Tuinpicknick organiseren: checklist en planning

Een tuinpicknick vraagt meer voorbereiding dan alleen eten op een kleed leggen. Je regelt vooraf de gasten, dieetwensen, zitplaatsen en een plan voor regen of felle zon. Op de dag zelf werk je van tuin en meubels naar buffet, koeling, muziek en spellen. Deze checklist bevat 41 taken en 40 spullen, zodat je stap voor stap ziet wat je wanneer klaarzet en welke details vaak te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Weersverwachting controleren
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
Tafels en stoelen regelen
Badminton en spellen regelen
Muziek en afspeellijst voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Salades voorbereiden
2 personen
Desserts portioneren
2 personen
Dranken koelen
Servies klaarzetten
Tuin maaien en controleren
Tuinmeubilair klaarzetten
3 personen
Picknickkleden uitspreiden
2 personen
Tafels en buffetten opstellen
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Licht en muziek installeren
2 personen
Eten op het buffet zetten
3 personen
Dranken en ijs klaarzetten
2 personen
Spellen klaarleggen

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Barbecuegerei bedienen
2 personen
Dessert en fruit serveren
2 personen
Lantaarns aansteken
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

Eten en dranken afdekken
2 personen
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
Tuin en terras schoonmaken
2 personen
Decoratie afhalen en opbergen
Materialen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Picknickkledenaantal 8
Bijzettafelsaantal 3
Parasolaantal 3
Partytent

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 10
Serveerschalen met dekselaantal 6
Schenkkanaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Serveertangenaantal 6
Broodmessenaantal 3
Flessenopenersaantal 3

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 2
Koffiezetapparaat

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Vlaggenlijnaantal 3
Glazen vazenaantal 6
Tafelbloemstukkenaantal 6

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 10
Lichtsnoerenaantal 3

Sportmateriaal

Badmintonsetaantal 2
Zachte ballenaantal 4
Frisbeeaantal 2
Buitenspellenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasteilaantal 2
Emmersaantal 2
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de weersverwachting uiterlijk de dag ervoor en bepaal dan waar de partytent of parasol komt. Leg bij twijfel ook picknickkleden en stoelen onder een overdekte plek klaar.
Tel servies, glazen en stoelen op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en houd voor servies minimaal 1 set per gast plus enkele extra sets achter de hand. Zo hoef je tijdens de picknick niet direct af te wassen.
Koel dranken ruim vooraf in koelboxen en zet ijs pas vlak voor de ontvangst erbij. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en zet een aparte schenkkan voor water klaar.
Bereid salades en desserts eerder op de dag, maar zet het eten pas kort voor aankomst op het buffet. Gebruik serveerschalen met deksel voor gerechten die buiten staan en leg opscheplepels en serveertangen erbij.
Test Bluetoothspeaker, verlengsnoeren, lichtsnoeren en LED-lantaarns vóór de gasten komen. Leg badminton en andere spellen op een vaste plek klaar, zodat kinderen en volwassenen niet tussen tafels en buffet hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een tuinpicknick organiseren en de uitnodigingen versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf. Vraag om aanmelding en dieetwensen uiterlijk 5 dagen voor de picknick, zodat je menu, hoeveelheden, stoelen en servies kunt vastleggen.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een tuinpicknick?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast altijd water; koel de dranken enkele uren vooraf in koelboxen en zet ijs vlak voor aankomst klaar.
Hoeveel stoelen en picknickkleden heb ik nodig?: Voorzie voor iedere aangemelde gast een zitplek, bijvoorbeeld met een klapstoel of een plek op een picknickkleed. Leg bij groepen vanaf 10 personen meerdere kleden klaar en reserveer enkele extra zitplaatsen voor onverwachte gasten.
Wanneer controleer ik het weer voor een tuinpicknick?: Controleer de weersverwachting 2 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Beslis uiterlijk de dag ervoor waar je partytent, parasol, tafels en buffet komen, zodat je niet tijdens de ontvangst hoeft te schuiven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.