Vakantiekamp organiseren: checklist en planning

Een vakantiekamp vraagt meer voorbereiding dan alleen tenten en activiteiten klaarzetten. Leg eerst datum, locatie en programma vast; daarna regel je aanmeldingen, noodcontacten, dieetwensen en materiaal. Controleer vlak voor vertrek de weersverwachting, koel eten op tijd en deel route- en parkeerinformatie met deelnemers. Op locatie werk je van inspectie en opbouw naar veiligheidscontrole, ontvangst en het eerste programmaonderdeel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
Locatie reserveren
Programma opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens controleren
2 personen
Noodcontacten verzamelen
2 personen
Activiteiten voorbereiden
3 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
3 personen
Eten sorteren en koelen
3 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Route en parkeerinformatie delen

Event

Locatie inspecteren
3 personen
Tenten opzetten
5 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Activiteitenstations inrichten
4 personen
Keuken en barbecue opbouwen
4 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Inchecktafel klaarzetten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Kampregels uitleggen
2 personen
Teams indelen
3 personen
Sportactiviteiten begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks uitdelen
2 personen
Creatieve activiteit begeleiden
4 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Barbecue voorbereiden
3 personen
Barbecue serveren
5 personen
Servies afruimen
3 personen
Kampvuur voorbereiden
2 personen
Kampvuur begeleiden
3 personen
Afscheid en uitchecken
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
4 personen
Tenten afbreken
5 personen
Meubilair terugzetten
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Servies en materiaal reinigen
4 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Voorraad controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Partytentenaantal 3

Camping

Slaaptentenaantal 12
Slaapmattenaantal 40
Slaapzakkenaantal 40
Picknickdekensaantal 8

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Volleybalnet
Volleyballenaantal 3
Frisbeesaantal 6
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 8
Waterpistolenaantal 12

Keuken

Gasbarbecueaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Tangetjesaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Schenkkanaantal 6

Apparatuur

Draagbare speaker
Verlengsnoerenaantal 3

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Zaklampenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffer
Brandblussersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 4
Naamstickersaantal 60

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 3
Handvegers en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Maak uiterlijk vier weken vooraf de deelnemerslijst en verzamel per deelnemer een noodcontact, dieetwensen en actuele contactgegevens. Zo hoef je ontbrekende informatie niet tijdens het inchecken na te jagen.
Controleer de slaapuitrusting minstens één week vooraf: tel per deelnemer een slaaptent, slaapmat en slaapzak en leg extra zaklampen klaar voor de avond en nacht.
Plan de boodschappen na het definitieve aantal deelnemers. Sorteer gekoeld eten direct in koelboxen en zet een aparte plek klaar voor snijplanken, messen en herbruikbaar servies.
Neem voor activiteiten meer mee dan één soort materiaal: pionnen en springtouwen helpen bij spellen met groepen, terwijl voetballen, frisbees en waterpistolen verschillende leeftijden bezighouden.
Doe op de opbouwdag eerst een veiligheidsronde langs tenten, verlengsnoeren, barbecue en verlichting. Zet EHBO-koffer en brandblussers zichtbaar klaar voordat deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vakantiekamp organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra het programma en de belangrijkste praktische informatie bekend zijn, zodat je uiterlijk 4 weken voor vertrek de deelnemerslijst kunt sluiten.
Wat moet ik per deelnemer meenemen naar een vakantiekamp?: Reken minimaal op een slaaptent, slaapmat en slaapzak per deelnemer. Vraag daarnaast vooraf dieetwensen, contactgegevens en een noodcontact op; controleer die gegevens uiterlijk 7 dagen voor vertrek.
Hoeveel drinken heb ik nodig voor een vakantiekamp?: Plan voor het eerste uur 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna regelmatig aan, vooral bij warm weer en sportactiviteiten. Zet koelboxen en een schenkkan klaar voordat de eerste deelnemers aankomen.
Wanneer controleer ik het weer voor een vakantiekamp?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van vertrek. Gebruik die controle om activiteiten, partytenten, verlichting en extra droge slaap- of schuilplekken tijdig aan te passen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.