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Garten-Radtour organisieren: die Checkliste für den Ablauf

Eine Garten-Radtour verbindet eine gemeinsame Strecke mit mehreren Gartenstopps und einem klaren Start- und Ankunftsbereich. Damit am Veranstaltungstag nichts stockt, müssen Zusagen, Ernährungswünsche und die Route früh feststehen. Plane außerdem Zeit für eine Probefahrt, Reservierungen und die Einweisung der Helfer ein. Kurz vor dem Start zählen gut sichtbare Wegweiser, gekühlte Getränke, ausgegebene Routenpläne und ein geprüfter Reparaturplatz.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Gärten bestätigen

    2 Personen

  • Route planen

    2 Personen

  • Probefahrt der Strecke

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Teilnehmerliste abschließen

  • Startinformationen versenden

  • Routenkarten ausdrucken

  • Routenschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Fahrradreparaturset prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Startort reinigen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Starttheke einrichten

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    3 Personen

  • Fahrradparkplatz markieren

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Routenpläne austeilen

    2 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    2 Personen

  • Start begleiten

    3 Personen

  • Streckenkontrolle durchführen

    2 Personen

  • Gartenbesuche begleiten

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Pannenhilfe leisten

    2 Personen

  • Ankunft registrieren

    2 Personen

  • Abendbuffet servieren

    4 Personen

  • Beleuchtung einschalten

    2 Personen

  • Verabschiedung und Informationen geben

    2 Personen

Nachbereitung

  • Buffet abbauen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Startort aufräumen

    4 Personen

  • Wegweiser entfernen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien sortieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 40
  • FahrradständerAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 12
  • KaraffeAnz. 4

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • FahrradpumpenAnz. 3
  • FahrradreparatursetsAnz. 2
  • MobiltelefoneAnz. 3

Sportmaterial

  • WarnwestenAnz. 8
  • FahrradhelmeAnz. 4
  • KegelAnz. 12
  • WegweiserAnz. 30

Dekoration

  • Willkommensbanner
  • TischdekorationAnz. 6
  • NamensaufkleberAnz. 80

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • LED-LampenAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • MesserAnz. 6
  • ZangenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • Wischmopp und Eimer
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen früh genug, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens zwei bis drei Wochen vor der Tour abschließen kannst. Bestätige danach jeden Garten und jede Reservierung schriftlich.
  • Fahre die komplette Strecke mindestens einmal vorab ab. Prüfe dabei nicht nur die Fahrzeit, sondern auch Abzweigungen, Pausenlängen und Stellen, an denen zusätzliche Routenschilder nötig sind.
  • Schicke die Startinformationen spätestens drei Tage vorher. Nenne Startzeit, Treffpunkt, Streckenlänge, Hinweise zu Fahrradhelm und Wetter sowie eine Telefonnummer für Rückfragen.
  • Plane für die Registrierung am Start mindestens 30 Minuten ein. Lege Namensaufkleber, Teilnehmerliste und Routenpläne bereit und markiere Fahrradparkplätze, damit die Ausgabe nicht zwischen abgestellten Rädern untergeht.
  • Kühle die Getränke am Vortag und richte Buffet, Kaffee und Snacks vor dem Eintreffen der ersten Gäste ein. Prüfe Fahrradpumpen und Reparatursets und weise die Helfer spätestens eine Stunde vor dem Start ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Garten-Radtour planen?
Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Einladungen, Gartenbestätigungen und der Routenplanung. Zwei bis drei Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen und Ernährungswünsche vorliegen.
Wie viel Zeit braucht die Registrierung am Start?
Rechne bei einer Gruppe mit etwa 30 Minuten für Registrierung, Namensaufkleber und die Ausgabe der Routenpläne. Bei mehr als 40 Teilnehmenden sind zwei Helfer am Start sinnvoll.
Wann sollte die Strecke einer Garten-Radtour getestet werden?
Fahre die Strecke spätestens eine Woche vor der Tour vollständig ab. So bleiben noch mehrere Tage, um Umleitungen, fehlende Wegweiser oder Änderungen bei den Gartenstopps einzuplanen.
Was muss am Tag vor der Garten-Radtour erledigt sein?
Am Vortag sollten Getränke gekühlt, Snacks vorbereitet, Routenkarten ausgedruckt und Fahrradreparatursets geprüft sein. Zelte, Tische und Stühle können je nach Standort ebenfalls schon aufgebaut werden.

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