Checklist voor een goed voorbereide tuinworkshop
Een tuinworkshop organiseren vraagt meer dan plantmateriaal en een paar tafels klaarzetten. Je moet vooraf bepalen hoe deelnemers door het programma en de werkstations gaan, welk gereedschap beschikbaar is en wat je doet bij regen. Gebruik de takenlijst als volgorde: bevestig eerst datum en locatie, verwerk daarna aanmeldingen en dieetwensen en richt pas op de dag zelf de tuin, ontvangsttafel en werkstations in. Zo voorkom je dat je op het laatste moment materialen, stoelen of een binnenruimte moet regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Workshopprogramma uitwerken
2 personen
Werkstations indelen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst afronden
Weersverwachting controleren
Alternatieve binnenruimte bevestigen
Tuin en paden inspecteren
2 personen
Gereedschap controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Plantmateriaal sorteren
2 personen
Eet- en drinkwaren koelen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Partytenten opzetten
3 personen
Werkstations inrichten
3 personen
Materialen per deelnemer verdelen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
Event
Deelnemers ontvangen
2 personen
Veiligheidsinstructies geven
Workshop demonstreren
2 personen
Deelnemers begeleiden
3 personen
Gereedschap en materialen aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
Koffie en thee serveren
2 personen
Werkstukken laten fotograferen
Hapjes en avondeten serveren
3 personen
Werktafels vrijmaken
2 personen
Informeel napraten begeleiden
2 personen
Laatste dranken serveren
Nazorg
Afval verzamelen
2 personen
Gereedschap schoonmaken
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Partytenten afbreken
3 personen
Werkruimte schoonmaken
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
Afvalcontainers terugplaatsen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 24
- Tafelkledenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 3
Tuinmateriaal
- Handschoppenaantal 24
- Handharkenaantal 12
- Snoeischarenaantal 8
- Gietersaantal 6
- Kruiwagensaantal 2
- Werkhandschoenenaantal 24
- Planttafelsaantal 6
- Tuinslangenaantal 2
- Emmersaantal 6
- Plantlabelsaantal 100
- Markerstiftenaantal 12
- Schoffelsaantal 4
- Onkruidstekersaantal 8
- Snoeizagenaantal 2
Keuken
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 6
Servies
- Bordenaantal 30
- Kommenaantal 24
- Glazenaantal 30
- Mokkenaantal 30
- Besteksetsaantal 30
Apparatuur
- Koelboxenaantal 3
- Verlengkabelsaantal 3
- Buitenspeakersaantal 2
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Afwasbakkenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak per werkstation vooraf een vaste materiaalverdeling. Leg bijvoorbeeld plantmateriaal, plantlabels, markerstiften en het benodigde tuingereedschap per deelnemer of tafel klaar, zodat je tijdens de demonstratie niet hoeft uit te delen.
- Controleer het gereedschap uiterlijk enkele dagen vooraf en tel het opnieuw op de workshopdag. Plan extra handscheppen, handharken en werkhandschoenen in voor deelnemers die iets vergeten of wanneer materiaal beschadigd raakt.
- Bekijk de weersverwachting minstens 48 uur vooraf en bevestig de alternatieve binnenruimte uiterlijk de dag ervoor. Zet partytenten niet pas bij de eerste regendruppels op, maar richt beschutte werkplekken vooraf in.
- Rond de deelnemerslijst en dieetwensen enkele dagen voor de workshop af. Koel eet- en drinkwaren op tijd en zet voor koffie en thee voldoende thermoskannen, waterkokers, mokken en glazen klaar.
- Plan de ontvangst minstens 30 minuten voor de start. Gebruik de ontvangsttafel voor de deelnemerslijst en geef vóór het werken met snoeischaren, snoeizagen en ander gereedschap korte veiligheidsinstructies.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een tuinworkshop organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie en workshopprogramma. Verstuur daarna de uitnodigingen en rond de deelnemerslijst, dieetwensen en materiaalverdeling uiterlijk 3 dagen voor de workshop af.
- Wanneer controleer ik het weer voor een tuinworkshop?
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Bevestig uiterlijk 1 dag van tevoren of je de alternatieve binnenruimte gebruikt en zet partytenten tijdig klaar.
- Hoeveel gereedschap heb ik per deelnemer nodig?
- Voor werkstations waarbij iedereen tegelijk werkt, reken je op 1 handgereedschap per deelnemer. Bij gedeeld materiaal zoals kruiwagens, tuinslangen en snoeizagen kun je per 4 tot 6 deelnemers één exemplaar plannen, maar leg altijd reservegereedschap klaar.
- Wanneer zet ik de werkstations klaar?
- Richt de werkstations op de workshopdag minstens 60 minuten voor ontvangst in. Verdeel plantmateriaal, handschoenen, plantlabels en gereedschap vooraf, zodat je na binnenkomst alleen nog hoeft te ontvangen en uitleg te geven.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!