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Ferienlager organisieren: die praktische Checkliste

Ein Ferienlager steht und fällt mit der Vorbereitung vor der Anreise. Lege zuerst Zeitraum, Ort, Teilnehmerzahl und Budget fest, bevor du Reservierungen und Anmeldungen öffnest. Danach folgen Einwilligungen, medizinische Angaben, Gruppen- und Zimmeraufteilung sowie das Programm. Kurz vor dem Start solltest du vor allem Wetter, Erste-Hilfe-Material, Lebensmittel, Kühlprodukte und den Aufbau von Zelten und Schlafbereichen prüfen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Campdatum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Teilnehmerlimit festlegen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

    2 Personen

  • Programm erstellen

    3 Personen

  • Budget festlegen

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Einwilligungen einholen

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

    2 Personen

  • Medizinische Informationen sammeln

    2 Personen

  • Notfallkontakte überprüfen

    2 Personen

  • Gruppen einteilen

    3 Personen

  • Zimmeraufteilung erstellen

    3 Personen

  • Aktivitäten vorbereiten

    4 Personen

  • Spielmaterial kontrollieren

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Material prüfen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Bestand an haltbaren Produkten bereitstellen

    2 Personen

  • Kühlprodukte abholen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    4 Personen

  • Zeltgelände kontrollieren

    2 Personen

  • Zelte und Schlafbereiche aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Bänke aufstellen

    4 Personen

  • Küche einrichten

    3 Personen

  • Sanitärbereich kontrollieren

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Sicherheitsanweisungen bereitlegen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Gepäck zu den Schlafräumen bringen

    4 Personen

  • Campregeln erklären

    2 Personen

  • Gruppen vorstellen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Kennenlernspiel anleiten

    4 Personen

  • Nachmittagsaktivität begleiten

    6 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abendessen zubereiten

    5 Personen

  • Tische eindecken

    4 Personen

  • Abendessen servieren

    5 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Abendspiel begleiten

    6 Personen

  • Lagerfeuerprogramm betreuen

    4 Personen

  • Abendsnacks servieren

    2 Personen

  • Teilnehmer zu den Schlafräumen begleiten

    4 Personen

  • Nachtwache vorbereiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Sanitärräume reinigen

    3 Personen

  • Gelände sauber übergeben

    4 Personen

  • Zelte abbauen

    6 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Spielmaterial sortieren

    2 Personen

  • Bestände zählen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • CampingzelteAnz. 8
  • SchlafmattenAnz. 36
  • SchlafsäckeAnz. 36
  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 40
  • PicknickbänkeAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 4
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 40
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
  • TrinkbecherAnz. 50
  • MesserAnz. 45
  • GabelnAnz. 45
  • LöffelAnz. 45
  • ServierlöffelAnz. 6
  • KaraffenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • Koch- und BrotmesserAnz. 8
  • RührschüsselnAnz. 6
  • PfannenAnz. 4
  • KochplattenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 4
  • LebensmittelboxenAnz. 12
  • AluminiumfolieAnz. 3

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • MegafoneAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 6

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LaternenAnz. 10
  • TaschenlampenAnz. 12

Sportmaterial

  • FußbälleAnz. 4
  • FrisbeesAnz. 6
  • SpringseileAnz. 8
  • BälleAnz. 8
  • KegelAnz. 30
  • TeamwestenAnz. 36
  • SeilAnz. 2
  • WasserpistolenAnz. 12

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 6
  • BallonsAnz. 100
  • NamensschilderAnz. 40
  • Wasserfeste StifteAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • ToilettenbürstenAnz. 4
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • DesinfektionsgelAnz. 4
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • ZeckenpinzettenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Sammle Einwilligungen, medizinische Informationen und Notfallkontakte nicht erst bei der Anreise. Setze für alle Unterlagen eine Frist von mindestens 7 Tagen vor Campbeginn und prüfe die Angaben anschließend auf Vollständigkeit.
  • Plane Gruppen und Zimmeraufteilung erst nach Ablauf der Anmeldefrist. So kennst du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und besondere Anforderungen, bevor du Schlafplätze, Zelte und Aktivitäten verteilst.
  • Kontrolliere die Schlafausstattung pro Person: eine Schlafmatte und ein Schlafsack je Teilnehmer, plus mindestens 10 Prozent Reserve. Fehlende Ausrüstung fällt beim Aufbau zu spät auf, wenn Geschäfte bereits geschlossen sind.
  • Teile den Einkauf in haltbare Produkte und Kühlware auf. Haltbare Lebensmittel kannst du 2 bis 3 Tage vorher bereitstellen; Kühlprodukte holst du möglichst am Tag der Abfahrt ab und transportierst sie in Kühlboxen.
  • Prüfe die Technik vor dem Aufbau am Veranstaltungsort. Teste Lautsprecher, Megafone, Powerbanks und Verlängerungskabel mindestens 24 Stunden vorher und markiere Kabel, die über Laufwege führen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Ferienlager planen?
Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Datum, Ort, Teilnehmerlimit und Budget. Reservierungen und Einladungen sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Start vorbereitet sein.
Was muss auf ein Anmeldeformular für ein Ferienlager?
Erfasse mindestens Kontaktdaten, Einwilligungen, Ernährungswünsche, medizinische Informationen und einen Notfallkontakt. Setze die Anmeldefrist etwa 4 Wochen vor Beginn, damit Gruppen und Schlafplätze rechtzeitig geplant werden können.
Wie viel Schlafausrüstung braucht man im Ferienlager?
Plane pro Person eine Schlafmatte und einen Schlafsack ein. Eine Reserve von rund 10 Prozent ist sinnvoll, also beispielsweise 22 Matten und Schlafsäcke für 20 Teilnehmer.
Wann sollte man ein Ferienlager einkaufen?
Kaufe haltbare Produkte 2 bis 3 Tage vor der Abfahrt und hole Kühlprodukte am selben Tag oder höchstens 24 Stunden vorher ab. Prüfe die Einkaufsliste am Vorabend noch einmal gegen Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche.

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