Checklist voor een tuinenfietstocht organiseren
Een tuinenfietstocht staat of valt met een route die op papier én op de fiets klopt. Regel eerst de deelnemende tuinen, reserveringen en aanmeldingen; daarna werk je de route, communicatie en startlocatie uit. In de laatste dagen draait het vooral om routeborden, gekoelde dranken, hapjes en een duidelijke registratie bij de start. Deze checklist helpt je de 44 taken stap voor stap af te werken, inclusief fietsreparatiemateriaal en inrichting voor deelnemers.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Tuinen bevestigen
2 personen
Route uitstippelen
2 personen
Route proefrijden
2 personen
Reserveringen maken
Deelnemerslijst afronden
Startinformatie versturen
Routekaarten printen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Fietsen reparatieset controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Startlocatie schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Startbalie inrichten
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
Fietsparkeerplaats markeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Deelnemers registreren
3 personen
Routekaarten uitdelen
2 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Vertrek begeleiden
3 personen
Routecontrole uitvoeren
2 personen
Tuinbezoeken begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pechhulp verlenen
2 personen
Aankomst registreren
2 personen
Avondbuffet serveren
4 personen
Verlichting inschakelen
2 personen
Afscheid en informatie geven
2 personen
Nazorg
Buffet afbouwen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Startlocatie opruimen
4 personen
Routeborden verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen sorteren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 40
- Fietsrekkenaantal 4
- Tafelkledenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerschalenaantal 12
- Schenkkanaantal 4
Apparatuur
- Koelboxenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Fietspompenaantal 3
- Fietsreparatiesetsaantal 2
- Mobiele telefoonsaantal 3
Sportmateriaal
- Reflecterende hesjesaantal 8
- Fietshelmenaantal 4
- Pionnenaantal 12
- Routepijlenaantal 30
Decoratie
- Welkomstbanner
- Tafeldecoratieaantal 6
- Naamstickersaantal 80
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 4
- Ledlampenaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Tangenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezem en blikaantal 2
- Dweil en emmer
- Eerstehulpkoffersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Proefrijd de volledige route voordat je de routekaarten print. Controleer per traject de afstand, kruisingen en plekken waar routepijlen of routeborden nodig zijn; pas daarna leg je de definitieve volgorde vast.
- Stuur de startinformatie niet pas op de ochtend zelf. Deel deelnemers uiterlijk enkele dagen vooraf het startuur, de startlocatie, de route-instructies en eventuele afspraken over reserveringen mee.
- Maak van de startbalie één herkenbaar punt voor registratie en routekaarten. Leg naamstickers, mobiele telefoons, routekaarten en schrijfmateriaal klaar, zodat deelnemers niet tussen het buffet en de fietsparkeerplaats hoeven te zoeken.
- Plan extra tijd voor de fietsvoorzieningen. Zet fietsrekken of een gemarkeerde fietsparkeerplaats klaar en leg minstens één fietspomp en fietsreparatieset bereikbaar bij de startlocatie.
- Koel de dranken en bereid de hapjes zo veel mogelijk vooraf, maar zet het buffet pas kort voor de start klaar. Controleer tegelijk of koffiezetapparaten, verlengkabels en stekkerdozen veilig en droog staan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een tuinenfietstocht organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de tuinen bevestigen, de route en eventuele reserveringen. Rond de deelnemerslijst en dieetwensen enkele dagen voor de tocht af, zodat je boodschappen en hapjes kunt aanpassen.
- Hoeveel tijd kost het om de route van een tuinenfietstocht voor te bereiden?
- Reken op minstens één volledige proefrit naast de tijd voor het uitstippelen van de route. Plan de routeborden en routepijlen uiterlijk de dag ervoor, zodat je op de ochtend zelf alleen nog controle en plaatsing hoeft te doen.
- Wanneer stuur ik de startinformatie naar deelnemers?
- Stuur de startinformatie uiterlijk 3 dagen voor de tuinenfietstocht. Vermeld daarin het startuur, de locatie, de route, registratie-instructies en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
- Wat moet ik op de startlocatie van een tuinenfietstocht klaarzetten?
- Zet vóór de start een registratiebalie, routekaarten, naamstickers, een fietsparkeerplaats en bewegwijzering klaar. Voor de ontvangst heb je daarnaast tafels, stoelen, bekers, koffievoorzieningen, gekoelde dranken en hapjes nodig.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!