Tuinierworkshop organiseren: checklist en planning

Een tuinierworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen potten, planten en potgrond klaarzetten. Je regelt vooraf een programma, begeleider, aanmeldingen en een plan voor regen of harde wind. Op de dag zelf moeten gereedschap, plantstations, werkbladen en koffiepunt op tijd klaarstaan. Met deze checklist werk je van reservering en bestelling naar ontvangst, veiligheidsuitleg en begeleiding van de deelnemers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Workshopprogramma uitwerken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Begeleider bevestigen
Tuinmaterialen bestellen
Weerscenario controleren
Deelnemers herinneren
Werkbladen printen
Plantlabels voorbereiden
Gereedschap controleren
2 personen
Potten reinigen
2 personen
Plantstations samenstellen
2 personen
Boodschappen doen
Dranken koelen
Tafels opstellen
3 personen
Partytent opbouwen
3 personen
Werkplekken inrichten
2 personen
Koffiepunt klaarmaken

Event

Deelnemers registreren
2 personen
Welkom en veiligheidsuitleg
Plantdemonstratie geven
Deelnemers begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Plantresultaten fotograferen
Vragenronde begeleiden

Nazorg

Werkplekken leeghalen
3 personen
Gereedschap schoonmaken
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en tent afbreken
3 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Geleende spullen retourneren
Deelnemersinformatie nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Partytent
Tafelkledenaantal 6

Tuinmateriaal

Terracotta pottenaantal 24
Kweekbakkenaantal 6
Potgrondaantal 4
Kruidenplantenaantal 24
Zaadzakjesaantal 24
Plantlabelsaantal 30
Bamboestokjesaantal 30
Tuinhandschoenenaantal 24
Plantbindersaantal 2
Werkschortenaantal 24

Gereedschap

Handscheppenaantal 24
Plantenspuitenaantal 6
Gietersaantal 6
Snoeischarenaantal 6
Harkjesaantal 6
Maatbekersaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 30
Glazenaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de opbouw minimaal 90 minuten voor de start. Zet eerst tafels, stoelen en de partytent neer; richt daarna per deelnemer een werkplek in met pot, potgrond, plantmateriaal en gereedschap.
Controleer gereedschap en potten uiterlijk 2 dagen vooraf. Tel handscheppen, gieters, plantenspuiten en snoeischaren en maak vuile potten schoon voordat je de plantstations samenstelt.
Leg een weersscenario vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Bepaal uiterlijk 3 dagen vooraf of de workshop buiten doorgaat, onder de partytent plaatsvindt of naar een alternatieve ruimte verhuist.
Verwerk dieetwensen en aanmeldingen niet pas op de workshopdag. Sluit de inventarisatie 5 dagen vooraf af, zodat je boodschappen, servies, koffie en thee op het juiste aantal deelnemers afstemt.
Reserveer tijdens de ontvangst 15 minuten voor registratie en veiligheidsuitleg. Leg werkbladen en plantlabels per werkplek klaar en wijs deelnemers daarna direct hun station en benodigde materialen toe.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een tuinierworkshop organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met de locatie, begeleider en het workshopprogramma. Bestel tuinmaterialen uiterlijk 2 weken voor de workshop, zodat je tijd hebt om tekorten aan te vullen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een tuinierworkshop op te bouwen?: Reken op 90 minuten voor tafels, stoelen, partytent, werkplekken en het koffiepunt. Plan daarnaast 15 minuten voor deelnemersregistratie en veiligheidsuitleg voordat de demonstratie start.
Wanneer controleer ik het weer voor een tuinierworkshop buiten?: Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Neem uiterlijk 24 uur vooraf een besluit over de partytent of een binnenlocatie en informeer alle deelnemers.
Wat moet ik klaarzetten voor een tuinierworkshop?: Zet per werkplek een terracotta pot, potgrond, plantmateriaal, plantlabel, handschep en tuinhandschoenen klaar. Reserveer daarnaast ruimte voor demonstratiemateriaal, werkbladen, registratie en een koffiepunt met waterkokers en thermoskannen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.