelen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Medische informatie verzamelen
2 personen
Noodcontacten controleren
2 personen
Groepsindeling maken
3 personen
Kamerindeling maken
3 personen
Activiteiten voorbereiden
4 personen
Spelmateriaal controleren
2 personen
EHBO-materiaal controleren
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Voorraad houdbare producten klaarzetten
2 personen
Koelproducten ophalen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Kampterrein controleren
2 personen
Tenten en slaapruimtes opbouwen
6 personen
Tafels en banken opstellen
4 personen
Keuken inrichten
3 personen
Sanitaire ruimte controleren
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Veiligheidsinstructies klaarleggen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Bagage naar slaapruimtes brengen
4 personen
Kampregels uitleggen
2 personen
Groepen voorstellen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Kennismakingsspel begeleiden
4 personen
Middagactiviteit begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondmaaltijd bereiden
5 personen
Tafels dekken
4 personen
Avondmaaltijd serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Avondspel begeleiden
6 personen
Kampvuurprogramma begeleiden
4 personen
Avondsnacks serveren
2 personen
Deelnemers naar slaapruimtes begeleiden
4 personen
Nachtwacht voorbereiden
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Sanitaire ruimtes schoonmaken
3 personen
Terrein schoon opleveren
4 personen
Tenten afbreken
6 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Spelmateriaal sorteren
2 personen
Voorraad tellen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Kampeertentenaantal 8
Slaapmattenaantal 36
Slaapzakkenaantal 36
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Picknickbankenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Opbergboxenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Drinkbekersaantal 50
Messenaantal 45
Vorkenaantal 45
Lepelsaantal 45
Opscheplepelsaantal 6
Schenkkanenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Pannenaantal 4
Kookplatenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Voedselbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 3

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Megafonenaantal 2
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
LED-lantaarnsaantal 10
Zaklampenaantal 12

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Frisbeesaantal 6
Springtouwenaantal 8
Ballenaantal 8
Pionnenaantal 30
Teamhesjesaantal 36
Touwaantal 2
Waterpistolenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Naamkaartjesaantal 40
Watervaste stiftenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiegelaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Tekenpincettenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie en deelnemerslimiet eerst vast. Controleer daarna direct welke reserveringen nodig zijn, zodat je programma niet afhankelijk wordt van een plek die nog niet beschikbaar is.
Stuur het aanmeldformulier ruim vóór het kamp uit en vraag daarin meteen om toestemmingen, dieetwensen, medische informatie en noodcontacten. Controleer ontbrekende gegevens uiterlijk een week voor vertrek.
Maak de groepsindeling en kamerindeling pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Houd rekening met leeftijd, begeleiding en praktische zaken zoals slaapmatten, slaapzakken en beschikbare tenten.
Controleer de keuken- en kampeeruitrusting minstens 3 dagen vooraf. Tel onder meer borden, kommen, drinkbekers, bestek, koelboxen, kookplaten, verlengkabels en powerbanks na; ontbrekende spullen zijn op locatie lastig te vervangen.
Plan boodschappen in twee momenten: houdbare producten vooraf klaarzetten en koelproducten kort voor vertrek ophalen. Controleer op de dag vóór vertrek ook het weer, het terrein, de EHBO-set en de materialen voor de activiteiten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vakantiekamp organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, deelnemerslimiet, begroting en reserveringen. Verstuur uitnodigingen zodra het aanmeldformulier klaar is, zodat je de groepsindeling en inkopen op tijd kunt maken.
Wanneer moet ik toestemmingen en medische informatie verzamelen?: Vraag deze gegevens direct bij de aanmelding op en controleer alle formulieren uiterlijk 7 dagen voor vertrek. Maak een overzicht van noodcontacten en bewaar alleen de informatie die begeleiders tijdens het kamp nodig hebben.
Hoeveel slaapplaatsen moet ik voor een vakantiekamp regelen?: Regel voor iedere deelnemer en begeleider één slaapplaats en tel minimaal 1 extra slaapplaats als reserve mee. Controleer daarnaast per persoon een slaapmat en slaapzak en maak de kamer- of tentindeling voordat de materialen worden vervoerd.
Wanneer doe ik de boodschappen voor een vakantiekamp?: Zet houdbare producten 1 tot 3 dagen vooraf klaar en haal koelproducten zo kort mogelijk voor vertrek op. Gebruik koelboxen en voedselbakken voor het vervoer en controleer de boodschappenlijst nogmaals voordat alles naar de locatie gaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.